Contratti, documenti fiscali, libri sociali, accordi strategici: oggi le aziende producono questa documentazione in formato digitale e li archiviano in sicurezza e secondo le norme. A volte però non è sufficiente: occorre anche avere delle garanzie di validità e legalità inoppugnabili, quelle che solo un Notaio, ovvero un Pubblico Ufficiale, può garantire, proprio come si è sempre fatto con carta, penna e timbri inchiostrati. Nasce da questa esigenza, nel 2008, l’idea di eWitness, un sistema di conservazione proprietario “tombale”, una sorta di cassaforte digitale dove tutto quello che entra ed esce viene tracciato e certificato. A garanzia del sistema c’è proprio un Notaio, quale terza parte fiduciaria, responsabile della certificazione dei log di sistema e di tutti quegli elementi che possono assicurare la validità legale di un documento, anche probatoria.
«Siamo specializzati nell’assicurare valore legale nel tempo alle transazioni digitali: si tratta di un unicum nei sistemi di conservazione a norma – afferma l’AD di eWitness, Eleonora Giardino -. Siamo una società IT ma con una base di cultura del diritto molto forte, e ci poniamo come consulenti per i nostri clienti nel garantire la validità giuridica della gestione documentale e conservazione digitale certificata AgID, che, vale la pena di ricordarlo, non è solo semplice archiviazione. Gestiamo tutto il processo delle transazioni, incluse le condivisioni e le firme digitali, con piattaforme proprietarie che si adattano alle esigenze. Ad oggi siamo inoltre fra i pochi sistemi di conservazione che possono vantare anche la certificazione eIDAS a livello europeo».
Who's Who
Eleonora Giardino
AD di eWitness
Tutto ciò non solo arricchisce il valore della dematerializzazione dei processi documentali, ma diventa un’esigenza cruciale nel lavoro da remoto per molte organizzazioni. Senza l’accesso ai documenti, infatti, lo smart working resta una chimera, e senza lo smart working non è possibile garantire le norme sul distanziamento imposte dall’emergenza sanitaria. Si tratta però di un investimento che guarda al futuro: anche quando la pandemia sarà sconfitta, infatti, il remote working continuerà a essere largamente utilizzato, e su questo punto concordano tutti i principali analisti.
Fra i clienti di eWitness ci sono banche, assicurazioni, società petrolifere, ma anche piccole aziende e professionisti, in particolare per il servizio ARKESIGNUM, una piattaforma accessibile via web e disponibile in diverse versioni, che consente di gestire digitalmente il processo di produzione e approvazione a distanza di documenti e contratti mediante l’utilizzo della firma digitale, con la possibilità di tracciare le varie versioni dei documenti e avere evidenza delle modifiche apportate dai diversi attori.
Un altro servizio offerto digitalmente è il cosiddetto escrow, termine anglosassone che indica un deposito: si sottoscrive un accordo tra più parti in forza del quale un bene reale o virtuale, oggetto del contratto , viene depositato presso una terza parte (fiduciario) a titolo di garanzia, e successivamente rilasciato quando si verificano determinate condizioni espressamente stabilite dalle parti stesse.
Nel settore ICT, l’escrow viene utilizzato per depositare il codice sorgente di un software, per tutelare la proprietà intellettuale e impedire interruzioni nelle attività operative legate all’utilizzo del software stesso, attraverso il deposito presso un fiduciario terzo.
«È un servizio richiesto dalle startup, ma utilizzato anche nella compravendita di software- specifica la manager- per formalizzarne l’acquisizione. Una volta si usava mettere nella cassaforte del Notaio un dischetto, oggi si archivia digitalmente».
Il sistema di conservazione eWitness, che poggia su infrastrutture ridondate a garanzia della business continuity, può essere integrato con gestionali e applicativi aziendali, attraverso le API, in modo da offrire riscontro semplice e diretto della conservazione. Per quanto riguarda gli altri applicativi, questi sono accessibili attraverso interfacce web con permessi differenziati, sempre con alti livelli di sicurezza.
eWitness, che impiega 25 persone, ha sedi a Milano e Catanzaro, dove ha stretto una collaborazione con l’Università della Calabria, euna branch a Malta costituita in funzione dell’accreditamento e divulgazione della conservazione a livello europeo. Stretti restano i rapporti con la casa madre sita in Lussemburgo sviluppatrice del sistema originario di conservazione.
