Nelle aziende della grande distribuzione organizzata (GDO) la gestione delle promozioni può rivelarsi davvero complessa, con decine, a volte addirittura centinaia di promozioni da seguire ogni anno, ciascuna con decine e decine di referenze e una scontistica specifica per ogni prodotto… un vero incubo soprattutto per i category manager. Questo processo è, il più delle volte, gestito ancora su fogli Excel, riempiti manualmente e poi scambiati e condivisi via e-mail.
Digitalizzare l’intero processo di pianificazione promozionale potrebbe assicurare benefici sostanziali per i retailer, perché c’è parecchio margine per ottimizzare un flusso documentale ancora in prevalenza discreto e affidato alla pazienza di zelanti segretarie commerciali (cui spesso è affidato l’ingrato compito di inserire manualmente i dati su prodotti, prezzi e scontistiche) e category manager.
Ne sa qualcosa Conad Adriatico, colosso nostrano della GDO, che costruiva il piano promozionale annuale utilizzando diversi fogli Excel predisposti dai category manager, che successivamente venivano assemblati in un unico foglio riepilogativo e caricati sull’ERP. Questo tipo di gestione comportava il rischio elevato di commettere errori – se non addirittura di perdere per strada informazioni anche preziose – e non assicurava quell’omogeneità di gestione che è, invece, fondamentale per garantire la massima efficacia di tutto il processo rispettando le scadenze pianificate.
La società ha quindi deciso di investire in uno strumento che permettesse di gestire in tempo reale (e snellire) i flussi legati alla pianificazione promozionale.
Un flusso organico di dati sempre aggiornati
Oggi i category manager, la direzione commerciale e il marketing di Conad Adriatico lavorano tutti sulla piattaforma condivisa Promoject di Di.Tech, che è
anche integrata con gli altri strumenti aziendali come ERP e CRM. Ogni category manager contribuisce alla stesura del piano promozionale nelle parti di sua competenza e lo può fare in simultanea con i suoi colleghi. La gestione dei workflow di processo definiti consente alla direzione commerciale un controllo continuo e tempestivo dell’avanzamento, del corretto svolgimento e del rispetto dei tempi delle procedure di pianificazione promozionale. La tradizionale separazione e sequenzialità delle attività di marketing è, quindi, superata e tutto il processo è gestito, end-to-end, in tempo reale. Anche l’ufficio responsabile dell’impaginazione e della veste grafica lavora sulla piattaforma ed è in grado di gestire la bozza del volantino in tempo reale e in progress, tagliando così i tempi di invio all’agenzia per la stampa. Inoltre, la dashboard in uso permette di valutare immediatamente l’efficacia promozionale, sia all’interno del medesimo canale che tra canali promozionali differenti.
In questa videopillola, Nicola Frignani, Senior Product Manager di Di.Tech, spiega quali sono i benefici di un sistema completamente digitalizzato di gestione della pianificazione delle promozioni.
Non solo è possibile coordinare in tempo reale tutte le attività delle varie funzioni all’interno di un unico piano operativo, ma si potrà anche dare esecuzione alla strategia promozionale creando un raccordo tra gli strumenti di analisi e segmentazione della clientela e gli strumenti operativi. Inoltre, è possibile integrare digitalmente tutte le informazioni sul prodotto, come immagini, schede tecniche, elenco degli ingredienti… I processi sono ottimizzati e aggiornabili in tempo reale con risparmi stimati che, sottolinea nel video Frignani, arrivano fino al 40% per i tempi di data entry.
Con questo progetto, Di.Tech è arrivata nella rosa dei finalisti dei Digital360 Awards edizione 2017.
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Chi è Conad Adriatico
Conad Adriatico è un’azienda cooperativa della galassia Conad che opera nella grande distribuzione organizzata. Con sede a Monsanpolo del Tronto (AP), vanta 377 punti vendita distribuiti lungo la costa adriatica, dalle Marche (la parte più meridionale, con le province di Ascoli Piceno, Fermo e Macerata) alla Puglia e, dall’altra parte dell’Adriatico, in Albania e Kosovo. Una realtà che ha in organico oltre 4.800 dipendenti e che nel 2016 ha generato un fatturato superiore al miliardo di euro.
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