La crisi del costo della vita continua a mettere sotto pressione migliaia di aziende: una buona strategia di analisi delle spese aziendali è ormai fondamentale.
Fare un check regolare dei fondi in uscita è essenziale per assicurarsi che le regole stabilite nelle policy di spesa vengano effettivamente messe in pratica. C’è chi trova l’analisi delle spese più facile di altri: i loro occhi sembrano riconoscere formule nei fogli di calcolo e significato in pile di ricevute accartocciate. Ma, nella maggior parte dei casi, si tratta di un compito disorientante e stressante, motivo per cui il processo di analisi delle spese generali è così spesso trascurato.
La buona notizia è che ci sono tre semplici passaggi da seguire per analizzare le spese e raccogliere interessanti insight, utili a costruire una strategia basata su dati aggiornati:
- Fase 1: visibilità delle spese
- Fase 2: catalogazione dei dati
- Fase 3: analisi dei risultati
1. Visibilità delle spese aziendali
Il primo passo dell’analisi delle spese riguarda la visibilità: se non si ha visibilità sui dati non è possibile analizzarli. In questa fase è consigliabile concentrarsi sulla scoperta di tutto ciò che riguarda il modo in cui le aziende sono abituate a spendere.
Raccolta dei dati
Per analizzare le spese aziendali è necessario sapere dove reperire i dati. A seconda di come sono strutturate le diverse attività, potrebbe essere necessario reperire informazioni da alcuni team a cui è stata assegnata una carta aziendale a cui far riferimento.
Per le piccole imprese, raccogliere i dati potrebbe significare semplicemente aprire una scatola di ricevute nel cassetto della scrivania o fare una ricerca di fatture nella posta in arrivo. Per le grandi imprese, invece, il processo di raccolta dei dati si complica, perché spesso reperire centinaia di vecchie note spese e ricevute fiscali può richiedere settimane.
Grazie a soluzioni per l’automazione della gestione delle spese aziendali, come quella di Soldo, questo step sarà ancora più semplice e richiederà pochissimo tempo: basterà accedere alla dashboard di amministrazione e scaricare i report associati in base al periodo o al team che si vuole analizzare.
Valutare il processo di raccolta dei dati
Prima di procedere con la fase 2, è utile prendersi del tempo per riflettere su quanto sia stato facile (o difficile) reperire i dati. Se questo processo ha richiesto più tempo del previsto, modificare il processo di spesa potrebbe essere un’opportunità in modo che la fase 1 dell’analisi delle spese sia più semplice e veloce per le volte successive.
2. Catalogazione dei dati
Una volta raccolti, i dati necessitano di essere ordinati affinché abbiano un senso compiuto. L’obiettivo in questa fase è quello di diventare sistematici.
La tecnologia è un valido alleato
È qui che la tecnologia entra in gioco a supporto dell’analisi delle spese.
Excel rimane lo strumento più diffuso per la gestione delle spese, ma i fogli di calcolo possono diventare disordinati abbastanza rapidamente e gli errori umani possono passare inosservati.
Una piattaforma di gestione delle spese è una valida alternativa per tenere le spese sotto controllo in modo facile e intuitivo. Grazie a un’app mobile è possibile scattare la foto di una ricevuta direttamente nel momento in cui è stato fatto l’acquisto e i dati della transazione vengono immediatamente registrati e inviati al reparto amministrativo che può dunque verificarne la conformità alla policy di spesa in tempo reale. E poiché la piattaforma di Soldo si integra con i software di contabilità già in uso, non c’è bisogno di impiegare ore a fine mese per rintracciare le ricevute mancanti.
Riordinare gli acquisti in categorie di spesa
Il modo migliore per essere sistematici è organizzare i dati di spesa per categoria. È molto importante ottenere la corretta fase di categorizzazione dell’analisi delle spese. È ancora più importante rendere la categorizzazione una parte centrale della strategia di spesa.
3. Analisi dei risultati
L’analisi è il passaggio finale del processo di analisi delle spese. Rendere visibili le spese e quindi ordinarle in categorie, spesso richiede più tempo che studiarle per modelli e opportunità volte a ottenere un risparmio aziendale. Eseguendo correttamente i passaggi di visualizzazione e categorizzazione, la fase di studio risulta relativamente più semplice.
Ricerca dei modelli e delle tendenze di spesa
Solitamente si inizia con una categoria, ad esempio le spese d’ufficio o di trasferta, e si analizzano i dati correlati con occhi nuovi per notare particolari altrimenti non visibili – le spese effettuate evidenziano una dipendenza da un numero limitato di fornitori? I budget sono allocati correttamente in base alle reali esigenze di spesa di ciascun dipartimento? L’anticipo delle spese da parte dei dipendenti provoca malcontento o una maggiore difficoltà nel reperire le ricevute ogni mese?
Verificare i valori anomali è essenziale. In un’epoca in cui la gestione efficiente delle risorse è fondamentale per la sopravvivenza e la prosperità aziendale, l’adozione di strategie e strumenti avanzati di gestione delle spese è più importante che mai.
Una piattaforma di gestione può fare la differenza nella semplificazione e ottimizzazione dei processi di gestione delle spese aziendali in quanto non solo consente una categorizzazione e visualizzazione semplificata delle spese, ma facilita anche il processo di raccolta dei dati, consentendo un’analisi più approfondita e accurata, il tutto in pochi clic.
