Gli acquisti indiretti hanno assunto negli ultimi anni un ruolo cruciale per il successo del business. Se prima della pandemia, infatti, questa funzione era considerata alla stregua di una commodity, l’improvviso giro di vite impresso dall’emergenza sanitaria, dai lockdown e dalla crisi delle catene logistiche mondiali ha indotto molte imprese a rendersi conto di quanto i prodotti e i servizi cosiddetti accessori siano essenziali non solo per garantire la corretta esecuzione della catena del valore, ma anche per assicurarne la continuità.
In uno scenario in cui le Supply Chain subiscono i contraccolpi della carenza di materie prime e delle tensioni geopolitiche, migliorare la governance delle attività di procurement nell’ambito degli acquisti indiretti, ottimizzare la ricerca dei fornitori più affidabili e automatizzare le operazioni di routine, significa infatti guadagnare vantaggio competitivo e generare significativi risparmi. Come? Riducendo o addirittura eliminando le spese impreviste, attraverso l’integrazione della procedura d’acquisto direttamente nei processi operativi e il rafforzamento delle interazioni con gli stakeholder aziendali.
Cosa si intende per acquisti indiretti
Prima di entrare nel merito del ruolo che oggi possono ricoprire le piattaforme integrate nella gestione ottimale degli acquisti indiretti, cominciamo col definire l’ambito di cui stiamo parlando.
Gli acquisti indiretti riguardano tutti i prodotti e i servizi acquistati dall’organizzazione che non confluiscono direttamente nell’output della produzione, ma che comunque sono necessari per supportare questa attività.
A differenza degli acquisti diretti, detti anche di produzione o strategici, comprendono un’ampia gamma di categorie merceologiche diverse, messe a disposizione da un numero elevato di fornitori, che però si contraddistinguono per un tasso di rotazione piuttosto basso. Il loro volume d’acquisto, del resto, dipende da attività di planning ad hoc legate ai consumi registrati nello storico, o a decisioni basate su previsionali di medio e lungo termine.
Il ruolo delle piattaforme integrate nella gestione degli acquisti indiretti
Proprio perché così disseminata in tutti i livelli dell’organizzazione, la gestione dello spending relativo agli acquisti indiretti risulta quantomai strategica se l’obiettivo è aumentare i margini e ottimizzare la struttura dei costi nel tempo. E molte imprese stanno provando a riorganizzare i loro dipartimenti di approvvigionamento facendo leva su piattaforme integrate, capaci cioè di convogliare in un unico ambiente centralizzato flussi di dati e richieste provenienti dai vari comparti aziendali, omogeneizzando le procedure e migliorando la visibilità sull’avanzamento del ciclo dell’ordine.
Tendenzialmente, chi si occupa di procurement ha sempre concentrato i suoi sforzi sul controllo e sull’abbattimento del costo totale degli acquisti indiretti, facendo leva soprattutto su strumenti che permettono di individuare le spese non preventivate e semplificarne l’eliminazione dal budget.
La digitalizzazione dei processi di acquisto tramite l’adozione di una piattaforma integrata, invece, permette ai buyer indiretti di superare alcune delle difficoltà che, nel contesto macro-economico attuale, rischiano di diventare insormontabili a causa della maggiore volatilità della domanda e di ritmi sempre più pressanti nei cambi di rotta rispetto alla programmazione standard: in assenza di un sistema di procurement management avanzato anche per gli acquisti indiretti, risulterà impossibile non solo tenere traccia delle spese, ma anche raccogliere le richieste dei clienti aziendali e indirizzarle, volta per volta, ai fornitori che meglio sapranno soddisfarle.
Acquisti indiretti e piattaforme integrate: migliora la governance
Per migliorare la governance dei processi relativi agli acquisti indiretti, i buyer devono prima di ogni altra cosa posizionarsi come punto di riferimento per i loro stakeholder interni ed esterni. Se da una parte bisogna coinvolgere e ingaggiare i collaboratori aziendali, dall’altra occorre sviluppare le relazioni con i fornitori, trasformandole in vere e proprie partnership di ampio respiro. Tutto ciò è possibile solo attraverso la conoscenza reciproca, e la conoscenza non può che derivare dalla condivisione delle informazioni.
Attenzione: questo significa attivare un flusso bidirezionale di dati che consenta di mettere tutti gli attori coinvolti (o, meglio, le loro esigenze e i loro obiettivi) sullo stesso piano, identificando caso per caso le soluzioni migliori dal punto di vista delle effettive tempistiche di produzione e, ovviamente, sotto il profilo contrattuale.
Allo stesso modo, una piattaforma integrata abilita nuove funzioni di monitoraggio e controllo, per esempio sul Risk Management e, più nello specifico, rispetto alla compliance normativa. Specie in alcuni settori, i buyer che gestiscono gli acquisti indiretti devono infatti tenere conto anche di framework nazionali e internazionali con regole in continua evoluzione, e in genere sempre più stringenti. I rischi correlati alle forniture indirette crescono di conseguenza, a causa di portfolio stratificati e difficili da tracciare.
Gestire questi rischi vuol dire, all’evenienza, coinvolgere anche l’ufficio legale e sfruttare la piattaforma integrata di procurement per attivare opportuni alert relativi ai rischi dei fornitori per l’intera durata dei contratti.
La governance ESG
Governance, oggi, è sinonimo pure di gestione oculata dei temi ESG: la valutazione e la mitigazione dell’impatto ambientale dei processi di business, d’altronde, passa anche e soprattutto dalla capacità di effettuare acquisti indiretti presso partner e filiere in grado di soddisfare i requisiti di responsabilità sociale stabiliti dall’organizzazione. E non si tratta più di un mero elemento di differenziazione rispetto alla concorrenza, ma di una vera e propria disciplina a tutto tondo, che non porta solo valore per la comunità in cui è inserita l’azienda: adottato sistematicamente, un approccio integrato alla sostenibilità consente di ridurre i costi (basti pensare a trasporto e smaltimento dei consumabili) e promuovere l’efficienza operativa (attraverso l’eliminazione degli sprechi e dei colli di bottiglia).
Uno dei compiti del buyer è, quindi, quello di integrare i criteri ESG dell’azienda anche nella politica di approvvigionamento e allineare la Supply Chain, inclusa quella degli acquisti indiretti, agli obiettivi di sostenibilità del business: altra funzione ormai strategica a cui assolve una piattaforma di procurement integrata.
Come le piattaforme integrate possono semplificare gli acquisti indiretti
Una piattaforma di procurement integrata semplifica la gestione degli acquisti indiretti innanzitutto abilitando strumenti di approvazione automatica degli ordini effettuati dagli stakeholder aziendali, le cui richieste – inoltrate attraverso dashboard intuitive e personalizzate per funzione – sono ammesse dal sistema solo in presenza del corretto livello di conformità e della corrispondenza con il budget concordato con il buyer.
Ciascun utente dispone di un accesso diretto ai prodotti e ai servizi dei fornitori selezionati, così che gli acquisti, pur immediatamente effettuabili, risultino in linea con le policy aziendali (sul piano della sostenibilità, per esempio). Ogni asset fa, infatti, capo a un catalogo di referenze approvate e acquistabili in periodi di tempo predeterminati. Dopo aver selezionato i prodotti che gli occorrono, tramite una User Experience che ricorda quella sperimentata sui marketplace dedicati allo shopping online, l’utente viene informato sulle approvazioni ricevute e completa l’ordine in pochi click.
Automazione e visibilità
Il meccanismo non conosce soluzione di continuità, in quanto una piattaforma integrata consente ai responsabili del procurement o agli owner di processo di approvare le richieste d’acquisto, rivedere i KPI degli ordini e monitorare le metriche preferite in qualsiasi momento e ovunque si trovino, a prescindere dal device che stanno utilizzando.
Una soluzione avanzata consente anche di migliorare la contabilità fornitori, introducendo una gestione degli acquisti con ordini pre-approvati. In questo modo, ogni fattura processata viene facilmente abbinata all’ordine di acquisto corrispondente e alla ricevuta della merce.
L’automatizzazione degli acquisti indiretti garantisce ai buyer una visione immediata di ciò che viene speso, ordinato e ricevuto, in modo da poter rintracciare le fatture mancanti ed evidenziare eventuali anomalie di processo.
I benefici non sono riscontrabili solo dal punto di vista gestionale e organizzativo: una maggiore visibilità sull’intero ciclo dell’ordine implica anche una miglior leva finanziaria per negoziare i prezzi, ottenere sconti sul volume degli acquisti e proporre condizioni di pagamento vantaggiose.
Come integrare i processi di procurement
Per integrare i processi di acquisto con una piattaforma di smart procurement occorre sviluppare una serie di interfacce che mettano a fattor comune tutti gli stakeholder del responsabile degli approvvigionamenti. Un portale self-service dedicato ai fornitori, per esempio, accelera le operazioni di onboarding, razionalizza la gestione del catalogo e agevola la risoluzione di eccezioni e controversie.
D’altra parte, la creazione di vetrine virtuali per gli acquisti indiretti è essenziale per invogliare gli utenti a effettuare le richieste di spesa e gli ordini di beni e servizi attraverso la nuova suite, garantendo l’accentramento di tutte le informazioni in un unico repository. Grazie alla capacità di interfacciarsi con una varietà di utenti di diversi reparti aziendali, l’adozione e l’utilizzo di una soluzione cloud-based, in questo senso, risulta vincente.
