Dalla qualifica dei fornitori al contract management: il progetto di Digital Procurement di illycaffè

«La digitalizzazione dei processi sta pervadendo ormai da qualche anno tutte le funzioni aziendali di illycaffè con intensità diversa, ma inesorabilmente verso un processo di trasformazione che ha visto anche gli Acquisti giocare un ruolo primario ed essenziale – racconta in questa video intervista Diego Pedroli, Procurement Director di illycaffè -. Innegabilmente con lo sviluppo del canale eCommerce ci siamo avvicinati al consumatore finale, al punto che il canale digitale durante la pandemia è stato spesso il primo contatto e la prima esperienza con il nostro caffè e la nostra marca seguita poi dall’esperienza fisica volutamente cercata nei bar e nella grande distribuzione. In egual misura, con lo sviluppo del Portale Procurement di illycaffè ci siamo avvicinati sempre più al mercato di fornitura sia dei fornitori attuali che potenziali».

Who's Who

Diego Pedroli

Tutti gli stakeholder del processo di acquisto adesso hanno infatti a disposizione uno strumento di collaborazione lungo tutte le fasi di gestione, dall’accreditamento e qualifica, al sourcing, al contract management, fino ad arrivare alla misurazione delle performance e all’audit e risk management per concludere il ciclo con lo sviluppo del fornitore piuttosto che il “phase out” dello stesso. Come ricorda Pedroli, «la digitalizzazione dei processi ha permesso anche di liberare risorse della Funzione Acquisti a cui sono state affidate attività a maggior valore aggiunto».

La scelta della soluzione “giusta”

Il percorso di illycaffè è iniziato nel 2017 con uno scouting sul mercato per individuare le piattaforme che potevano soddisfare le sue esigenze. «In particolare – sottolinea Pedroli -, sono stati 4 elementi a guidare nella scelta di adottare un Portale Procurement»:

1. Governance & Compliance, cioè avere una tracciabilità dei processi e limitazione dei rischi, una gestione a 360 gradi di tutti i fornitori, un monitoraggio e un miglioramento delle performance, un rispetto delle linee guida e della procedura acquisti;
2. Methods, cioè introdurre metodologie condivise all’interno della comunità acquisti a livello globale, una standardizzazione delle procedure, una velocizzazione delle risposte interne ed esterne in termini di tempo di attraversamento del processo acquisti, un miglioramento continuo attraverso una condivisione delle best practices;
3. Transparency, cioè garantire comportamenti etici nei processi, nonché accessibilità a dati e informazioni;
4. Economic return, cioè avere benefici economici derivanti dalla digitalizzazione di processo e registrare una riduzione del TCO in differenti categorie di acquisto.

Digital Procurement: gli elementi fondanti del progetto di illycaffè

«La digitalizzazione del procurement innanzitutto ha potuto contare sulla sponsorship del Top Management, che ha fortemente voluto questo progetto e ha anche partecipato attivamente alla sua implementazione nel ruolo di Steering Committee – ricorda Pedroli -. Secondo me questo elemento è stato determinante per il successo dell’iniziativa».

Altrettanto fondamentale è stata la scelta di avere una corresponsabilità dell’implementazione tra la Funzione Procurement e la Funzione IT-Organizzazione-Processi, e un ruolo centrale l’ha avuto anche il percorso con cui è stato introdotto il progetto, che ha previsto la formazione del team Procurement e degli stakeholders con delle sessioni costruite ad hoc. «Tutto questo ha permesso di gestire il cambiamento di un processo importante dell’azienda in modo fluido – ribadisce Pedroli -. Infine, non possiamo dimenticare il ruolo centrale del nostro partner tecnologico, Jaggaer, che non solo ha fornito la piattaforma ma ci ha anche accompagnati nel percorso di trasformazione».

Il futuro degli Acquisti di illycaffè

Nel nostro piano programmatico c’è già l’obiettivo di consolidare a livello globale l’utilizzo del Portale Procurement a 360 gradi, non solo guardando alle varie Funzioni Aziendali, ma anche da parte dei fornitori che si relazionano con tutte le consociate estere. È anche in corso di valutazione la possibilità di aumentare la “collaboration” con i fornitori a livello globale a supporto del processo Procure-to-Pay (P2P), oltre all’attuale processo di “upstream”. E non è escluso che sarà utilizzata l’Artificial Intelligence per automatizzare alcuni processi di controllo e verifica, in ottica Robotic Process Automation (RPA).

«In poche parole, supporteremo quanto più possibile, all’interno della nostra Supply Chain, questa trasformazione digitale dei processi iniziata a livello aziendale qualche anno fa e che ha avuto una forte accelerazione nell’ultimo anno. Le nuove sfide e i nostri successi futuri saranno sempre più legati alla digitalizzazione dell’intero processo aziendale: “from bean to cup”», conclude Pedroli.