Una situazione diffusissima oggi nel manifatturiero italiano è quella della piccola o media azienda che lavora su commessa e che, in uno scenario ormai internazionale, deve puntare sempre più sulla qualità per distinguersi, ma anche sulla riduzione di inefficienze e time-to-market per affrontare concorrenti di tutto il mondo.
Al recente convegno dell’Osservatorio GeCo (Gestione della progettazione collaborativa) del Politecnico di Milano è stato presentato un caso che rientra in pieno in questo scenario: il caso di TES (Transformer Electro Service), azienda di 80 dipendenti e 30 milioni di fatturato (realizzati per l’85% all’estero) che, con sede a Ospitaletto (Brescia), produce trasformatori speciali ad alto voltaggio per l’industria, cioè per grandi imprese siderurgiche, produttori di reti di distribuzione di energia, o aziende di ingegneria main contractor di grossi progetti. Tra i clienti Danieli, RFI, Lucchini, Siemens VAI, GE Power Conversion, Enel.
«Si tratta di grandi prodotti complessi, il nostro modello è l’Engineering-to-order, produciamo su misura: trasformatori della stessa linea con prestazioni simili possono essere molto diversi, e richiedono una progettazione specifica – ha spiegato Francesco Savini, IT Project Manager di TES -. Un assieme finito è costituito da 1500-2000 componenti, con una distinta base di 200-250 elementi su 5 livelli: il nostro ufficio progettazione produce 15mila tavole all’anno».
TES ha adottato nello stesso tempo un sistema PLM, un ERP e una soluzione di gestione della tesoreria. «I motivi che ci hanno spinto al cambiamento sono diversi – continua Savini -. In precedenza avevamo isole separate, con funzioni – tesoreria, commerciale, acquisti, ufficio tecnico – che gestivano le proprie conoscenze in modo indipendente con diversi strumenti: avevamo quindi l’esigenza di condividere dati, collaborare insieme sulla stessa commessa».
Poi TES aveva altre esigenze più generali: dare strumenti a un’azienda che stava crescendo in fretta, mettere in piedi un sistema di pianificazione e controllo sulla commessa, adeguarsi agli standard qualitativi del contesto internazionale, aumentare efficienza e ridurre sprechi, e soprattutto i tempi di sviluppo. «Progettazione e ufficio tecnico in particolare sono il cuore dell’azienda, visto che il punto di forza di TES è la progettazione su specifica. Qui gli obiettivi erano ridurre il time-to-market medio che era di 3-6 mesi, migliorando l’efficienza ed eliminando gli sprechi, per esempio i tempi lunghi per cercare informazioni, le riprogettazioni di uno stesso componente, e così via».
In particolare quindi gli obiettivi del nuovo sistema PLM erano di creare un archivio condiviso di documenti tecnici incentrato sulla commessa, creare un sistema di preventivazione e consuntivazione, integrare il PLM col sistema ERP per la documentazione tecnica necessaria ad approvvigionamento e produzione. Inoltre era necessario creare worflow approvativi per disegni e documenti tecnici, e introdurre un CAD 3D per la gestione degli assiemi complessi.
«La software selection è servita prima di tutto a noi per capire cosa volevamo: abbiamo valutato tanti sistemi ERP e PLM, e deciso di implementarli insieme, definendo accuratamente la mappa delle interazioni». Il PLM scelto è Pro.file della tedesca Procad (distribuito in Italia da Fincad), e l’ERP è Dynamics Nav di Microsoft, che dialogano attraverso software forniti dai fornitori: «L’interfaccia di comunicazione bi-direzionale PLM-ERP ha richiesto 2/3 mesi di rodaggio, a causa della varietà di casi che nella realtà si possono verificare». Inoltre il CAD è Autodesk e il software di tesoreria è DocFinance di Sedoc Finance Network, distribuito tra gli altri da Zucchetti.
Tra i vantaggi ottenuti dai nuovi sistemi c’è la possibilità di classificare accuratamente i materiali, il confronto continuo tra preventivo e consuntivo, l’integrazione della documentazione tecnica negli acquisti e nella distinta base, nonché la compilazione automatica del cartiglio con autore disegno, workflow approvativo, numero della tavola e della commessa, messaggi di modifica e revisione.
TES ha anche quantificato alcuni dei benefici, come ci spiega Savini: «Abbiamo ridotto del 40% il tempo di emissione degli ordini di acquisto, dal momento di rilascio della distinta base all’emissione dell’ordine di acquisto, comprese tutte le fasi di richieste d’offerta ai fornitori, in cui la velocità e precisione nello scambio di informazioni e documenti tecnici è di cruciale importanza. Inoltre abbiamo ridotto di oltre il 50% i tempi di elaborazione dei dati consuntivi di commessa aumentando, oltre alla tempestività, anche il dettaglio e l’accuratezza delle informazioni: questo grazie anche alle informazioni contenute nel classificatore di prodotto implementato nel PLM».
Il progetto, conclude Savini, è iniziato della primavera 2011, e il “go live” è stato nel marzo 2012 sia per l’ERP che per il PLM, poi ci sono voluti sei mesi per l’ottimizzazione, ma in realtà il processo è sempre in corso e continua. «Come sviluppi futuri prevediamo l’estensione dei documenti gestiti ad altre tipologie di documentazione di prodotto, e l’adozione di una piattaforma di condivisione con clienti e fornitori esterni di documenti di prodotto e amministrativi su cloud, e di una di co-progettazione con studi esterni, professionisti e sedi remote».
