Lo Smart Working ha evidenziato i limiti degli uffici amministrativi, che hanno dovuto riorganizzare il lavoro da remoto, complici la mancanza di organizzazione, la scarsa digitalizzazione e i pochi investimenti effettuati in tecnologie per la gestione del credito. Le aziende si sono trovate, infatti, senza punti di riferimento perché per anni hanno organizzato il lavoro affidandosi alla presenza in sede di tutti i dipendenti amministrativi – dalla contabilità fino alla gestione del credito – e a grossi archivi cartacei. Il lavoro da remoto ha dimostrato che questo sistema è superato, limitato e rigido e non permette alle imprese e alle Pubbliche Amministrazioni di ottimizzare il carico di lavoro.
DocCredit, l’applicativo sviluppato da DocFinance per la gestione del credito, ha lo Smart Working nel suo DNA: è parte integrante del metodo con cui la soluzione è stata creata e del modo con cui abilita una nuova organizzazione, più intelligente, evoluta e adatta al lavoro da remoto, ma soprattutto efficiente, perché fa risparmiare tempo (e quindi denaro) e permette alle persone di operare al meglio ogni giorno.
La sfida dello Smart Working per l’amministrazione
«L’amministrazione, più di altri uffici, ha vissuto direttamente le ripercussioni dello Smart Working: è stato il primo ufficio a uscire dalla struttura operativa e l’ultimo a rientrare» spiega Mirko Torquati, referente del prodotto di DocCredit presso DocFinance.
Who's Who
Mirko Torquati
Referente prodotto di DocCredit presso DocFinance
Questo ufficio, storicamente, ha sempre sofferto una mancanza fisiologica di investimenti nel digitale: di solito, infatti, viene data priorità ad altri reparti, come la logistica, in quanto ritenuti “più strategici” per la crescita dell’azienda. La realtà dei fatti è però diversa: se da un lato non è sbagliato rivedere in chiave digitale i processi di alcune funzioni “core”, dall’altro lo è ridurre l’ufficio amministrativo a mera appendice, pesante e disorganizzata, dell’azienda.
Ancora oggi la gestione del credito è subordinata a un’organizzazione artigianale: fogli di calcolo, e-mail, PEC, telefonate. «Si tratta invece è un’attività che dev’essere strutturata» fa notare Torquati. «Servono metodo, strumenti giusti, e stabilire i ruoli relativi alla gestione del credito che definiscano chi interviene, con quale grado di responsabilità e quando». L’impatto di un sistema poco digitalizzato sulla gestione del credito è evidente: ogni giorno si perde tempo a riorganizzare i documenti cartacei; i fogli di calcolo sono una base fragile, a forte rischio di errori nella digitazione degli importi, mentre i dipendenti non hanno una visione chiara dei rapporti commerciali.
Il ruolo di DocCredit per migliorare la gestione del credito
La gestione del credito da remoto è l’essenza stessa di DocCredit, che in un ambiente unico raccoglie tutte le informazioni sui clienti (per esempio dati amministrativi, commerciali oppure valutazioni effettuate da soggetti terzi) e consente di storicizzare ciò che avviene nell’ambito della gestione del credito. Avere un riferimento univoco per l’intera gestione consente di rendere più efficienti i processi correlati e di consolidare prassi affidabili e precise. Ne consegue, inoltre, la possibilità di alleggerire il carico di lavoro derivante dalle operazioni ripetitive, che non permettono ai dipendenti amministrativi di crescere professionalmente e di concentrarsi sulle operazioni a valore aggiunto.
«DocCredit consente di automatizzare alcuni processi che diventano di routine e, quindi, possono essere efficientati, lasciando più tempo all’utilizzatore di concentrarsi sulle eccezioni e sui casi più critici a cui prestare attenzione», sottolinea Torquati. La soluzione consente di creare un vero e proprio network di informazioni fra i vari attori coinvolti, evitando scambi lunghi e disordinati che, poi, è difficile riepilogare: tutto è tracciato e programmato.
Questo perché DocCredit non solo riorganizza ciò che l’azienda già faceva: aggiunge ulteriori meccanismi che consentono di gestire il credito in maniera più efficace. Tra le diverse peculiarità include una banca dati estesa sui clienti e sulla loro posizione. Ciò significa che le aziende possono, per esempio, calcolare i tempi di pagamento rispetto alle azioni fatte: classificare i clienti rispetto alla puntualità del pagamento e, quindi, avere un riscontro tangibile di come le operazioni eseguite impattino sul credito.
