Come ottimizzare la gestione del flusso di cassa e aiutare l’azienda a mantenere una posizione finanziaria solida? È uno dei principali crucci dei CFO, impegnati da sempre non solo a garantire la stabilità di cui ha bisogno il business per operare nel quotidiano, ma anche a migliorare la liquidità dell’organizzazione per supportare la crescita e l’innovazione.
Oggi, però, la sfida è ancora più ardua. In uno scenario macroeconomico caratterizzato da forti fluttuazioni, che a loro volta determinano incertezza e volatilità non soltanto per gli anelli più deboli della catena del valore, riuscire a fare leva su partner affidabili è infatti estremamente difficile. E persino le imprese più robuste, pur avendo margini di profitto, possono inaspettatamente e improvvisamente trovarsi in sofferenza di liquidità. Ecco perché è necessario muoversi con tempestività e abilitare processi end-to-end – dall’onboarding del cliente alla riconciliazione delle fatture, passando per la riscossione dei crediti – che consentano al dipartimento Finance di sviluppare una visione prospettica sulle dinamiche di cassa, così da elaborare e intraprendere azioni correttive in funzione dei risultati che si vogliono ottenere.
Riuscire a sfruttare l’automazione e le tecnologie intelligenti per impostare task e procedure digitali monitorabili in real time è il primo passo da compiere per muoversi nella direzione della massima efficienza.
I vantaggi della riscossione automatizzata dei crediti
Con una soluzione evoluta di collection management, infatti, diventa possibile organizzare e automatizzare la strategia di riscossione in base alle effettive necessità dell’organizzazione e al profilo dei clienti presenti in database. Come? Innanzitutto, mettendo a disposizione degli utenti una to-do list personalizzabile che permetta a ciascun operatore di focalizzarsi sulle attività più rilevanti e urgenti, facendo leva su meccanismi di assegnazione delle priorità preconfigurati dal CFO e orchestrati dalle tecnologie di intelligenza artificiale.
A questo punto, si possono attribuire compiti specifici ai vari utenti, abilitando inoltre sessioni di collaborazione interna volte a risolvere i problemi riscontrati area per area e, in ultima analisi, a recuperare i crediti in tempi progressivamente più brevi. Il tutto viene pianificato, gestito e monitorato attraverso dashboard unificate che evidenziano tutti e soli i KPI che descrivono la situazione in tempo reale, consentendo quindi di modificare la strategia in base alle entrate reali e al DSO (Days Sales Outstanding) desiderato. I cruscotti sono essenziali anche per creare e condividere i documenti di sintesi e i report necessari a far convergere tutti i livelli aziendali – dal top management agli operatori di backoffice – lungo la roadmap designata.
Come funzionano le piattaforme Invoice-to-Cash
Più nello specifico, parliamo di piattaforme Invoice-to-Cash, capaci come suggerisce il nome di integrare gli strumenti utili ad allocare in modo automatico la maggior parte dei pagamenti da riscuotere, da una parte liberando il team dalle operazioni ripetitive, dall’altro permettendo di concentrare gli sforzi sulla risoluzione dei casi più delicati.
Indirettamente e gradualmente, l’adozione di una soluzione Invoice-to-Cash genera impatti significativi anche sulla capacità di prevedere l’evoluzione del flusso di cassa attraverso il miglioramento della gestione della cash allocation abilitata dall’analisi dei dati.
Dati che in un sistema evoluto come quello su cui si innesta una piattaforma Invoice-to-Cash si trovano in un unico repository, facilmente accessibile, e da cui vengono estratti automaticamente con una corrispondenza a tre vie.
I pagamenti senza le rimesse, per esempio, sono allocati dal sistema grazie alle regole di business impostate e verificate dagli algoritmi di machine learning, che col passare del tempo diventano sempre più precisi e rapidi nell’identificazione e nell’estrazione dei dati sulle transazioni.
È sostanzialmente grazie a questo meccanismo che gli utenti possono individuare e validare le eccezioni, suggerite da smart alert tramite interfacce user friendly. Offrendo un ampio margine di personalizzazione, il cruscotto di una soluzione Invoice-to-Cash aiuta tra le altre cose a monitorare con facilità l’assegnazione automatica dei task e le performance relative. Ma è un valido supporto anche per produrre, come accennato, report focalizzati su casi specifici: veri e propri documenti navigabili con indicatori chiari e grafici intuitivi attraverso cui anche utenti privi di skill analitiche avanzate possono comprendere gli insight emersi da ciascuna sessione.
Tutto ciò si rivela essenziale nell’ottica di generare due fattori critici di successo propedeutici al miglioramento del flusso di liquidità: riduzione del DSO e conseguente accelerazione dei ricavi.
L’importanza di tenere sotto controllo il DSO
Ridimensionare il DSO, come tutti sanno, significa ridurre il tempo medio di pagamento delle fatture commerciali. Ma non è sufficiente per ottenere un vero vantaggio nel lungo termine. È necessario conoscerne e prevederne le dinamiche per valutare l’effettiva capacità dell’organizzazione di ricevere i pagamenti entro le scadenze fissate e avere quindi la liquidità attesa.
Dallo studio del DSO deriva infatti una migliore gestione del capitale circolante, da cui dipende a sua volta un cash management efficace, essenziale per incrementare il cash flow e determinare la reale salute dell’azienda.
Il DSO, d’altra parte, è un parametro che dovrebbe essere considerato attentamente non solo dal CFO, ma da tutto il team che si occupa della gestione finanziaria e del ciclo di fatturazione. Ecco perché, per ottenere risultati significativi è necessario sensibilizzare le persone rispetto al tema dalla corretta gestione dei pagamenti. Anche facendo leva, per l’appunto, sul coinvolgimento diretto dei collaboratori attraverso l’adozione di soluzioni unificate e facilmente accessibili.
Come ridurre i rischi e migliorare il flusso di liquidità: un approccio step by step
Mettere a frutto le potenzialità di una piattaforma Invoice-to-Cash e migliorare il flusso di liquidità vuol dire anche utilizzare gli insight generati per rimodulare gli strumenti di risk management in funzione dell’effettivo status dei clienti. Questo presuppone l’introduzione di un nuovo metodo di lavoro nella gestione del ciclo di vita del cliente.
Per tenere sotto controllo il rischio sul credito bisogna innanzitutto rendere sicuro l’onboarding, creando per esempio moduli di richiesta di credito personalizzati e inviandoli via e-mail o tramite link incorporati ai clienti, che accederanno a una scheda disponibile online, compilando i campi con le informazioni richieste, allegando eventuali documenti e firmando il modulo elettronicamente. I dati acquisiti verranno automaticamente trasferiti nel sistema gestionale e messi a disposizione degli operatori. In questo modo, gli analisti del credito potranno avere accesso a tutte le informazioni indispensabili per verificare con regolarità le richieste di approvazione, monitorare le revisioni periodiche del credito e controllare con cognizione di causa gli alert.
Solo maturando una visibilità così estesa su tutti i parametri che caratterizzano l’esposizione del cliente è possibile valutare correttamente lo scenario di rischio e intraprendere tempestivamente azioni decisive per regolare la gestione del credito secondo la situazione.
In un processo delicato come quello del ciclo di fatturazione, però, anche l’ordinaria amministrazione riveste un’enorme importanza. Ecco perché i documenti di vendita dovrebbero essere generati e consegnati secondo le preferenze del cliente, in qualsiasi formato disponibile e nel rispetto del framework normativo, controllando attraverso la dashboard tempi di consegna ed eventuali invii falliti per prevenire ab origine i ritardi nei pagamenti.
Fondamentale, poi, è la gestione delle controversie: per quanto le tecnologie digitali forniscano un apporto insostituibile nel semplificare il lavoro di controllo e contatto, in questo caso la tematica è squisitamente umana. Occorre quindi definire una strategia da applicare in modo flessibile ai vari iter di recupero dei crediti, da indirizzare con obiettivi chiari, caso per caso, e sostanziare con metriche e KPI utili al team e ai loro interlocutori durante il confronto.
Una volta verificato che tutte queste buone pratiche siano state attuate, si tratta di fare selezione, scegliendo all’interno del database solo i rapporti che offrono le maggiori garanzie di solvibilità, indirizzando tempo, risorse e benefit verso i clienti che si rendono disponibili a sedersi a un tavolo per analizzare approfonditamente le situazioni e a collaborare in modo proattivo per risolvere i problemi. Il miglioramento del flusso di liquidità, a questo punto, è assicurato.
