«Avevamo bisogno di uno strumento che “strutturasse” la crescita aziendale, anche verso l’estero, e garantisse l’unicità del dato: se si fa una riunione in 6 con 6 report diversi le decisioni che ne escono non possono essere le migliori. Però volevamo un sistema che lavorasse per noi, e non noi per lui».
Così Fabio Mazza, Operation Director di Spina Group, azienda del milanese che produce materiali elettrici per l’impiantistica dei settori oil & gas, industria, energia e trasporti, ci spiega l’origine del progetto d’adozione di Business One, il sistema ERP per piccole e medie imprese di SAP.
«Una garanzia contro i comportamenti superficiali»
«Una cosa che ci interessava era tracciare le attività: tutto ciò che si fa in azienda ha ricadute sul valore dell’azienda stessa e sulla qualità di ciò che vendiamo, non stiamo giocando. E un sistema ERP permette di registrare un dato in modo strutturato: si inserisce un dato, lo si valida, poi se è necessario si può modificare, ma in un modo tracciato. Per me questa non è rigidità, anzi è un modo di evidenziare le inefficienze del processo, ma soprattutto una garanzia contro i comportamenti superficiali, cruciale perché in quest’epoca di trasformazione digitale il dato sarà condiviso in un’unica versione in azienda e con i partner».
L’ERP quindi, sottolinea Mazza, è stato cruciale per realizzare i concetti di affidabilità e centralità del dato. «Inoltre ci ha permesso di cambiare il modo di lavorare, di introdurre degli standard, di gestire l’aumento di complessità legato alle turbolenze di mercato e alla crescita, anche all’estero».
L’evoluzione di Spina Group
Dopo aver sempre lavorato solo su commessa, con approvvigionamenti fatti sul venduto, con la crisi economica Spina Group ha ampliato l’attività alla manutenzione e ai contratti
master agreement. «Abbiamo dovuto modificare i processi: con questi nuovi approcci gli ordini aumentano esponenzialmente, non potevamo più permetterci di comprare i componenti dopo l’ordine».
Una soluzione era aumentare le risorse proporzionalmente agli ordini, con costi altissimi. «Un’altra era sfruttare l’ERP, che se impostato bene raccoglie tutti gli ordini della giornata e suggerisce cosa ordinare, a chi, e per quando, e mi permette così di aumentare la capacità produttiva, e nel contempo la qualità del dato».
Spina Group comprende la capogruppo, 3 aziende produttive e alcune filiali all’estero (Egitto, Messico, Nigeria e Olanda), ci spiega Mazza. Nei prossimi mesi le aziende produttive saranno fuse nella capogruppo per migliorare lo scambio delle informazioni dei processi. Ne uscirà un’entità unica con un fatturato di circa 17 milioni di euro l’anno. Contando anche le filiali estere, che sono vere e proprie società, il gruppo supera i 20 milioni, con 70 dipendenti.
Tutte le business application su un’unica piattaforma
«La crescita ha portato l’azienda a darsi una vera struttura manageriale. Il proprietario, Franco Spina, è presidente e direttore generale, io mi occupo della direzione operativa, la moglie del presidente dell’amministrazione e controllo, altri due manager della parte finanziaria e del personale, e poi c’è un nuovo direttore commerciale, che due mesi fa ha preso il posto del figlio di Spina, decisivo negli ultimi anni nell’espansione all’estero durante la crisi. E che oggi studia per affiancarsi al padre nella direzione generale».
La scelta dell’ERP, continua Mazza, è caduta su SAP per varie considerazioni. «Ci interessava un ERP internazionale, e ad ampia copertura, capace di coprire anche esigenze future, senza il rischio di trovarci con un sistema inadeguato dopo pochi anni».
Il modulo analytics per esempio, basato su SAP Hana, è stato introdotto in un secondo tempo, e così il modulo di produzione: «All’inizio non c’era quest’idea, ma abbiamo dovuto solo ampliare il sistema già in casa. Poi il gran numero di add-on proposti dai partner SAP offrono molte opportunità di innestare sul sistema funzionalità anche specifiche».
Un’altra esigenza era di mantenere tutte le business application su un’unica piattaforma: «Un progetto ERP non riguarda tanto l’acquisto di software quanto di partnership, occorre trovare un system integrator bravo e affidabile: noi dobbiamo già affrontare la complessità del nostro mercato, non possiamo perdere focus occupandoci di altre complessità».
«L’ERP è anche una questione d’immagine verso i grandi clienti»
Nella scelta di SAP ha contato poi anche un aspetto di immagine: «C’era la volontà di mostrare ai nostri grandi clienti, molti dei quali hanno SAP, che anche questa piccola impresa con cui fanno business si sta dotando di strumenti simili ai loro, con tutte le garanzie di integrazione immediata tra sistemi basati sulla stessa tecnologia».
In Spina Group oggi, precisa Mazza, Business One copre praticamente tutti i processi: produzione, amministrazione, finanza, CRM, gestione dell’ordine, commesse, logistica e magazzini, gestione degli asset di produzione, qualità, e l’area HR, «con una gestione completa, che comprende anche formazione e crescita professionale, e che stiamo pensando di estendere anche alla selezione del personale». Inoltre c’è anche il supplier management, il monitoraggio della qualità dei fornitori, «che abbiamo fatto internamente. A differenza di sistemi più impegnativi – che rendono totalmente dipendenti dal partner – con Business One si possono fare autonomamente piccoli lavori di sviluppo, anche in una realtà come la nostra dove a fare l’IT siamo solo in due».
Il Cloud per le basi estere e gli stabilimenti
Infine qualche considerazione sull’opzione Cloud computing. «Questo modello vorremmo usarlo per le basi estere, le realtà produttive e la forza commerciale, ci permetterebbe di collegarle alla sede centrale in modo più efficiente, e con uno sforzo minore sull’hardware a parità di esigenze di connessione».
Estendendo il discorso a tutte le postazioni client, c’è un altro beneficio potenziale: gli aggiornamenti immediati. «Abbiamo più di 50 postazioni Business One, per aggiornarle ci vogliono 2-3 giorni ma con il Cloud si ridurrebbero a qualche ora e gli utenti sarebbero sempre online, superando il problema del fuso orario che abbiamo per esempio per la sede in Messico». L’unico scoglio è la sicurezza del dato: «Siamo un po’ conservatori in questo, sapere dove finiscono davvero i nostri dati per noi è essenziale: perciò siamo una fase interlocutoria, comunque la valutazione è in pieno corso».
