La gestione di spese e acquisti dei dipendenti per conto dell’azienda, in particolare per viaggi di lavoro e trasferte, è sempre stata un’area molto critica per qualsiasi impresa per molti motivi, tra cui la complessità del tracciamento delle operazioni, la quantità ed eterogeneità della documentazione, la difficoltà di rispettare i budget (e di evitare scoperti di cassa) rispetto a uscite che per definizione sono estremamente variabili da un periodo all’altro.
Una criticità che vale a maggior ragione per le piccole e medie imprese (PMI) che notoriamente hanno poche risorse da dedicare all’amministrazione. La trasformazione digitale però sta cambiando anche questo scenario, con soluzioni che permettono di tracciare e controllare queste spese in tempo reale, digitalizzare e conservare la relativa documentazione, e ridurre l’uso del contante in favore delle transazioni elettroniche, molto più semplici da gestire.
Una tipologia di queste soluzioni è quella delle carte di pagamento prepagate per dipendenti, che si stanno sempre più diffondendo nel mondo e anche in Italia: un fenomeno che è stato capitalizzato per esempio da Soldo, startup “fintech” fondata da italiani (ma con sede a Londra), che lo scorso giugno ha chiuso un round di investimenti da 11 milioni di dollari guidato da Accel, uno dei principali fondi d’investimento della Silicon Valley.
In estrema sintesi, Soldo offre una soluzione (piattaforma online e app per smartphone) che alimenta carte prepagate per dipendenti, collaboratori e in generale centri di costo, (uffici, dipartimenti, team ecc.), e traccia in tempo reale le relative transazioni.
EconomyUp racconta il caso di un utente della soluzione: Tecnovision, società con sede a Buccinasco (Milano) che si occupa della progettazione elettronica, strutturale e software di videowall e maxischermi, con clienti come Giorgio Armani, LVMH, Unicredit, Samsung, Coin, AC Milan, FC Inter, Mondadori e Fiera Milano
Tecnovision utilizza Soldo principalmente per gli acquisti online e per la gestione di una decina di carte associate a dipendenti, spiega Francesca Barra, responsabile amministrativa di Tecnovision, che si occupa tra l’altro della gestione del pannello di controllo della soluzione.
Le carte, basate su circuito Mastercard, vengono usate per le più tipiche spese di trasferta (prelievi di contanti, carburante per le auto, o stanze d’albergo, ecc.): le regole e limiti di utilizzo vengono definite per ciascuna carta dall’amministratore.
Il vantaggio più significativo della soluzione, sottolinea Barra, è nel controllo in tempo reale delle spese: «In precedenza la prassi era di utilizzare bancomat aziendali. In questo modo però era impossibile avere il saldo delle conto aggiornato in tempo reale. E c’era sempre il rischio di andare in rosso. Ora invece ogni spesa è tracciata, e il saldo delle singole carte è aggiornato 24 ore su 24, sette giorni su sette. In qualità di amministratrice del programma, ricevo una notifica ogni volta che viene effettuato un pagamento».
Notifiche in tempo reale che aumentano anche il livello di sicurezza, racconta la responsabile amministrativa di Tecnovision: «Di recente, in occasione di acquisti online ci sono state clonate due carte Soldo. Il titolare della prima se n’è accorto subito grazie alle notifiche della piattaforma, bloccando la carta all’istante. Nell’altro caso invece è stata l’assicurazione a rimborsarci la cifra sottratta. Ecco perché, da quel giorno, sulle carte poco utilizzate lascio un plafond non oltre i 10 euro».
