La redazione, la gestione e la conservazione dei libri sociali possono essere enormemente semplificate grazie ai processi di digitalizzazione. Non si tratta però, come qualcuno potrebbe pensare, solo di snellire le attività che competono ai responsabili e agli utenti di una serie di archivi che, per loro natura, sono in continua espansione. In ballo c’è un vero e proprio cambio di paradigma rispetto ai meccanismi attraverso cui le informazioni custodite vengono messe a disposizione dell’organizzazione e – in caso di audit – delle autorità competenti. A tutto ciò si aggiunge l’opportunità di trasformare i libri sociali obbligatori per legge in un’ulteriore risorsa a vantaggio del business: i dati estratti da ciascun documento possono infatti essere convertiti in insight utili ad affinare i processi decisionali e i flussi documentali.
I benefici della conservazione digitale dei libri sociali sono dunque molti, ed è aspirando a queste nuove funzionalità che le aziende possono intraprendere un percorso di innovazione capace di portare valore a tutti i livelli dell’organizzazione.
Quali sono i libri sociali obbligatori
Prima di entrare nel merito degli strumenti che consentono di rendere digitali i libri sociali, è bene, per evitare qualsiasi fraintendimento, circoscrivere l’ambito di cui si sta parlando. Per definizione, i libri sociali sono i registri all’interno dei quali vengono riportate le informazioni relative alle attività svolte dalla società e alla sua stessa composizione.
Oltre ai libri e alle altre scritture contabili menzionati nell’articolo 2214 del Codice Civile, fulcro della disciplina che ne regola il trattamento, gli articoli 2421 e 2478 (sempre del Codice Civile) prevedono una serie di altri libri obbligatori: dal libro dei soci (ove previsto) a quello delle eventuali obbligazioni, passando per i libri delle adunanze e delle deliberazioni dei vari organi aziendali riuniti in assemblea (incluse le riunioni e le deliberazioni del consiglio di amministrazione, del consiglio di gestione, del collegio sindacale, del comitato per il controllo sulla gestione, del comitato esecutivo e degli obbligazionisti), fino al libro dedicato ad alcuni strumenti finanziari. Rispetto ai casi citati, l’art. 2215-bis del Codice Civile prevede che i libri possano essere redatti e conservati sia in formato cartaceo sia in formato digitale, tramite cioè strumenti informatici.
La digitalizzazione dei libri sociali
L’adozione di una piattaforma digitale per la digitalizzazione dei libri sociali consente innanzitutto di gestire i vari libri facendo a meno della carta e degli archivi fisici, ma elimina anche le operazioni manuali di vidimazione e le delicate attività di stampa sui libri vidimati. Grazie all’apposizione di una firma digitale e della marca temporale sui verbali, i documenti diventano immediatamente probanti e possono essere conservati in modo sicuro, con la garanzia che rimangano integri e protetti nel tempo.
L’introduzione in azienda di una piattaforma informatica per la gestione dei libri sociali implica la cessazione di quelli in formato cartaceo precedentemente in uso, sui quali sarà necessario operare una formale annotazione con l’annullamento delle pagine già vidimate o numerate e ancora in bianco, e l’apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di un suo delegato.
I vantaggi della conservazione digitale dei libri sociali
Un approccio del genere aiuta qualsiasi tipo di organizzazione, dalla Pmi all’impresa di classe enterprise, a ottenere una serie di vantaggi concreti e misurabili. Il primo e più evidente è l’abbattimento dei costi di gestione degli archivi cartacei, a cui si sommano i risparmi determinati dalla riduzione della spesa per i consumabili.
Una gestione completamente digitale degli archivi, inoltre, non è semplicemente più economica, è anche più tracciabile: soprattutto se si adotta una soluzione in cloud in modalità pay-per-use, è possibile essere costantemente al corrente dei costi sostenuti per questo tipo di attività. Elemento a corredo – ma di sempre maggior spessore quando si parla di dematerializzazione – è la diminuzione dell’impatto ambientale delle operazioni aziendali.
Come accennato, però, a giovarsi della digitalizzazione dei libri sociali è più di ogni altra cosa l’agilità organizzativa. Inserendo i LIBRI all’interno di flussi documentali opportunamente orchestrati, la gestione dei libri sociali viene semplificata e resa accessibile anche a utenti non fisicamente presenti in azienda. Con l’affermarsi dello Smart Working e con la sempre maggiore diffusione di assemblee, riunioni e adunanze tenute da remoto in modalità virtuale, il libro sociale digitale rappresenta il complemento ideale per qualsiasi iniziativa concepita e condotta secondo le logiche del lavoro agile.
Infine, c’è da ricordare come anche la digitalizzazione di questi documenti sia essenziale per le imprese che puntano a trasformarsi in data-driven company, organizzazioni cioè che fanno leva sull’analisi dei dati per consentire ai propri decisori di fare scelte sempre più consapevoli e informate.
Come rendere i libri sociali digitali e conservarli a norma di legge: il ruolo del partner
Ai benefici qui evidenziati si aggiunge anche l’aspetto essenziale della compliance normativa: la conservazione digitale dei libri sociali – tipicamente affidata a piattaforme certificate da partner con competenze specialistiche – è compliant by design. Questo significa che le aziende non dovranno più preoccuparsi di predisporre strumenti e procedure ad hoc per assicurarsi che i libri sociali siano conservati a norma di legge: sarà sufficiente utilizzare in maniera corretta l’interfaccia messa a disposizione dalla soluzione di document management fornita dal partner.
Partner che non si limiterà a offrire solo un processo completamente paperless e una soluzione web raggiungibile via browser: il ruolo di un system integrator è infatti indispensabile per comprendere che tipo di esigenze manifesta l’organizzazione e tradurle in una proposta – un’offerta consulenziale ben più estesa di un’implementazione tecnologica – volta a minimizzare l’impatto dei nuovi strumenti sulla user experience della popolazione aziendale, e a massimizzarne i benefici. Studiando le procedure esistenti e concordando insieme ai vari stakeholder la linea d’azione più efficace per portare nella dimensione digitale le attività di conservazione dei libri sociali, il partner diventa quindi un vero e proprio pivot nella complessa partita della digital transformation.
La soluzione di eWitness per la digitalizzazione dei libri sociali
È esattamente ciò che fa eWitness, che nell’ambito della conservazione digitale progetta piattaforme e offre servizi in grado di supportare le aziende, i liberi professionisti e la Pubblica amministrazione nell’innovazione dei processi di business per cogliere pienamente le sfide poste dalla digital transformation. Attraverso la combinazione di soluzioni di identificazione, autenticazione, certificazione e conservazione, integrate con tecnologie di firma elettronica, eWitness ha dato vita a un sistema proprietario capace di conferire pieno valore legale e probatorio ai libri sociali, consentendo una gestione operativa più agile ed efficiente rispetto alla gestione cartacea, garantendo tutti gli aspetti di sicurezza e costituendo un portale documentale di consultazione dei file.
Più nello specifico, la piattaforma web di eWitness:
- abilita la redazione informatica dei verbali costituenti i diversi libri e la sottoscrizione digitale da parte di tutti gli interessati;
- garantisce l’archiviazione ordinata dei verbali e dei libri;
- consente la raccolta della firma del legale rappresentante nei termini stabiliti e l’apposizione della marca temporale (alla base della tenuta digitale del libro);
- è integrata con il sistema di conservazione digitale a norma;
- offre la possibilità, su richiesta, della disponibilità di un ambiente di versioning per la condivisione dei lavori preparatori alla verbalizzazione;
- è nativamente integrata con una piattaforma di governance.
Il sistema di conservazione dei libri sociali nel sistema eWitness, grazie alla presenza di un Notaio in qualità di Pubblico ufficiale che ricopre il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, offre su richiesta anche l’immediata possibilità di creare estratti notarili da tali libri.
