«Abbiamo guadagnato tantissimo in efficienza: in precedenza per elaborare i nostri report dovevamo raccogliere i dati da una miriade di file Excel sparsi in tutta la rete aziendale, raccoglierli e consolidarli in altri file Excel. Con il mio team impiegavamo anche l’80% del tempo per quest’attività, che per report importanti come il trimestrale richiedeva anche una settimana». Così Michele Cavallo Marincola, Head of Funds Planning di IDeA Fimit, spiega in sintesi il salto di qualità nei processi di pianificazione e budgeting dopo l’adozione di una soluzione in Cloud.
Pur riguardando un processo specifico, il percorso affrontato da IDeA Fimit è piuttosto “classico”: partire da una gestione dei dati totalmente su Excel, per arrivare a un processo integrato, basato su soluzioni software di riferimento, in questo caso in Cloud, come succede sempre più spesso nelle funzioni AFC (amministrazione, finanza e controllo) aziendali.
«IDeA Fimit fa parte del Gruppo De Agostini, ed è una SGR (società di gestione di risparmio), specializzata sul Real Estate Asset Management, cioè sui fondi immobiliari, con un portafoglio di 39 fondi di cui 5 quotati nel segmento MIV di Borsa Italiana, e un totale di attivo gestito di 8 miliardi circa», precisa Cavallo Marincola.
Il portafoglio comprende immobili in tutta Italia, soprattutto edifici storici e di pregio con destinazione uffici, per esempio il Palazzo della Rinascente in piazza Duomo e quello dell’Informazione a Milano, o la sede Eni a Roma-Eur. «Raccogliamo fondi da investitori per lo più istituzionali e li investiamo con orizzonti di lungo periodo – 20/25 anni – operando acquisti, ristrutturazioni e altre operazioni di valorizzazione, affitti, vendite: insomma attività di gestione immobiliare complessa e capital intensive, trattandosi di palazzi di pregio».
In questo contesto l’informatizzazione del processo di budgeting ha valenza strategica, continua Cavallo Marincola: rientra in una direttiva generale del top management di digitalizzazione dei principali processi. «Il project management in questo caso è stato affidato al CFO, cioè all’area Finance, il cui forte impegno è stato un fattore critico di successo, ma il budget era in capo all’IT, il cui ruolo è stato cruciale e collaborativo, sia nella traduzione in specifiche tecniche delle esigenze del mio team, sia nell’integrazione della soluzione Cloud con il resto dei sistemi informativi, che tra l’altro ha comportato alcune modifiche nel sistema ERP».
Scendendo nel dettaglio del progetto, ogni fondo immobiliare in IDeA Fimit è gestito in base a business plan soggetti a pianificazione e budgeting, attività di cui si occupa appunto il team di Cavallo Marincola.
«È un business molto complesso che cresce velocemente in un momento di mercato abbastanza turbolento. Prima, come ho
detto, gestivamo ogni fondo con un file Excel, e altri file Excel servivano per il consolidamento, ma a un certo punto la crescita aziendale ha reso il tutto molto complicato. C’era un problema di tempi lunghi per reperire informazioni e “costruire” il dato. E anche di affidabilità del dato stesso, perché erano fogli Excel molto grandi, articolati, con tante formule e collegamenti, creati per copie e aggiunte, con rischi rilevanti di dimenticare qualcosa o introdurre errori». Problemi quindi molto critici, in un business dove il processo di planning e budgeting produce dati e report per il management, ma anche per le presentazioni a investitori e azionisti, e per i controlli di Banca d’Italia, Consob e altri organi di vigilanza.
Per il progetto si è costituito un gruppo di lavoro misto, con consulenti di Reply Consulting, guidati dal Senior Manager Business Unit BPM Simone Scagliarini, e persone del team Planning di IDeA Fimit. Si è quindi cominciato con un’analisi del processo “as is” e delle tecnologie a supporto (i modelli su Excel e l’ERP aziendale), per capire come riprodurlo nella nuova soluzione – che è Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS), parte della suite Oracle EPM Cloud – migliorandolo e rendendolo più efficiente.
«La soluzione in Cloud ha aiutato sia la rapidità della delivery, sia il change management, perché essendo l’erede di soluzioni Hyperion e Oracle con una forte e consolidata integrazione con Excel, ha consentito di “riutilizzare” l’Excel preesistente, anche se solo come front-end, perché tutte le logiche e l’elaborazione sono centralizzate in Cloud – sottolinea Scagliarini -. Quindi non cambia la user experience dei Fund Manager, che lavorano sull’interfaccia a cui sono abituati, ma dietro c’è un altro mondo: al posto di un file per ogni fondo come prima, c’è un sistema che può fornire una visione d’insieme (o di dettaglio) con un semplice clic».
A questo punto il progetto si può dire realizzato. «La fase di analisi è iniziata a settembre 2015, poi abbiamo costruito il modello, e verso aprile l’abbiamo testato chiudendo il primo business plan con il nuovo sistema, continuando quindi ad affinarlo con i business plan seguenti». Tempi quindi più lunghi di una classica implementazione Cloud, perché si è reso necessario modificare la contabilità nel sistema ERP per allinearla al nuovo orizzonte mensile dei business plan (prima trimestrale).
L’idea ora è proseguire con altri sviluppi, per esempio di collaborazione: «Oggi in un workflow approvativo si può spiegare con commenti per esempio la presenza di un dato o il motivo della bocciatura di un budget. Una vera collaboration non c’è ancora, ma nella piattaforma ci sono gli strumenti adatti, quindi è uno dei possibili sviluppi», spiega Scagliarini.
Il bilancio della soluzione Cloud è comunque già ampiamente positivo. «Il beneficio più evidente come detto è la velocità di recupero dei dati – spiega Cavallo Marincola -. Oggi sono tutti raccolti in un repository in Cloud; per avere in mezz’ora quelli che servono basta settare le giuste dimensioni con Smart View, un’integrazione sul front-end Excel dell’applicazione Cloud. Oggi abbiamo molto più tempo per attività a maggior valore aggiunto, come ideare nuovi report e fare analisi più approfondite».
Il repository in Cloud poi garantisce anche l’affidabilità del dato: «Non c’è più il rischio che qualcuno, anche per sbaglio, introduca un dato o una formula errata». Altro vantaggio è il controllo del workflow: «Per lavorare sul nuovo sistema devo inserire username e password e ogni attività viene tracciata, mentre con Excel è facile cambiare un valore o una formula senza che nessuno se ne accorga. Un quarto beneficio è la velocità dei passaggi dal livello micro a quello macro: grazie al drill-down in tempi rapidissimi posso passare dal totale del portafoglio gestito al singolo inquilino».
Quanto alle criticità, conclude Cavallo Marincola, la principale è stata il cambiamento culturale che il nuovo sistema ha richiesto, nel team di planning e in azienda. «Innanzitutto questo è stato il primo progetto Cloud in IDeA Fimit: una sfida importante, anche per la particolare sensibilità sulla sicurezza dei dati di questo settore». Poi c’è una componente di resistenza legata al timore di perdere delle attività o addirittura il posto di lavoro: «Va gestita e richiede tempo, per far capire che il sistema eliminerà o si assumerà attività ripetitive e di basso livello, lasciando alle persone più tempo per quelle ad alto valore aggiunto». E poi c’è un aspetto più tecnico. «Il timore di rinunciare a Excel, strumento con cui molti di noi – me compreso – hanno sempre lavorato. Per questo nel change management è stato decisivo rendere disponibili tutte le funzionalità del nuovo sistema anche attraverso un “front-end Excel”, comprese quelle per coordinare i processi e tracciare le azioni».
