L’automazione del procurement gioca oggi un ruolo cruciale per il successo delle imprese, per migliorare flessibilità e competitività nel business. La digitalizzazione e l’ottimizzazione delle attività in quest’ambito permettono infatti di ridurre i costi, incrementare l’efficienza, ma trovano un ostacolo nella necessità di supportare processi variegati e che mutano nel tempo. Processi molto più difficili da standardizzare rispetto a quelli comunemente supportati dagli strumenti gestionali d’impresa.
La soluzione al problema è nei software più innovativi che sfruttano le tecnologie low-code e no-code e che permettono di trasformare processi manuali ripetitivi in flussi di lavoro digitali, veloci e precisi, senza rinunciare alla flessibilità e facoltà di cambiamento.
In quali processi del procurement l’automazione offre i maggiori vantaggi all’impresa? Come si realizza l’innovazione del procurement? Queste sono alcune delle domande che abbiamo posto a Dimitri Zanella, business unit director di Present, esperto del tema, con all’attivo molti progetti realizzati presso imprese italiane ed estere.
I processi di base per l’automazione del procurement
L’attività del procurement si compone di diversi processi fondamentali, ciascuno passibile di miglioramento attraverso l’automazione. «Il primo è l’onboarding dei fornitori – spiega Zanella – ambito in cui la digitalizzazione e l’automazione permettono di semplificare e velocizzare l’acquisizione di nuovi soggetti, garantendo aspetti quali il controllo e la conformità con i requisiti normativi».
Un altro ambito è contract management: «ossia la gestione efficiente dei contratti con i fornitori – prosegue Zanella – prendendo in carico gli aspetti che vanno dalla negoziazione alla firma elettronica, riducendo i rischi e ottimizzando i tempi». Da non trascurare, l’invoice automation, tematica che va oltre il supporto della fatturazione elettronica, comprendendo l’automazione dell’intero processo di gestione delle fatture indipendentemente dal loro formato, dall’acquisizione alla registrazione contabile, eliminando gli errori manuali.
Efficienza e risparmio: i benefici dell’automazione
L’automazione del procurement non solo semplifica i processi, ma porta benefici tangibili per le aziende. Tra questi c’è la riduzione dei costi che si ottiene con l’eliminazione delle attività che sono correlate con la gestione delle offerte, dei fornitori, delle fatture e con la gestione ottimizzata dei documenti. Ulteriore vantaggio è l’aumento dell’efficienza ottenibile attraverso i processi automatizzati che garantiscono velocità e precisione, liberando il personale dai compiti più noiosi, permettendo una maggiore concentrazione sulle attività di maggior valore per l’azienda.
Secondo i dati dell’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano l’automazione permette di ottenere riduzioni dal 50 al 95% dei costi associati con la registrazione dei documenti e la gestione manuale di eccezioni e casi particolari. L’automazione consente infatti di identificare e gestire tempestivamente le eccezioni, evitando ritardi e inefficienze.
Come introdurre l’automazione del procurement nella tua azienda
Cosa serve per ottenere rapidamente i vantaggi promessi dall’automazione del procurement? «È importante che l’applicazione, il sistema o la piattaforma siano il più possibile versatili e consentano personalizzazioni del processo per una stretta adesione al modello organizzativo dell’azienda», spiega Zanella.
Tutto questo si ottiene con capacità di programmazione di tipo low-code o no-code, con l’impiego degli standard di mercato e con le certificazioni verso le piattaforme ERP più diffuse. «L’aspetto dell’integrazione con i software di gestione aziendali costituisce un elemento critico dell’automazione del procurement, assolutamente significativo», precisa Zanella.
Non perdere l’occasione di approfondire questi temi e scoprire come l’automazione del procurement può trasformare la tua azienda guardando l’intervista completa con Dimitri Zanella.
