Una prima serie di modelli di approvvigionamento on demand (tra cui la fornitura commerciale, le gare e la fornitura pre-commerciale e gli appalti pubblici per servizi innovativi) e una web application che funge da check-list in materia di appalti. Sono questi i primi risultati concreti dell’azione che il progetto PICSE (Procurement Innovation for Cloud Service in Europe) ha generato su questo fronte della ricerca.
L’iniziativa, finanziata dalla Commissione Europea e guidata dal Cern con l’obiettivo di diffondere le procedure di acquisto dei servizi Cloud per il settore pubblico, ha permesso di analizzare 13 casi di studio che documentano a livello internazionale l’utilizzo di questa tecnologia in ambito procurement da parte di organizzazioni industriali e pubbliche. Obiettivo dell’analisi era mostrare che, pur in presenza di esperienze diverse tra loro, la fornitura di servizi Cloud ha sempre ripercussioni su aspetti operativi delle organizzazioni. Per individuare e documentare le best practice dal punto di vista delle politiche di gestione degli acquisti, dell’organizzazione, del personale coinvolto, degli strumenti utilizzati e dei fornitori, il Cern ha collaborato con la Cloud Security Alliance, un’organizzazione non profit orientata a promuovere il Cloud, e Trust-IT Services, una PMI italiana specializzata nel settore.
Le premesse che stanno alla base di un progetto di Cloud Procurement? Innanzitutto, uno degli elementi cardine è la possibilità di contare su competenze interne forti, che rappresentano uno dei fattori essenziali per il successo di un processo di approvvigionamento. Nell’ambito degli appalti pubblici sono poi essenziali gli aspetti legali e contrattuali per la protezione dei dati, così come le strategie di recesso dal contratto, che hanno il compito di tutelate l’ente dal vendor lock-in, ovvero dal rapporto di dipendenza da un fornitore di beni o servizi che porta il cliente a non poter acquistare analoghi beni o servizi da altri senza dover sostenere costi significativi e rischi per effettuare questo passaggio.
Dall’analisi emerge poi la necessità di avere specifiche del processo di acquisto ben definite basate su standard e caratterizzate da poche eccezioni, appropriata pubblicizzazione della gara, nonché opportunità di azioni d’acquisto congiunte. Il modo più immediato per ridurre i costi dei contratti risulta infatti essere l’acquisto combinato. Le grandi organizzazioni pubbliche europee di ricerca mostrano infine di avere ben chiare le priorità e le criticità legate all’adozione di servizi Cloud: è necessaria una maggiore trasparenza nella catalogazione dei servizi, che si abbiano dei cataloghi dei fornitori disponibili per la consultazione, che ci sia trasparenza sugli indicatori economici legati alle risorse Cloud e degli standard su cui valutare i costi quando è necessaria una comparazione. Per verificare l’idoneità dei servizi Cloud offerti è importante effettuare delle prove stand alone, e perché la stesura delle gare pubbliche sia conforme averne dei modelli e degli esempi.
Come anticipato, dalle prime fasi del progetto è scaturita l’applicazione PICSE wizard, che fornisce all’utente le linee guida personalizzate per il procurement dei servizi Cloud più opportuni, e per l’autovalutazione delle proprie procedure d’appalto. Il wizard è stato concepito per essere usato dai responsabili IT e dai responsabili della fornitura di servizi Cloud e può costituire un utile punto di incontro tra le due sponde. Ma le attività di supporto al procurement e il networking svolto da PICSE hanno portato anche alla nascita di una partnership per il pre-commercial procurement (PCP) dei servizi Cloud innovativi, HNSciCloud, che ha raccolto intorno a sé già dieci organizzazioni pubbliche di ricerca provenienti da tutta Europa.
