La funzione acquisti gioca oggi all’interno delle organizzazioni un ruolo strategico per ridurre i costi e aumentare i profitti. E per garantire alle aziende una leadership duratura nel tempo è quindi necessario che questa line of business presenti delle capacità evolute in termini di know how, competenze e tecnologia, per individuare il miglior mix tra fornitori affidabili e prezzi di acquisto bassi. Solo in questo modo è possibile distinguersi rispetto alla concorrenza e trarre un forte beneficio competitivo. Il punto di partenza per le aziende è avere un disegno complessivo da seguire e definire a monte delle strategie di strategic sourcing. Come recita un recente articolo pubblicato sul sito Supply Chain Management Review, sono sei i passi da compieri per avere un Procurement di successo.
1. Aumentare il cost saving
Lo strategic sourcing gioca un ruolo chiave nell’identificare le politiche d’acquisto future e ha un impatto diretto sulla riduzione dei costi: avere un buon modello di Procurement comporta la valutazione accurata delle negoziazioni con i fornitori e della spesa corrente. Per individuare, e correggere, le lacune e le inefficienze e attuare delle politiche pervasive di cost saving è altresì importante che tutte le funzioni interessate collaborino tra di loro e che le organizzazioni investano in tecnologie di e-sourcing che permettano di gestire in modo appropriato l’intero processo di Procurement.
2. Acquisire le capacità che creano valore
Condurre un’analisi di mercato approfondita aiuta a identificare le capacità necessarie per migliorare le prestazioni delle organizzazioni. Il punto di partenza potrebbe essere avere all’interno della funzioni acquisti dipendenti con competenze forti nell’ambito del sourcing strategico e fornire loro una formazione opportuna – e gli strumenti – per valutare il rischio associato ai fornitori e come fare previsioni sulla spesa futura. La gestione efficace della relazione con i fornitori e l’automazione del processo di Procurement possono, infatti, avere ricadute significative sulla spesa per l’acquisto di beni e servizi. L’altro aspetto su cui puntare è responsabilizzare le persone e le funzioni e per farlo è necessario definire delle politiche di approvvigionamento a priori: avere una procedura operativa standard e iter formale di approvazione contribuisce a mantenere coerenza e trasparenza.
3. Guidare il cambiamento attraverso la collaborazione tra funzioni
L’istituzione di un team d’acquisto interfuzionale in cui i responsabili acquisti hanno la facoltà di assumere un ruolo di leadership può essere un fattore decisivo nell’introdurre cambiamenti operativi significativi. Lavorare in tandem con altri gruppi interni, come la funzione finanza e le operation, consente di allineare gli obiettivi finanziari e di tenere sotto controllo le potenziali opportunità di risparmio. Prendendo spunto dalle best practice delle organizzazioni che si sono distinte a livello mondiale nelle loro strategie di Procurement perchè la collaborazione funzioni è necessario motivare adeguatamente le persone che fanno parte della funzione acquisti gratificandole: in questo modo diventeranno loro stesse dei veri e propri promotori del cambiamento.
4. Implementare un sistema centralizzato di gestione dell’inventario
I responsabili acquisti possono costruire un sistema di valutazione del fornitore in cui ne sono tracciate le prestazioni con l’obiettivo di studiare l’entità degli eventuali risparmi generati e creare un benchmark. Per avere in mano tutti gli elementi oggetto d’osservazione le funzioni acquisto devono poter contare su un sistema di gestione dell’inventario centralizzato che registri la ricezione dell’ordine, controlli la qualità della merce, assicuri la conformità, segua il percorso delle merci e verifichi la documentazione di accompagnamento.
5. Misurare le prestazioni dei fornitori
Le performance dei fornitori sono valutate sulla capacità di fornire la giusta quantità e qualità dei beni al momento giusto. Tuttavia, il trasporto e la distribuzione presentano una certa complessità influenzata da fattori quali il livello delle scorte, il ciclo e i tempi di consegna. Per questo è fondamentale per il successo del Procurement compilare un elenco dei fornitori conformi alle specifiche richieste. Inoltre è possibile valutare il potenziale dei vendor attaverso questo framework:
- Caratteristiche richieste per soddisfare le esigenze del progetto
- Capacità di rispondere a nuove esigenze
- Risorse finanziarie necessarie per i progetti futuri
- Grado di innovazione dei prodotti e dei servizi per ottenere un vantaggio competitivo
- Approccio professionale e reattività
6. Collegare i processi con la tecnologia
Lo strategic sourcing si sta diffondendo a ritmi sostenuti e le aziende sono chiamate a ridisegnare tutti i processi di business in ottica digitale, trovando il modo di supportarli con le tecnologie avanzate. Solo in questo modo le funzioni acquisto possono controllare i processi di approvvigionamento dell’intera organizzazione e sfruttare eventuali economie di scala: da un lato la tecnologia consente di avere una visione integrata per facilitare le decisioni – eque e tempestive – che riguardano l’intera catena del valore, e dall’altro elimina la discontinuità e coordina tutti i reparti e funzioni per accrescere la produttività e la facilità d’uso. Investire in infrastrutture sofisticate rende più immediato infatti seguire i movimenti dei prodotti e facilita la comunicazione costante per il miglioramento delle relazioni con i fornitori, riducendo i vincoli di servizio al cliente.
