È innegabile che oggi il Change Management vada di pari passo con la Digital Transformation. Il digitale è la fonte primaria di trasformazione all’interno delle organizzazioni e introdurre la tecnologia senza pensare di cambiare di pari passo abitudini e processi non solo ha poco senso, ma rischia di rivelarsi una scelta controproducente.
A porre l’accento sul rapporto stretto tra Digital Transformation e Change Management è la survey annuale dell’Osservatorio Assochange, che riunisce change manager, consulenti, aziende, università e business school impegnati nei temi di cambiamento: nel 2017 la trasformazione digitale è entrata per la prima volta al terzo posto tra le ragioni del cambiamento sul posto di lavoro, nel 2018 si è posizionata al secondo posto con una percentuale di poco inferiore alla prima classificata e per l’anno in corso di prevede un deciso incremento.
«Oggi non possiamo più permetterci di negare l’evidenza: il Change Management è la chiave del successo dei progetti IT», sottolinea Gianluca Giacchetta, responsabile marketing di Project Informatica, il System Integrator italiano con sede a Stezzano (Bergamo) che quest’anno compirà 30 anni di storia e che da sempre accompagna le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale.
Tecnologia e stategia: il change management secondo Project Informatica
«Il processo di Digital Transformation ha un ruolo centrale nelle organizzazioni del nostro Paese: è la leva per garantire efficienza e competitività. Ma per portare avanti i progetti di innovazione per rendere l’azienda più moderna e competitiva è necessario saper governare il cambiamento. Come? Utilizzando le leve giuste. Da un lato, puntiamo a essere un partner affidabile per le realtà che hanno bisogno di creare, personalizzare e portare avanti progetti nell’ambito dell’Information Technology (IT). Il nostro spettro di azione è molto ampio: si va dalle infrastrutture on premise, cloud, e ibride, alla sicurezza delle informazioni e ai datacenter, fino ad arrivare ai sistemi di mobility e collaboration, alla videosorveglianza, agli applicativi gestionali e alla creazione di siti web. Dall’altro, cerchiamo di essere un punto di riferimento nel percorso strategico di trasformazione dei processi aziendali e organizzativi».
Se è vero, infatti, che oggi la tecnologia è più semplice e con tempi di adozione decisamente ridotti, è altrettanto vero che affinché un progetto di trasformazione digitale abbia un impatto positivo è indispensabile fornire una valida motivazione all’organizzazione per affrontare il cambiamento, solo così l’azienda riuscirà ad avanzare nel percorso di innovazione. «Le aziende faticano a cambiare e questo è tanto più vero quanto più le aziende sono grandi. Bisogna mettere le persone nelle condizioni di comprendere le potenzialità del digitale, per portarle in modo naturale a utilizzarle», ribadisce Gianluca Giacchetta, il cui pensiero non si discosta molto da quello che Gary Hamel, il guru del management, ha detto in occasione dell’ultima edizione del World Business Forum di Milano: «Le organizzazioni non riescono ad affrontare il cambiamento: il change management top down non funziona più. Non sono le persone che fanno fatica a cambiare, sono le organizzazioni».
Formazione e comunicazione leve fondamentali del Change Mangement
Corsi di formazione e iniziative mirate a comunicare a tutti i livelli aziendali il valore delle nuove soluzioni sono alla base di un percorso di Change Management ben congeniato. Pensiamo, ad esempio, al caso in cui un’azienda decida di introdurre Microsoft Office365 come strumento di collaboration e condivisione. Non prevedere delle sessioni in cui si spiegano tutte le funzioni della piattaforma e di Teams, mostrando le potenzialità del lavorare sui file in condivisone sfruttando il Cloud, può portare a non utilizzare al meglio la piattaforma, confinandone l’uso alla sola posta elettronica o ai programmi del “tradizionale” pacchetto Office (word, excel e power point).
Ma non finisce qui, perché un valido supporto per coinvolgere le persone nel percorso di cambiamento arriva dal digitale: email, video e newsletter non solo accelerano il livello di consapevolezza, ma forniscono aggiornamenti costanti sullo stato avanzamento lavori. In alcuni casi, ancora troppo raramente, si fa anche uso di strumenti ideati proprio per aumentare il coinvolgimento attivo e la collaborazione, come dashboard, piattaforme condivise e gamification.
HR e IT al centro del cambiamento
La stretta collaborazione tra HR e IT è un fattore determinante per il successo di un processo di Change Management. Si tratta di un vero e proprio gioco di squadra tra chi ha il compito di favorire il cambiamento di mindset e chi deve rendere più indolore l’adozione delle nuove tecnologie, che diventano parte integrante dei processi, abilitando modalità di lavoro più agili e veloci. In particolare, è nelle fasi di progettazione e implementazione che queste due funzioni lavorano in concerto per disegnare i passaggi da seguire e definire le fasi per introdurre gradualmente le novità in azienda.
