Un processo di Acquisto strutturato, gestito attraverso una piattaforma digitale, che include la qualifica di fornitori, la raccolta di offerte e preventivi, la valutazione delle performance e un archivio per i contratti digitali. È questa oggi la realtà della sede italiana di Helvetia, il gruppo assicurativo internazionale dall’identità svizzera presente principalmente nel centro e sud Europa, che ha vissuto a partire dal 2013 una vera e propria evoluzione della Direzione Acquisti in chiave digital, lasciandosi alle spalle le modalità del passato che facevano largo uso di excel, mail e documenti cartacei.
Presente da oltre 60 anni nel nostro Paese, la Compagnia ha consolidato negli anni il proprio posizionamento incrementando la rete distributiva attraverso alcune acquisizioni strategiche. Così, di pari passo allo sviluppo della filiale italiana e alla crescente consapevolezza che gli acquisti sono un processo trasversale di grande importanza, è emersa l’esigenza di creare una Direzione Acquisti, con specifiche competenze interne in grado di centralizzare tutte le decisioni. Fino al 2013, infatti, ogni area aziendale acquistava autonomamente e c’era solo un polo amministrativo all’interno dei Servizi Generali che aveva il compito di attivare il ciclo passivo di fatturazione sul gestionale SAP. È nata così la funzione “Acquisti e Controllo Costi”, guidata da Luigi Sironi, che riporta direttamente al Chief Operating Officer.
Metà dei fornitori appartengono al mondo IT
«Quando siamo partiti con questo progetto, l’esigenza principale era gestire in modo strutturato il rapporto con i fornitori, capire chi sono e riuscire a raccogliere in modo sistematico una serie di informazioni che supportino le scelte d’acquisto. Tutto questo è fondamentale per un comparto come quello assicurativo, i cui fornitori per il 50% riguardano l’ambito IT e sono difficilmente sostituibili in quanto spesso fanno capo ad accordi di lunga durata, soprattutto con coloro che gestiscono gli applicativi aziendali: per fare un esempio, non è facile sostituire una società che fornisce l’ERP per la vendita dei prodotti assicurativi», sottolinea Sironi.
Nel 2014 il progetto ha previsto la definizione puntuale di tutte le procedure interne e ha sancito definitivamente l’ownership della Funzione Acquisti sui rapporti commerciali con i fornitori e sulla formalizzazione degli accordi con le aziende esterne. Questo è stato un passaggio culturale molto forte che ha richiesto un significativo lavoro di change management da parte della Direzione Acquisti. «Prima di pensare a strumenti digital, l’organizzazione ha lavorato per creare una sua identità e definire processi e modi di approcciare il mercato dei fornitori. Una volta definite le regole, il passaggio successivo è stato quello di dotarsi di uno strumento per gestire le attività in maniera più efficiente», afferma il manager.
L’adeguamento tecnologico è arrivato nel 2015 con l’adozione di strumenti web based per la gestione dell’albo fornitori (Vendor Management), dei processi di sourcing (con inviti ai diversi fornitori qualificati a presentare le proposte tecniche e commerciali) e della valutazione delle performance dei principali fornitori (Vendor Rating). Un nuovo approccio (noto anche come Supplier Value Management) che vede i fornitori “al centro” del processo di procurement e sempre più portatori di valore per l’azienda. L’obiettivo era creare un unico punto di accesso, facilmente fruibile, per le candidature, razionalizzando e omogeneizzando le modalità e i processi, resi così snelli, omogenei e facilmente rintracciabili.
Con un’unica piattaforma, fornita da BravoSolution, Helvetia ora può gestire il rapporto con i fornitori nelle sue diverse declinazioni, dal processo di selezione, all’assegnazione dei contratti, alla valutazione delle prestazioni. «Tramite un processo di selezione dei fornitori abbiamo scelto BravoSolution per due motivi principali: l’esperienza consolidata nel settore bancario-assicurativo in Italia e all’estero e una notevole sensibilità e velocità nell’implementazione della piattaforma. Da quando abbiamo firmato il contratto a quando abbiamo fatto la prima registrazione dei fornitori sul portale e la prima richiesta di offerta online è trascorso appena un mese», evidenzia Sironi.
Il Vendor Rating, nello specifico, consente di gestire le campagne di valutazione periodica dei principali fornitori, comprendere come hanno lavorato, se ci sono margini di miglioramento e se è il caso di cambiare interlocutore, laddove si possa fare. Come accennato in precedenza, queste attività riguardano anche fornitori difficilmente sostituibili. A che serve, dunque? «La valutazione delle performance e quindi la valutazione del livello di servizio erogato porta a individuare le aree di miglioramento e quelle di eccellenza. Mettere nero su bianco, in maniera strutturata il percepito dei clienti che lavorano con un certo fornitore è importante per individuare le opportunità di cambiamento e miglioramento, e aprire un confronto: gli spunti per lavorare insieme e migliorare possono essere molteplici». Inoltre un’altra componente ritenuta particolarmente utile dal team acquisti è quella di Contract Management, che consente di gestire l’archivio dei contratti dematerializzati, le scadenze e i KPI. Con una ricerca per fornitore, dunque, è ora possibile accedere all’intero spettro delle informazioni relative all’intero processo di Acquisto.
In sintesi, il nuovo approccio strategico nella gestione del parco dei fornitori ha avuto molteplici ricadute positive: sulle fasi di pre-qualifica e qualifica dei fornitori che avvengono nello stesso momento, nell’univocità della domanda per indirizzare categorie di prodotti/servizi simili, nella tracciatura dello status dell’attività. Ma non è tutto, perché le funzionalità per la gestione dei fornitori (Supplier Value Management), per il Sourcing e per il Contract Management sono integrati e i documenti sono accessibili in qualsiasi momento, creando un “circolo virtuoso digitale” dell’intero processo di Procurement.
