L’Intelligenza Artificiale (AI) è la nuova frontiera della tecnologia su cui si concentrano oggi enormi aspettative. Per le aziende, una sua opportuna adozione potrebbe trasformarsi in un vantaggio competitivo reale. Tuttavia, molti degli ambiti nei quali potrebbe portare dei benefici sono ancora da esplorare. Il Procurement, ad esempio, è uno di quelli in cui l’utilizzo dell’AI si candida a fare la differenza. Come noto, infatti, i Chief Procurement Officer (CPO) si trovano ad affrontare sfide in costante evoluzione: dall’aumento dell’incertezza geopolitica all’incognita della curva inflattiva, da un mercato del lavoro in cui i modelli tradizionali convivono con le nuove forme di smart working, fino al continuo mutamento del quadro normativo. Fenomeni che, nel loro insieme, rendono complesso per un’organizzazione, e quindi per una figura come quella del responsabile acquisti, tenere sotto controllo i costi, gestire i rischi legati ai fornitori e adempiere ai requisiti di compliance.
D’altra parte, la modernizzazione nei processi di approvvigionamento è un aspetto cruciale per il business e deve spingere il Procurement a ottimizzare i flussi di lavoro, affrancando coloro che se ne occupano dai compiti manuali e di routine a favore di funzioni a maggior valore. Una metamorfosi che incontra diversi ostacoli, a cominciare dalla mancanza di visibilità, completa e approfondita, in termini di Spend Management all’interno dell’azienda.
L’Intelligenza Artificiale al servizio del Procurement
In questo scenario, l’Intelligenza Artificiale si pone come un alleato a supporto dei team del Procurement grazie alla sua capacità di analizzare enormi volumi di dati, sia interni che esterni all’azienda, individuare pattern e apprendere dai comportamenti passati. «L’AI può avere un impatto profondo su tutte le fasi del processo source-to-pay» sottolinea Paolo Brida, Head of Intelligent Spend Management di SAP Italia, spiegando in che modo possa intervenire negli uffici acquisti: «Ad esempio, può affiancare i category manager e i buyer nel semplificare le attività che vanno dall’identificazione dei fornitori alla gestione dei contratti. O, ancora, può facilitare l’esperienza di acquisto dei buyer e di tutti i dipendenti, o richiedenti di business, aiutandoli a rispettare automaticamente norme, regolamenti e procedure. Può inoltre venire incontro alla direzione contabilità fornitori con automazioni intelligenti che accelerano l’elaborazione di tutto il processo di pagamento delle fatture».
Who's Who
Paolo Brida
Head of Intelligent Spend Management di SAP Italia
Forte della sua cinquantennale esperienza maturata in 26 settori e processi aziendali SAP oggi è impegnata a offrire soluzioni in cui l’Intelligenza Artificiale sia pienamente integrata nelle sue applicazioni. L’AI di SAP, nel contesto specifico del Procurement, alimenta il processo source-to-pay, rendendo più semplici e convenienti le attività di approvvigionamento. In particolare, il sistema permette a un’azienda di coinvolgere i fornitori, selezionare beni e servizi, garantire la compliance, gestire la ricezione dei prodotti e la riconciliazione fatture-ordini. Con il risultato di coniugare maggiore efficienza con minore rischio.
L’AI in SAP Ariba Sourcing: automazione e insight
Poiché le attività che un ufficio acquisti è chiamato a gestire sono centinaia, l’utilizzo dell’automazione abilitata dall’Intelligenza Artificiale insieme agli insight generati consentono di ridurre significativamente i costi e di accelerare i processi. Ad esempio, l’AI in SAP Ariba Sourcing estrae le analisi celate nei dati degli eventi precedenti e rende immediata la selezione dei migliori fornitori da ingaggiare, inoltre suggerisce le domande chiave da includere nei documenti di offerta. Grazie agli algoritmi, infatti, è possibile identificare in modo affidabile le voci più appropriate in base ai dati provenienti dagli acquisti di materiali e servizi pregressi.
In questo modo non solo i buyer riescono ad essere più efficaci nel minor tempo, ma anche le new entry in azienda, che dispongono di meno esperienza rispetto ai colleghi più “navigati”, possono prendere in carico speditamente processi tipici quali le richieste di quotazione, di informazioni o di offerta. Ben diverso è un approccio fondato sui fogli di calcolo nei quali si assemblano informazioni per le richieste di quotazione rivolte ai fornitori. Con SAP Ariba Sourcing l’Intelligenza Artificiale può elaborare questi fogli di calcolo ed estrarre immediatamente le informazioni necessarie a creare l’evento di sourcing appropriato.
RPA e AI per la riconciliazione delle fatture
Un Procurement digitalizzato e automatizzato permette di avere una mappatura in tempo reale dei costi effettivi dell’azienda, motivo per il quale rappresenta un elemento cardine nei modelli di Spend Management. Basti pensare al ruolo che svolge in un’organizzazione la riconciliazione delle fatture e la relativa elaborazione dei pagamenti. Abbinare la fatturazione a ordini d’acquisto o contratti è una di quelle attività time-consuming per chi segue la contabilità fornitori che comporta, fra l’altro, un rischio elevato di errori.
Ecco perché in SAP Build Process Automation è contemplata la combinazione di AI e sistemi RPA (Robotic Process Automation) con cui snellire questi task, ma non a scapito della loro corretta esecuzione. In pratica, i bot presenti nella soluzione SAP possono identificare allegati nelle e-mail che contengono fatture fornitore ed effettuare l’upload di copie in SAP Central Invoice Management. L’AI, a sua volta, ricava le informazioni dai documenti caricati e crea automaticamente le posizioni corrispondenti.
La soluzione funziona a prescindere dal fatto che le fatture abbiano un numero di ordine d’acquisto di riferimento. Per quelle che ne sono sprovviste, gli algoritmi AI riescono ad assegnare il pagamento al giusto centro di costo in virtù delle fatture elaborate in precedenza. Contribuendo così a definire quelle politiche di Spend Management rigorose di cui il Procurement è un asset fondamentale.
Si parlerà di questo e di come l’AI stia rivoluzionando l’ambito del Procurement il prossimo 26 ottobre a Milano, in occasione di SAP NOW
