L’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica in Italia ha rappresentato una delle principali discontinuità degli ultimi anni per imprese, pubbliche amministrazioni, studi professionali e liberi professionisti. Specialmente per le organizzazioni più strutturate, l’adozione di piattaforme e processi per la corretta gestione delle e-fatture ha infatti comportato il primo passo verso la digitalizzazione dei processi: la necessità di conformare al nuovo standard digitale una delle procedure interne più delicate ha consentito a molte aziende di toccare con mano i vantaggi derivati dalla dematerializzazione, innescando un circolo virtuoso che sta gradualmente estendendo questi benefici a molti degli altri task su sui si muove la catena del valore.
Ma in cosa consiste esattamente la fatturazione elettronica, come funziona e quali strumenti occorrono per adottarla in modo corretto? Sono domande che per la maggior parte degli addetti ai lavori suonano ormai (per fortuna) banali. Ma per molti nuovi operatori, che per esempio si affacciano oggi all’imprenditoria o alla libera professione, la questione può giustamente non risultare così chiara.
Che cos’è e a cosa serve la fatturazione elettronica?
Cominciamo quindi col dire cos’è la fatturazione elettronica, andando poi a vedere, nel concreto, a cosa serve. La fatturazione elettronica può essere definita come l’insieme di tecnologie, strumenti e processi che consentono di emettere, ricevere e registrare documenti commerciali – e più nello specifico fatture e storni – in formato digitale, senza cioè l’utilizzo di carta, servizi di spedizione postale e archivi fisici.
La creazione di ciascun documento avviene nativamente su supporti elettronici (PC, smartphone o qualsiasi altro device connesso a Internet) attraverso programmi ad hoc o moduli funzionali integrati all’interno di suite per la produttività o gestionali ERP (Enterprise Resource Planning), ed è sempre mediante linguaggi digitali che il documento viene trasmesso al destinatario, che dopo averlo ricevuto può salvarlo direttamente all’interno dei suoi database senza bisogno di stamparlo.
In Italia ciascuna e-fattura viene redatta utilizzando il formato XML, che le permette di passare attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che attualmente registra tutti i flussi commerciali attivi tra aziende private e tra imprese e pubbliche amministrazioni. L’invio e la ricezione dei documenti di vendita e di acquisto è dunque mediata, e per accedere allo SDI è necessario ricorrere a un provider.
Come obiettivo generale, la fatturazione elettronica mira a una semplificazione delle procedure nei rapporti economici tra soggetti pubblici e privati in un’ottica di trasparenza, monitoraggio e rendicontazione della spesa pubblica, oltre che di controllo più efficace del valore generato dalle imprese ai fini fiscali. In aggiunta a questo, costituisce un importante ambito di sviluppo tra quelli contemplati dall’Agenda Digitale europea e italiana e, come accennato, gioca un ruolo fondamentale nella Digital Transformation delle organizzazioni.
Fatturazione Elettronica: per chi è obbligatoria?
La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia in maniera graduale. Si è cominciato il 6 giugno 2014, quando è stato varato l’obbligo per i fornitori della pubblica amministrazione centrale: chiunque fornisse prestazioni a ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale ha dovuto ricorrere al formato digitale, fungendo da apripista per un cambiamento che è stato ben presto abbracciato anche dagli altri soggetti economici.
Dall’1 gennaio 2019, infatti l’emissione della fattura elettronica è diventata obbligatoria anche nelle operazioni tra privati, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, con la sola eccezione dei contribuenti in regime forfettario, per i quali l’obbligo è scattato l’1 luglio 2022.
Cosa cambia nel 2024
A partire dal 1° gennaio 2024, l’obbligo di emettere fatture elettroniche si è esteso ulteriormente. Oltre ai soggetti già interessati, sono stati, infatti, inclusi anche i titolari di partita IVA in regime forfettario con guadagni fino a 25mila euro nel 2021, i contribuenti che aderiscono ancora al regime dei minimi con redditi inferiori a 58mila euro nel 2022, e gli enti del Terzo settore che operano in regime forfettario.
Questo ampliamento della platea di contribuenti obbligati alla fatturazione elettronica rappresenta una significativa evoluzione rispetto al 1° luglio 2022, quando l’obbligo era stato esteso ai forfettari con ricavi superiori a 25mila euro nel 2021. Con queste nuove disposizioni, il numero di partite IVA coinvolte raggiungerebbe circa 3 milioni, sebbene il Decreto Milleproroghe 2024 confermi l’esclusione, almeno fino a dicembre 2024, dall’obbligo medici, operatori sanitari e piccoli produttori agricoli.
Dove si fa la fatturazione elettronica? Software e modalità
Come anticipato, per compilare e inviare una fattura elettronica bisogna prima dotarsi di un software che funga da interfaccia con il Sistema di Interscambio. Procurarsi una soluzione del genere è tutt’altro che difficile: solitamente, quando si detiene una Partita Iva, è sufficiente rivolgersi al commercialista, che mette a disposizione dei suoi clienti la stessa piattaforma utilizzata dallo studio. I clienti non dovranno fare altro che effettuare il download del prodotto (oppure utilizzarlo direttamente tramite browser sul web) e cominciare a inviare e ricevere e-fatture sul proprio dispositivo.
In alternativa, è possibile rivolgersi a provider certificati che offrono strumenti ritagliati su misura in modalità pay-per-use, ovvero con canoni fissi basati sugli effettivi volumi di documenti processati dalla piattaforma.
In entrambi i casi, l’utente finale non deve acquistare alcun tipo di licenza né deve preoccuparsi di effettuare aggiornamenti del software: le soluzioni per la fatturazione elettronica sono di fatto tutte erogate con una logica as-a-service.
La fatturazione elettronica semplificata: il codice SDI
Uno dei vantaggi di passare attraverso un ambiente come il Sistema di Interscambio è la certezza di inviare il documento giusto al destinatario giusto. Ogni trasmissione è infatti univoca e si basa sull’utilizzo di un codice che identifica una pubblica amministrazione o un soggetto privato. Ci sono in realtà due tipi di codici riconosciuti dallo SDI.
Il primo è il codice univoco d’ufficio (CUU), altrimenti detto codice IPA (Indice pubblica amministrazione). Il CUU consente al Sistema di interscambio di individuare l’ente pubblico (o un ufficio specifico di quell’ente) cui è destinata la fattura in transito. Per trovare il CUU di qualsiasi amministrazione è sufficiente consultare il portale IPA, dove sono archiviate tutte le informazioni relative alle istituzioni centrali e locali, a partire da domicilio digitale, PEC (utilizzabile in alternativa al codice univoco) e per l’appunto CUU.
Il secondo è il codice destinatario, che ha la medesima funzione del CUU, pur essendo riservato alla fatturazione elettronica B2B, ovvero tra soggetti privati. A differenza del CUU, che è composto da sei caratteri, il codice destinatario ne comprende sette.
Come si fa e come funziona la fatturazione elettronica: una guida
Dopo aver fornito le nozioni essenziali per comprendere il funzionamento della fatturazione elettronica, veniamo alla pratica: come si fa una fattura elettronica? In realtà, se la si compila manualmente, la prassi non è molto diversa dall’esperienza tradizionale.
Dopo aver aperto l’anagrafica dei clienti, si seleziona l’azienda, l’ente pubblico o il privato a cui si vuole inviare il documento di vendita. Il gestionale accederà ai dati caricati ed evidenzierà tutte le informazioni rilevanti del contatto, cominciando – in caso di fatture B2G o B2B – con il codice univoco o destinatario.
A quel punto l’utente non dovrà fare altro che inserire gli elementi di fatturazione riempiendo i campi precompilati: l’importo relativo alla vendita di beni o all’erogazione di servizi, eventuali sconti, vari tipi di addizionali (relative per esempio ai contributi previdenziali) e – se previste – le ritenute con le rispettive causali, oltre ai metodi e ai tempi di pagamento. Il software calcola automaticamente tutte le variabili inserite e fornisce un prospetto sul corrispettivo atteso.
Si genera in questo modo un draft che l’utente può revisionare e, nel caso, modificare senza particolari limiti. Una volta raggiunto il risultato desiderato, il documento viene inviato all’SDI. Il sistema lo elabora e verifica che non sussistano errori formali, quindi lo recapita al destinatario notificando la consegna anche al mittente. A seconda del traffico presente sul Sistema di Interscambio, dall’invio della fattura alla ricezione della notifica di corretta consegna possono passare dalle quattro alle 48 ore.
Quali sono gli errori da evitare?
Il meccanismo alla base della compilazione della fattura elettronica è molto intuitivo, permissivo ed elastico, e guida passo per passo l’utente nella compilazione di ciascun campo, segnalando eventuali errori di forma (come omissioni o inserimenti scorretti) sia quando il documento è ancora un draft, sia in fase di invio del file.
È però necessario fare molta attenzione ai valori dichiarati in fattura e ai flag da selezionare. Se infatti si commette un errore di digitazione rispetto alla cifra da fatturare o ci si dimentica di impostare un’opzione e si spedisce il documento scorretto, una volta in gestione allo SDI non sarà possibile richiamarlo né tanto meno cancellarlo. Il Sistema di Interscambio lo recapiterà comunque al destinatario, e per annullare la fattura l’utente dovrà creare un nuovo documento, stavolta di storno, inviarlo al destinatario e poi ripetere l’intera procedura.
