La metodologia agile nasce per lo sviluppo di software di qualità in grado di soddisfare esigenze specifiche di business e per i progetti IT, ma è importante anche per il management e per gli altri dipartimenti aziendali. L’approccio agile arriva dagli sviluppatori, abituati ad essere costantemente interrotti: la varietà dei compiti e il fatto di dover gestire le emergenze ha infatti reso più difficile per loro dare la priorità ai compiti quotidiani.
La risposta del management, quindi, è stata quella di rafforzare la disciplina e l’organizzazione dei team di sviluppo grazie alla metodologia agile.
Quando la cultura della condivisione della conoscenza e delle best practice è molto forte, tale metodologia può essere applicata a tutti i team: anche il marketing, le vendite e il design possono diventare agili.
Gli sviluppatori hanno perciò creato una struttura flessibile, che si adatta alle continue richieste dei clienti sia interni, sia esterni, e consente di ristabilire le priorità, rispettando allo stesso tempo la più ampia strategia di prodotto.
Scrum e sprint, metodologia agile e iterazioni sono diventate parole simbolo di questo tipo di organizzazione estremamente produttiva e sempre più utilizzata: l’adattabilità e l’aumento di trasparenza che ne derivano la rende applicabile a tutti i team.
Metodologia agile e metodologia a cascata (waterfall)
Cos’è la metodologia agile? In breve, agile consiste nell’organizzare il lavoro in cicli brevi e dà la possibilità ai team di sviluppo di gestire i prodotti in modo flessibile, adattivo e iterativo. Questo processo dà agli sviluppatori un feedback rapido sul prodotto e consente loro di fornire soluzioni che rispettano le aspettative del cliente.
Questo metodo, concentrandosi sull’iterazione e sulla registrazione dei feedback, lavora in opposizione al tradizionale approccio a cascata. Quest’ultimo prevede infatti che le esigenze del cliente vengano definite in modo estremamente dettagliato durante la fase iniziale del progetto, senza che sia più possibile apportare modifiche in seguito: purtroppo, l’unica altra interazione con il cliente avverrà solo durante la fase finale del progetto. Questo approccio è inoltre spesso fonte di conflitti, in quanto lascia le specifiche aperte all’interpretazione, senza soddisfare pienamente le reali esigenze del cliente.
Il dialogo con il team di sviluppo ha così consentito di trasformare il modo di concepire la gestione complessiva dell’azienda.
Kanban adattivo
Come funziona in pratica? Ogni team si incontra per 2 ore a settimana per parlare di quella precedente. L’obiettivo è quello di condividere cosa ha funzionato e parlare delle difficoltà che si sono riscontrate. Il team definisce quindi i prossimi compiti e stabilisce le priorità in base alla loro importanza. Ogni compito è quindi suddiviso in molteplici azioni da compiere durante la settimana: la loro aggregazione è lo “sprint” della settimana.
Per fare in modo che tutti possano tenere traccia dei progressi del progetto si utilizza la metodologia Kanban, che implica il fatto di suddividere il programma in molteplici compiti. Si misurano le difficoltà e il tempo necessario per ognuno, in modo da adattarlo alla capacità produttiva del team.
Questo tipo di pianificazione consente agli sviluppatori di scegliere i compiti da svolgere durante la settimana in modo autonomo, nel rispetto delle priorità. Il ciclo di sviluppo diventa trasparente e i compiti sono più chiari per il team, che può quindi focalizzarsi su quelli che portano effettivo valore aggiunto al progetto.
Per visualizzare il progresso dei nostri progetti è possibile ad esempio utilizzare lo strumento Trello, che consente a tutti di visualizzare il progresso di ciascun compito. Qui, il team sposta le diverse card di colonna in colonna, da quella “in progress” a quella “completato”.
Stand-up meeting
Si tratta di riunioni giornaliere, della durata di 10 minuti, organizzate a inizio giornata con lo stesso format della riunione settimanale.
L’obiettivo comune è rispondere alle seguenti domande: cos’abbiamo fatto ieri? Cosa faremo oggi? Dove siamo bloccati, dove abbiamo bisogno d’aiuto? Lo scopo è comunicare il progresso dei compiti e risolvere velocemente le difficoltà, così da prevenire rallentamenti.
Ecco alcuni consigli per la riunione giornaliera: fatela in piedi! La scomodità di questa posizione fa sì che le persone siano sintetiche. Inoltre, solo la persona che ha in mano il “bastone parlante” ha il diritto di parlare (può trattarsi di un oggetto divertente o di qualcosa di insolito all’interno dell’ufficio): questo impedisce di interrompere le persone e dà loro la possibilità di terminare velocemente il loro brief. In Toucan Toco, ad esempio, viene utilizzata una bacchetta magica, mentre alcune aziende fanno addirittura tenere un dizionario in testa per aumentare la scomodità e ridurre le tempistiche!
Il Guardiano nella metodologia agile
Il team di sviluppo possiede quella conoscenza tecnica essenziale per il progresso del prodotto. Questa conoscenza unica porta però anche costanti richieste da parte del team, dalla risoluzione di un bug al cambiamento di qualche aspetto nel supporto marketing.
Tali costanti interruzioni creano una perdita di produttività per gli sviluppatori. La risposta a questo problema è quella di rivolgere queste richieste a una sola persona, che si può definire Guardiano. Il suo ruolo è quello di proteggere gli altri sviluppatori e si tratta di una posizione ricoperta ogni settimana da una persona diversa.
I suoi compiti prevedono la risposta alle domande degli altri membri del team, la risoluzione di codici di altri sviluppatori e la gestione delle emergenze. Di conseguenza, quello del Guardiano è l’unico lavoro che è possibile interrompere. In Toucan Toco, il Guardiano viene identificato con un corno multicolor.
Come si può adattare la metodologia agile al marketing?
Sprint da martedì a mercoledì.
Il metodo migliore è quello di adattarsi ai potenziali clienti: se per esempio i giorni migliori per comunicare con loro sono il martedì e il mercoledì, gli sprint verranno concentrati in quei due giorni, in modo da avere tre giorni liberi per creare contenuto e due giorni per pubblicarlo e distribuirlo su vasta scala.
Quando la varietà di compiti in ambito business e marketing non consente di tracciare e dare priorità ai progetti in modo adeguato, il metodo Kanban è perfetto per dare la giusta trasparenza e priorità al lavoro.
La sfida è quella di valutare adeguatamente la quantità di lavoro e la priorità dei vari progetti. Può infatti accadere che alcuni compiti siano tralasciati o sottovalutati. Analizzando le performance settimanali, si è in grado di stimare la propria capacità di produzione e di fare previsioni a medio termine, affrontando tutte le esigenze in modo uniforme e senza sottovalutare i progetti.
Il metodo Kanban pone due sfide: la prima è quella di suddividere i progetti in compiti piccoli e distinti; la seconda è quella di stimare il tempo necessario per completarli. È quindi necessario un approccio scientifico e una fase di test che consenta di trovare la giusta misura.
Comprendere l’impatto delle interruzioni
Lo staff marketing e vendite è spesso soggetto a molteplici interruzioni, senza essere consapevole dell’impatto che questo può avere. Alcune stime ipotizzano che ogni interruzione o cambiamento di compito possa costare da 5 a 30 minuti di concentrazione.
L’utilizzo di chat collaborative consente al team di interagire senza interferenze esterne, in modo da non essere interrotti numerose volte al giorno e non dover perdere tempo a controllare la casella di posta. Alcune ricerche dimostrano che si può arrivare a guardare la mail anche 36 volte all’ora.
Lasciare tempo per gli imprevisti
Un imprevisto è il compito che non era stato pianificato, ma che deve comunque essere portato a termine velocemente. In ambito sales e marketing, l’esperienza insegna che queste arrivano a generare fino a tre giorni di lavoro a settimana, quindi è bene prevedere del tempo per gli imprevisti.
Risultato: la capacità di lavorare con calma
Tali metodi di lavoro consentono di lavorare con calma, grazie a una migliore visione di quello che possiamo produrre e di quanto tempo è necessario per farlo. In questo modo, ci si può concentrare su quello che porta davvero valore aggiunto all’azienda.
Non dovendo più lavorare in un ambiente caotico, c’è modo di concentrarsi su un compito alla volta pur sapendo di dover riservare tempo per gli imprevisti. Nessun dubbio su cosa dare come prioritario, nessuna necessità di essere multitasking.
Una sola azienda, un solo metodo di lavoro
Standardizzare l’organizzazione consente di comunicare meglio attraverso le competenze. L’utilizzo di una piattaforma comune consente a ogni dipartimento di tenere traccia di commenti e idee: gli sviluppatori danno idee sul prodotto, che vengono poi condivise e al cliente vengono fornite esattamente le caratteristiche che vuole.
Si parla la stessa lingua e si condividono gli stessi metodi: è questo il segreto per una crescita veloce.
di Kilian Bazin, co-founder & CEO at Toucan Toco
