Con l’adozione di una piattaforma di eProcurement l’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici dell’Emilia Romagna, Intercent-ER, ha risparmiato in totale 928 milioni di euro per il pubblico acquisto rispetto ai prezzi pagati in precedenza. È questo il dato al 31 dicembre 2015, riportato recentemente in un articolo di ForumPA firmato da Alessia Orsi, Responsabile Area ICT di Intercent-ER. Complessivamente all’Agenzia fanno capo oltre 800 Pubbliche Amministrazioni, che dalla sua costituzione nel 2005 hanno utilizzato le convenzioni Quadro per una spesa complessiva di 6,6 miliardi di euro, per acquisti che vanno dai medicinali alla ristorazione scolastica, dall’energia elettrica alla telefonia, dai pc all’energia. Inoltre, il mercato elettronico, utilizzato per gli acquisti sotto soglia (circa 200mila euro), conta oggi 2.400 fornitori abilitati, con un trend di utilizzo in fortissima crescita.
Intercent-ER è la centrale di committenza delle PA in Emilia Romagna che gestisce il sistema degli acquisti aggregati. Nella sua funzione di “Soggetto Aggregatore” – il cui elenco unico nazionale è stato costituito nel 2015 – ha il compito di ottimizzare, razionalizzare e semplificare la spesa per beni e servizi delle Pubbliche Amministrazioni del territorio regionale. Tutto questo avviene attraverso la gestione di un sistema telematico di negoziazione – una vera a propria piattaforma di eProcurement -, la centralizzazione degli acquisti, la standardizzazione della domanda e l’elaborazione di strategie di gara innovative.
L’idea di lanciare una nuova piattaforma di intermediazione digitale è nata per rispondere alle evoluzioni tecnologiche e normative in materia di public procurement, che oggi gioca un ruolo chiave nell’attuazione di politiche di innovazione e sostegno del sistema produttivo. La soluzione oltre ad aver incrementato l’usabilità degli strumenti di acquisto fino a quel momento in utilizzo (tra cui le convenzioni e i negozi elettronici, gli accordi quadro, il mercato elettronico e i sistemi dinamici di acquisto) consente anche la dematerializzazione dei processi di acquisto, partendo dall’analisi dei fabbisogni fino ad arrivare alla definizione degli ordinativi. In particolare, con il modulo di gestione delle gare telematiche nel tempo si arriverà alla completa digitalizzazione delle procedure di acquisto di Intercent-ER, della Regione e delle Aziende sanitarie.
Come abbiamo raccontato in un nostro articolo, per arrivare alla digitalizzazione dell’intero processo di acquisto, Intercent-ER ha dovuto affrontare anche il tema della dematerializzazione dei documenti: per gestire in formato elettronico strutturato Ordini, Documenti di Trasporto (DDT) e Fatture l’Agenzia ha deciso di utilizzare lo standard europeo proposto dal progetto PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line). In questo modo è possibile favorire anche gli appalti oltre i confini nazionali e rendere interoperabili i sistemi di eProcurement presenti nell’Unione Europea.
Inoltre per gestire digitalmente tutti i documenti del ciclo passivo degli acquisti (ordini, fatture elettroniche, documenti di trasporto) validati e conformi agli standard e alle regole tecniche europee e statali, Intercent-ER ha realizzato il Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER).
Le PA si avvalgano di NoTI-ER per trasformare i documenti dal Tracciato FatturaPA – che i fornitori della PA devono utilizzare per emettere le Fatture inviate al Sistema di Interscambio (SdI) e, da questo, inoltrate alle PA destinatarie – al formato europeo PEPPOL utilizzato da Intercent-ER e dalle PA locali, così da mantenere un’ottica di digitalizzazione non solo del processo di fatturazione ma dell’intero processo di acquisto. A questo punto il fornitore riceve l’ordine, consegna la merce e invia all’Ente di riferimento il Documento di Trasporto (DDT) elettronico. Quando la PA lo riceve acquisisce automaticamente i dati sulle merci ricevute e verifica la corrispondenza dell’ordine. Alla ricezione della fattura elettronica, la PA può effettuare la riconciliazione automatica con l’ordine e il DDT, e inviare la documentazione in conservazione su ParER (Polo archivistico dell’Emilia-Romagna), completando così la digitalizzazione del processo d’acquisto.
Entrato a regime a inizio 2015, in poco più di un anno di attività NoTI-ER ha consentito lo scambio di circa 900.000 fatture elettroniche, cui si aggiungeranno, grazie alle prossime scadenze fissate dalla normativa regionale, ordini e documenti di trasporto emessi obbligatoriamente in formato digitale (da giugno 2016 quelli delle Aziende Sanitarie e da gennaio 2017 quelli della Regione e degli Enti regionali).
