Il tema della fatturazione elettronica estera è attuale e complesso in egual misura. In questo periodo, poi, l’argomento assume particolare rilievo poiché molti Paesi europei stanno introducendo l’obbligo di fatturazione elettronica nel B2B, imponendo a tutte le imprese di adeguarsi, clienti e fornitori inclusi. Guardando al futuro prossimo, nel 2024 l’obbligo entrerà in vigore in Polonia, Francia e Spagna, mentre negli Stati Uniti è in corso un processo di standardizzazione promosso dalla Business Payments Coalition.
La fatturazione elettronica estera diventa quindi un obbligo per molte aziende, ma come spesso accade è anche un’opportunità da non perdere. L’obbligo di fatturazione elettronica imposto da molti legislatori europei ed extra-UE deve infatti spingere le aziende a valutare attentamente i processi adottati fino ad oggi per gestire le relazioni commerciali con i partner esteri, individuando le inevitabili inefficienze legate alla multicanalità in entrata e in uscita e ai processi destrutturati, in cui l’e-mail e le fatture cartacee sono ancora protagoniste. Avendo chiaro lo stato dell’arte, è possibile disegnare una soluzione che sfrutti al meglio i benefici del digitale e dell’automazione, e soprattutto che sia flessibile rispetto alle esigenze di ogni azienda.
Semplificazione, l’esigenza n.1 delle imprese
Tutte le aziende che hanno rapporti continuativi con clienti, fornitori e partner internazionali sentono in modo pressante l’esigenza di semplificare i processi di fatturazione attiva a passiva. Tuttavia, questo concetto si scontra con la complessità di un tema che deve tenere in considerazione numerose variabili, tra cui la normativa fiscale di ogni Paese, i diversi modelli di fatturazione elettronica e le norme tecniche relative a formati, canali di comunicazione e sintassi. Tutto ciò, inoltre, è dinamico per natura, ovvero cambia ed evolve continuamente.
Lorenzo Della Vedova, SAP Competence Center Manager di Siav, sostiene che le aziende, ormai abituate alla fatturazione elettronica italiana e avendola ormai integrata nei propri processi aziendali core, desiderano ottenere la stessa fluidità, integrazione e semplicità gestionale anche per la fatturazione estera, indipendentemente dal Paese o dai Paesi con cui si intrattengono relazioni commerciali.
«Tutte le aziende stanno già gestendo la fatturazione elettronica in Italia – afferma Della Vedova – e chiedono semplicemente un’estensione della medesima pratica verso l’estero. Vogliono adottare strumenti analoghi se non gli stessi, chiedono procedure consolidate e certezza di conformità con il dettato normativo di ogni Paese». In altri termini, le aziende richiedono di poter astrarre dalla complessità tecnica e normativa che governa la materia, così da poter gestire i flussi di fatturazione da e verso l’estero esattamente come quelli interni. Cosa che, giova ripeterlo, è tutt’altro che banale.
Who's Who
Lorenzo Della Vedova
SAP Competence Center Manager di Siav
Gestione end-to-end dell’intero processo e la soluzione Archiflow
L’esigenza di semplificare la fatturazione elettronica internazionale attiva e passiva porta le aziende ad attivare collaborazioni con provider dedicati, che possano offrire esperienza, competenze di dominio e soluzioni tecnologiche adeguate per gestire tutta la complessità che circonda il tema.
Basata sull’Information Service Platform Archiflow, la soluzione Siav si pone un obiettivo ambizioso: gestire tutto il percorso di fatturazione estera attiva e passiva attraverso un’unica soluzione, che peraltro è la stessa che i clienti Siav stanno già adottando per la gestione delle fatture italiane.
La piattaforma si occupa di acquisire e normalizzare i dati in ingresso e in uscita rispettando scrupolosamente le indicazioni normative estere, compresa la traduzione a livello di sintassi e formati e l’impiego dei giusti canali e protocolli di comunicazione. Inoltre, la stessa piattaforma governa tutto il workflow documentale interno, comprese le approvazioni, le firme, la condivisione e l’archiviazione a norma, eliminando completamente l’uso della carta e dell’onnipresente e-mail. La soluzione viene integrata con qualsiasi ERP ed è logicamente personalizzata in funzione delle esigenze del cliente, nonché aggiornata per rispettare le novità normative dei vari Paesi con cui l’azienda ha rapporti commerciali.
Loris Scanferla, Marketing Manager di Siav, ritiene che uno degli elementi di valore della sua azienda sia la capacità di approcciare il tema a 360 gradi, facendo convergere competenze normative e tecnologiche in soluzioni concrete: «in Siav possiamo contare su un Osservatorio Normativo e su competenze tecniche in grado di tradurre le esigenze normative in soluzioni pratiche. A fronte di un’esigenza del nostro Cliente, conosciamo bene sia i vincoli tecnici che quelli normativi, ed abbiamo asset e competenze che ci permettono di rispettarli entrambi».
Who's Who
Loris Scanferla
Marketing Manager di Siav
Nel ciclo attivo, la soluzione progettata da Siav riceve le fatture nel formato nativo dell’ERP e si occupa di normalizzarle, archiviarle e condividerle secondo le modalità previste dalla normativa del Paese di riferimento.
Nel ciclo passivo, Archiflow diventa il punto di convergenza di tutte le fatture in ingresso. Acquisisce i dati da svariati canali e li normalizza, li rende disponibili sulla piattaforma, attiva workflow approvativi interni e li condivide con il sistema gestionale, a beneficio delle divisioni coinvolte. «In questo modo – sottolinea Della Vedova – diamo alle aziende il controllo completo del processo di fatturazione, indipendentemente dal Paese o dai Paesi di riferimento, semplificando un tema nativamente molto complesso. I benefici non riguardano solo la dematerializzazione, che pur conta, ma anche l’eliminazione di tutti i processi destrutturati su cui si è basata per molti anni la fatturazione estera».
La soluzione ideata da Siav soddisfa un bisogno molto rilevante, ma le sue aspirazioni vanno al di là della sola fatturazione. Infatti, proposte come queste mirano a costituire il fondamento di un processo di digitalizzazione più ampio, che abbraccia l’intero ciclo dell’ordine.
