Cosberg è un’azienda metalmeccanica bergamasca che produce macchine e moduli per l’automazione dei processi di montaggio su commessa. Nel 2013 l’azienda ha fatturato circa 8,5 milioni di euro, dando impiego a 55 dipendenti.
Cosberg si relaziona principalmente con tre tipologie di fornitori: di materiali indiretti, di servizi e di componenti meccaniche. In particolare, con questi ultimi – circa 10 fornitori, caratterizzati da relazioni stabili, significativi volumi documentali scambiati (circa 5.000 righe d’ordine e 2.000 fatture l’anno) e un importante valore dell’acquistato (circa il 70/80% dell’acquistato totale) – è stato avviato, da oltre 10 anni, un progetto di integrazione focalizzato sullo scambio dei principali documenti del ciclo dell’ordine (Ordini, Fatture, documenti di consegna) e della documentazione tecnica necessaria per la realizzazione dei prodotti (fortemente personalizzabili).
Il progetto prevede la condivisione, via email, di documenti in formato elettronico strutturato direttamente elaborabili dai sistemi gestionali dei fornitori coinvolti. Gli ordini di acquisto, predisposti automaticamente nel formato di spedizione, vengono spediti ai fornitori in batch, due volte ogni settimana. I fornitori – dotati di un software in grado di tradurre le informazioni nei formati elaborabili dai propri sistemi – a valle della ricezione degli ordini, inviano, nel medesimo formato, indicazioni sulla data di consegna ed eventuali variazioni sulle quantità disponibili.
La soluzione prevede, contestualmente alla spedizione della merce, l’invio dei Documenti di Trasporto (DDT) – per consentire a Cosberg di effettuare il precarico delle componenti ordinate a magazzino – e delle fatture, sempre in formato strutturato, parallelamente alla copia cartacea – in quanto, a oggi, non è ancora prevista la Conservazione Sostitutiva.
L’integrazione ha consentito, sia a Cosberg sia ai suoi fornitori, importanti benefici di efficienza e di efficacia. Nel primo caso si è registrata una significativa riduzione dei tempi di gestione del ciclo dell’ordine, con eliminazione di buona parte delle attività di data entry manuale, alleggerendo il carico di lavoro degli operatori amministrativi (soprattutto lato fornitori). Riguardo all’efficacia, il pre-carico della merce a magazzino, per esempio, ha consentito agli operatori di potersi concentrare sul controllo delle componenti in ingresso, attività di estremo valore vista la complessità dei prodotti realizzati da Cosberg.
L’introduzione della soluzione, accolta di buon grado fin da subito dai fornitori, che hanno colto le potenzialità connesse all’integrazione, è avvenuta a seguito di un’attività di audit interno, con la logica di favorire sviluppo dell’innovazione spinta direttamente dal livello operativo, in logica bottom-up. Obiettivo per il prossimo futuro è la realizzazione di una piattaforma di gestione documentale, organizzata per commessa, che consenta la Conservazione Sostitutiva e la condivisione dei documenti e delle informazioni sia internamente all’azienda, sia con i clienti, con la possibilità di consultare e scaricare i documenti del ciclo dell’ordine, la documentazione tecnica e i manuali di supporto post-vendita.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare – Imprese e PA digitali, del giugno 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net
