L’adozione di soluzioni tecnologiche a supporto del processo di acquisto nella PA è ancora marginale e i Comuni puntano a sfruttare le funzionalità offerte dalle piattaforme di eProcurement realizzate dai Soggetti Aggregatori, a favore delle politiche di centralizzazione. E i modelli per la gestione del processo d’acquisto negli Enti locali sono oggi ancora fortemente eterogenei e destrutturati: in metà di essi gli acquisti sono gestiti tutti autonomamente dai singoli settori, mentre solo in un Comune su dieci da un unico ufficio centrale.
In particolare, a ricorrere a questi strumenti sono gli Enti che adottano un modello organizzativo strutturato, rispetto a quelli meno organizzati: la maturità tecnologica sembra essere, infatti, dipendente più da variabili organizzative di processo piuttosto che da variabili macro-strutturali.
Sono queste le principali evidenze in tema di eProcurement negli Enti locali emersa dalla ricerca “Italia: rotta verso l’eGovernment”, condotta dall’Osservatorio eGovernment del Politecnico di Milano – il cui Responsabile Scientifico è Giuliano Noci -, che con una survey rivolta ai Responsabili ICT ha coinvolto 182 Comuni. La focalizzazione di questa sezione dell’indagine è il processo di acquisto dell’ICT, per cui sono stati analizzati la gestione delle fasi del processo, l’eventuale ricorso a Centrali di Committenza e l’utilizzo di piattaforme elettroniche.
Ad usare soluzioni di eProcurement è il 96% degli Enti rispondenti, ma solamente uno su quatto lo fa in modo continuativo – per oltre il 75% degli acquisti – e gli strumenti più diffusi sono il MEPA (94% dei rispondenti) e le Convenzioni Consip (79%).
«Per quanto riguarda le imprese, la parola d’ordine è semplificazione – aggiunge Michele Benedetti, Direttore dell’Osservatorio eGovernment -. Il passaggio all’online potrebbe avvenire velocemente, ma i benefici devono essere tangibili. Mentre nell’eProcurement, la digitalizzazione rischia di produrre effetti contrari se non si considerano le caratteristiche del mercato, composto da tante micro e piccole imprese con risorse limitate».
Dalla ricerca è emerso anche che alla centralizzazione del processo d’acquisto sono legate delle criticità, confermate dall’utilizzo delle piattaforme offerte dai Soggetti Aggregatori: un Comune su due afferma che è di difficile identificare a priori la qualità del fornitore e quindi ricercare e identificare il bene desiderato, tuttavia riconoscono i benefici della disintermediazione, quali l’aumento dell’offerta, la riduzione dei costi di gestione del processo e dei prezzi d’acquisto della fornitura.
Il punto di vista degli operatori economici
L’Osservatorio ha anche realizzato un questionario in collaborazione con Consip, rivolto alle imprese registrate sulla piattaforma www.acquistinretepa.it, per comprendere il punto di vista di coloro che si interfacciano con le Pubbliche Amministrazioni attraverso le piattaforme di eProcurement. In particolare è emerso che gli operatori economici riconoscono i vantaggi di trasparenza e aumento della concorrenzialità delle piattaforme di eProcurement, in quanto favoriscono l’accesso al mercato della PA e rappresentano un’opportunità per raggiungere un territorio più esteso rispetto alla propria realtà locale.
È anche vero che l’accesso a queste piattaforme presenta delle criticità: da un lato l’utilizzo di questi strumenti richiede, infatti, specifici adeguamenti burocratico/normativi e dall’altro l’autenticazione e la registrazione di prodotti necessita di tempistiche lunghe.
Queste rappresentano di fatto delle barriere all’ingresso per gli operatori economici che utilizzano le piattaforme di eProcurement: ad utilizzarle per oltre il 50% delle transazioni sono le imprese che lavorano molto con le Pubbliche Amministrazioni (sono quelle con oltre il 75% del fatturato derivante da questo mercato), mentre chi ha poche interazioni utilizza ancora il canale offline.
Si parlava in precedenza della centralizzazione degli acquisti, che sta portando all’introduzione di un nuovo modello di aggregazione della spesa. Anche in questo caso l’Osservatorio ha condotto un’indagine in collaborazione con Deloitte, che ha coinvolto tutti i Soggetti Aggregatori identificati dall’ANAC, l’Autorità Nazionale Anticorruzione, e ha analizzato 15 piattaforme di eProcurement – prevalentemente adottate per lo svolgimento di procedure di gara a favore delle Amministrazioni territoriali, degli enti del SSN e delle società di sistema -, considerando sia quelle attive che quelle in attivazione entro il 2016.
Oltre il 70% delle piattaforme censite è utilizzabile direttamente dalle Amministrazioni sul territorio per lo svolgimento in autonomia delle procedure di gara. Oltre l’85% di esse gestisce le principali tipologie di procedure di gara (aperta, ristretta, negoziata, ad invito diretto), mentre quelle di Accordo Quadro sono governate da una piattaforma su due. Solamente il 43% di esse è dotato di strumenti per la gestione del Sistema Dinamico di Acquisizione. Gli strumenti più diffusi – con un percentuale superiore al 70% – sono il Mercato Elettronico con RdO e il Negozio Elettronico per l’acquisto su convenzione.
Rispetto alle funzionalità a supporto del processo d’acquisto gli strumenti per la raccolta dei fabbisogni sono presenti in meno del 50% delle piattaforme e spesso gestiti attraverso applicativi esterni, l’Albo fornitori è presente in meno del 30% delle piattaforme, mentre è più frequente il ricorso a indirizzari che non prevedono un percorso di qualifica strutturato del fornitore. Le piattaforme censite presentano una buona copertura delle fasi delle procedure di gara, consentendo la gestione telematica dalla pubblicazione all’aggiudicazione. Risultano invece ancora poco di usi (<30%) gli strumenti di content management a supporto della predisposizione della documentazione di gara, fase sicuramente poco standardizzabile e di difficile digitalizzazione.
