La sicurezza del dato è al centro anche dei processi di stampa, che devono quindi essere conformi al nuovo regolamento Europeo GDPR. La stampa è infatti un tassello di un flusso documentale esteso, dove sfumano i confini fra carta e digitale, e il servizio prevale sul prodotto. Secondo ASSO.IT, l’Associazione italiana dei produttori di sistemi di stampa e di gestione documentale, nel nostro Paese il giro d’affari dei managed print services ha registrato dal 2014 ad oggi un incremento medio annuo addirittura pari al 10%, raggiungendo un valore complessivo ormai prossimo ai 600 milioni di euro. Ne parliamo con Daniela Durante, Services & Solutions Program Manager di Brother, uno dei leader di mercato a livello globale del printing, con una capillare presenza in Italia attraverso una rete capillare di rivenditori.
Who's Who
Daniela Durante
Quali sono i vantaggi che le aziende possono ottenere da un servizio di stampa gestita, oltre al contenimento di costi?
La spinta alla digitalizzazione delle imprese non cancella le loro necessità di stampa. In alcune attività di business le produzioni cartacee continuano a rivestire, infatti, una certa importanza, spronando le aziende a cercare soluzioni sempre più affidabili, in grado di aumentare la produttività degli utenti e contemporaneamente abbattere i costi associati alle infrastrutture di printing. Una voce di spesa capace di assorbire fino al 3% del fatturato.
I servizi di stampa gestita sono nati per soddisfare queste esigenze e garantire, oltre a un maggiore controllo su periferiche e materiali di consumo, anche un migliore governo del ciclo di vita dei documenti, eliminando i classici confini tra carta e digitale.
I servizi di stampa gestita sono in grado di offrire meno costi, più produttività ma anche massima sicurezza.
Come funzionano, in pratica, i servizi?
Brother assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la soluzione integrata Secure Function Lock (Blocco selettivo di sicurezza delle funzionalità), che permette di assegnare ad ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso un’autenticazione con schede di identificazione NFC o Pin. Per prevenire i rischi associati a violazioni di documenti memorizzati sugli hard disk interni alle periferiche, buona parte dei dispositivi Brother non necessita, poi, di dischi fissi per l’esecuzione delle operazioni di stampa, mentre per impedire fughe di informazioni le macchine laser di fascia alta sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza TLS/SSL. Alcune serie di stampanti, infine, sono in grado di bloccare a distanza chiunque acceda al dispositivo tramite la rete, filtrando gli indirizzi IP e sfruttando il controllo di protocolli, che consente agli amministratori di disattivare i protocolli non necessari senza bloccare completamente l’accesso a tutte le funzioni, come FTP o SMTP.
Da poco è entrato in vigore il GDPR, ma poche aziende sanno che riguarda anche i servizi di stampa. Cosa è necessario considerare per essere compliant al regolamento anche da questo punto di vista?
L’arrivo del GDPR rivela l’impatto di una corretta gestione del dato anche in ambito printing. La carta, nonostante i processi di Digital Transformation in atto, rappresenta ancora il centro di tanti processi d’impresa: i sistemi di stampa non sono esclusi dalla normativa ma bensì inclusi come elemento integrante del processo di condivisione dati, e pertanto soggetti a misure di sicurezza idonee.
Tra le misure tecniche e organizzative richieste dal GDPR, vi è infatti la necessità di proteggere i dati personali contro l’elaborazione non autorizzata, perdite e furti accidentali. Pertanto, le organizzazioni devono dimostrare un controllo completo sulla sicurezza delle informazioni al fine di aderire al GDPR. Per essere conformi con i requisiti richiesti, è opportuno implementare alcune misure, quali: proteggere informazioni sensibili presenti nelle infrastrutture di stampa e nei documenti stampati; prevenire la condivisione inavvertita di dati sensibili; avere processi snelli e veloci di rilevamento violazioni e avere processi documentati e tracciati. L’azienda deve quindi assicurarsi che tutte le stampanti e multifunzione collegati in rete siano protetti a livello di dispositivo, documento e utente. Per questo possono essere preziosi i servizi di stampa gestita Brother (MPS): mentre supportano l’azienda nella gestione della propria infrastruttura di stampa, questi possono mantenere alto nel tempo il livello della security, ovvero la resilienza contro i tentativi di hackeraggio, il monitoraggio dell’infrastruttura di stampa, le politiche di sicurezza e la consapevolezza degli utenti.
Qual è la proposta di servizi di stampa gestita rivolta in particolare alle nostre PMI?
Le offerte MPS non sono tutte uguali. La nostra offerta MPS offre controllo dei costi, monitoring dettagliato dei volumi di stampa, consegna dei consumabili, assistenza, supporto tecnico e security printing. Grazie alla sua consulenza strategica, Brother è in grado non solo di migliorare la sicurezza, ma anche di abbattere i costi e aumentare la produttività, identificando la dispersione di risorse e le criticità dei processi di stampa, per fornire una soluzione personalizzata a partire dalle esigenze del cliente. Consulenza, quella di Brother, che parte da una valutazione completa della sicurezza dell’infrastruttura di stampa per identificare eventuali lacune nel parco esistente. Questa fase è indispensabile per comprendere appieno le esigenze aziendali, raccogliere i dati relativi al parco e ai processi documentali, e costruire, passo dopo passo, un’infrastruttura di stampa affidabile e sicura. Sulla base dei dati raccolti durante la prima fase viene sviluppato il progetto implementativo, tenendo presenti le esigenze aziendali e le inefficienze su cui intervenire. In particolare, in questa fase deve essere messo a punto un corretto bilanciamento delle periferiche di stampa, studiandone la giusta collocazione in funzione delle effettive necessità degli utenti.
Come avviene l’implementazione iniziale e quali sono i passi successivi?
L’implementazione delle nuove soluzioni e dei nuovi servizi MPS viene normalmente eseguita minimizzando l’impatto sull’operatività quotidiana per non causarne interruzioni. Il mantenimento dei livelli di servizio prospettati in fase di progettazione viene garantito attraverso una serie di attività di reportistica e monitoraggio, che permettono un controllo costante dei dispositivi. La logica dei servizi di stampa gestita è soprattutto quella di garantire un’ottimizzazione continua degli ambienti di printing, adattando l’offerta alle nuove esigenze che possono nascere all’interno di un’azienda. Questa fase prevede, quindi, una consulenza periodica che prenda in riesame
le soluzioni e i servizi proposti, riformulandoli in funzione di nuove normative, cambiamenti organizzativi e di tutto ciò che può modificare i flussi documentali di una organizzazione.
Per avere processi di stampa, copia e scansione conformi alla GDPR, la soluzione è di affidarsi al Brother Special Solutions Team (SST), un team di esperti di settore in grado di customizzare o creare soluzioni dedicate su specifiche richieste del cliente. L’approccio collaborativo unisce l’esperienza del team di Software Engineers all’esperienza di Business Analyst per costruire la soluzione adatta alle esigenze, le più diverse.
