Gli errori da evitare quando si programmano gli investimenti in tecnologie digitali

In periodi di crisi, la tendenza che prevale in azienda è di diminuire i costi. Tuttavia, guardando le previsioni relative agli acquisti tecnologici per il 2023 realizzate da Gartner, appare evidente come gli investimenti in innovazione siano destinati a sfuggire a questa logica. Un sondaggio realizzato su oltre 200 CFO rileva infatti, che il 69% degli intervistati prevede di aumentare la spesa in tecnologie digitali nei prossimi mesi.

“La turbolenza economica cambierà il contesto per gli investimenti tecnologici, aumentando la spesa in alcune aree e accelerando il calo in altre, ma si prevede che non avrà un impatto sostanziale sul livello complessivo della spesa tecnologica aziendale”, afferma John-David Lovelock, Distinguished VP Analyst di Gartner, commentando il dato secondo il quale nel 2023 la spesa IT mondiale dovrebbe raggiungere i 4,6 trilioni di dollari, registrando un aumento del 5,1% rispetto al 2022. E tutto questo malgrado le turbolenze economiche.

Ma come acquistare tecnologia in azienda riducendo al minimo gli errori di valutazione?

Acquisiti tecnologici senza rimpianti

Secondo la società di consulenza americana, alla maggior parte delle decisioni di acquisto di tecnologia su larga scala è seguito un pentimento delle scelte intraprese: le aspettative non sono state soddisfatte e i clienti si sono accontentati di qualcosa di meno ambizioso di quello che avrebbero voluto quando hanno iniziato la ricerca della tecnologia più adatta alle proprie esigenze.

Acquisti tecnologici ben riusciti sono di contro, naturalmente, quelli in grado di soddisfare le aspettative delle parti interessate rispetto ai casi d’uso per i quali sono stati effettuati.

Ecco dunque alcuni consigli pratici di Gartner per comprare tecnologia aziendale.

Un processo d’acquisto efficace

Prima di ogni cosa, affinché gli investimenti in tecnologia vadano a buon fine è bene che il team incaricato dell’acquisto segua un processo con step definiti. Cinque sono i passaggi chiave:

1. Creare un piano che comprenda l’identificazione di un team di valutazione, obiettivi, definizione di tempistiche, budget.
2. Individuare e le esigenze di base, la tecnologia di cui si ha bisogno e il panorama di possibili fornitori.
3. Identificare i processi e i casi d’uso che la tecnologia deve supportare specificando i requisiti dettagliati e classificandoli in base all’importanza. Inoltre bisognerà ottenere il consenso su tali requisiti dalle principali parti interessate.
4. Condividere obiettivi e requisiti con i fornitori, valutare le loro presentazioni e proposte, condurre una due diligence dettagliata assegnando un punteggio ai fornitori sino al raggiungimento della scelta finale.
5. Finalizzare i parametri del contratto e i prezzi.

Gartner afferma che passaggi a sorpresa nel processo di acquisto hanno ritardato il 71% degli acquisti di tecnologia, suggerendo che molti acquirenti non hanno un’idea chiara di come prendere una decisione di acquisto riguardo questi aspetti.

Questo si rivela un grosso ostacolo se si pensa che un processo di acquisto di tecnologia in generale, senza intoppi particolari, può richiedere già diversi mesi.

Come definire i requisiti dell’acquisto di tecnologia

Comprendere a fondo le proprie esigenze è il passaggio fondamentale per selezionare la tecnologia giusta. Una volta avuto chiaro questo punto, è bene acquisire una conoscenza di base delle tecnologie che potrebbero soddisfare esigenze specifiche come definito dagli obiettivi aziendali e studiare i casi d’uso all’interno del proprio settore.

In merito ai requisiti che la tecnologia deve possedere bisognerà valutare:

• I requisiti funzionali per soddisfare casi d’uso specifici e le esigenze degli utenti.
• I requisiti tecnici che si adattano all’infrastruttura disponibile dell’organizzazione e soddisfano le esigenze di sicurezza.
• I potenziali prezzi e le condizioni commerciali rispetto al budget, inclusi costi di implementazione e formazione, costi di assistenza o manutenzione, di licenza e rinnovo.

Buona prassi è anche quella di avere chiara la priorità tra i requisiti richiesti ad una tecnologia che possono essere diversi e non tutti ugualmente essenziali:

• Se il requisito è essenziale per l’organizzazione e i suoi obiettivi la priorità è alta.
• Se il requisito è altamente desiderabile, ma non necessariamente essenziale per l’organizzazione e i suoi miei obiettivi, la priorità è media.
• Se il requisito è facoltativo, e non costituisce un ostacolo al successo dell’organizzazione e dei suoi obiettivi qualora non venga soddisfatto, la priorità è bassa.

È bene condividere lista della priorità sia all’interno del team di acquisto che con i potenziali fornitori. La mancata compilazione di un elenco completo e pertinente renderà difficile determinare se un fornitore di tecnologia può soddisfare o meno le esigenze specifiche, sottolinea Gartner.

Tre criteri per valutare i fornitori di tecnologia

Una volta individuate le esigenze sulla base degli obiettivi aziendali, aver individuato la tecnologia più adeguata, creato un elenco di fornitori e prodotti che potenzialmente soddisfano i requisiti concordati, il team preposto all’acquisto di tecnologia può procedere alla valutazione.

Questa fase del processo di acquisto spesso si rivela la più dispendiosa in termini di tempo perché prevede lo studio dei contenuti messi a disposizione dai fornitori, oltre a diverse conversazioni e incontri.

Per ottimizzare il tempo Gartner suggerisce tre criteri in base ai quali selezionare (o escludere) i fornitori:

• Analizzare le risposte dei fornitori per trovare quelli più allineati a soddisfare le proprie esigenze.
• Lavorare a stretto contatto con l’IT per condurre una due diligence dettagliata sulle capacità del fornitore, comprese le valutazioni della sicurezza e dei rischi, l’implementazione e il supporto post-acquisto e altre aree critiche.
• Controllare i riferimenti del fornitore con altri utenti o clienti del settore, ponendo domande puntuali su risultati, soddisfazione, risposte del fornitore alla risoluzione dei problemi.

Individuata una rosa di fornitori possibili, a loro e solo a loro, sempre in ottica di ottimizzazione dei tempi, è necessario richiedere una dimostrazione più dettagliata della tecnologia che si intende acquistare condividendo obiettivi, esigenze e priorità di requisiti.