Automatizzare l’attività riconciliazione delle fatture con l’ordine e l’entrata merce fino ad arrivare alla contabilizzazione del documento, per ottimizzare i tempi di conclusione dell’iter amministrativo ed eliminare gli errori. E’ il risultato del progetto realizzato da Poltrona Frau, chiamato Check & Feedback – Contabilizzazione automatica delle fatture (risultato finalista ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Soluzioni B2b e di eSupply Chain) e sviluppato insieme a Top Consult. L‘idea di base era anche quella di valorizzare le competenze delle risorse umane impiegate nel processo, sottraendole a quei task di routine con un basso valore aggiunto per dedicarle invece a quelle attività che richiedono competenza e professionalità.
La soluzione, inoltre, doveva essere indipendente dal gestionale utilizzato affinché future scelte evolutive dell’ERP non impattino sull’automatizzazione del processo.
L’automazione nella gestione documentale
Il progetto ha previsto l’uso della piattaforma documentale TopMedia Social NED, attualmente implementata on-premises.
In dettaglio, il sistema funziona così: la piattaforma documentale riceve le fatture dallo SdI – Sistema di interscambio via web service, le archivia ed estrae le informazioni necessarie per la riconciliazione contabile e la successiva ed eventuale fase di approvazione, indispensabile nel caso il sistema riscontri anomalie.
La Robotic Process Automation (RPA) (unattended, ossia non presidiata, per cui non necessita la presenza di persone che diano informazioni al bot) di TopMedia raffronta in modo automatico le informazioni della fattura con i dati contabili a disposizione (ordine, entrata merce) e restituisce un set di risultati che instraderà il documento alla sua contabilizzazione automatica. Nel caso di errori, avvia il workflow documentale che notifica l’anomalia all’ente aziendale di riferimento (individuato direttamente dal sistema) o all’esterno dell’organizzazione, richiedendo azioni correttive direttamente al fornitore.
I vantaggi generati dal progetto
L’implementazione è stata avviata dopo un’attenta analisi delle esigenze degli utenti della contabilità ed è potuta procedere senza intoppi grazie all’esperienza e alla professionalità del personale di Poltrona Frau.
La stretta e affiatata collaborazione con la business unit Sistemi informativi ha permesso di agire in modo rapido e proficuo, con tempi di realizzazione davvero brevi (20 giorni di attività distribuiti in un lasso temporale di circa due mesi) e quindi costi contenuti, ottenendo un ROI elevato.
L’RPA relativo al ciclo passivo di Poltrona Frau ha consentito l’abbattimento dei tempi di contabilizzazione e dei margini di errore, tutto a beneficio di quelle attività che richiedono invece la professionalità e la creatività degli impiegati e comunque possono rivolgere l’attenzione a quelle operazioni contabili e finanziarie complesse che richiedono la loro competenza.
