«Ci confrontiamo ogni giorno con aziende italiane con fatturati fino a 300-400 milioni di euro: manca una cultura della pianificazione finanziaria nelle PMI italiane. Specie nelle imprese più piccole, si tende a confondere la finanza strategica con la gestione di cassa di breve periodo (fino a 60-90 giorni). E anche quando si percepisce il valore di simulazioni sul lungo termine, troppo spesso ci si affida al foglio elettronico, con tutti i rischi che ciò comporta».
Le parole di Marco Turani, Channel Director di 4 Planning, specialista di soluzioni software per la pianificazione economico-finanziaria, evidenziano un problema particolarmente evidente nelle PMI. Ma che è stato vissuto, prima o poi, da chiunque lavori in area Finance si è imbattuto in problemi legati all’uso dei fogli di calcolo per la pianificazione finanziaria. Qualche esempio? Dati che non si sommano correttamente. Dipendenti che “maneggiano” ognuno a suo modo quegli stessi dati. Incapacità di fare previsioni accurate oltre i tre mesi. Impossibilità di capire da dove scaturisce un numero. O di lavorare insieme su un unico documento sempre aggiornato.
Insomma l’uso dei fogli di calcolo per la pianificazione finanziaria costa molto in termini di tempi, errori, e spreco di risorse dedicabili ad attività a maggior valore aggiunto. Ma continua a essere molto diffuso in Italia, soprattutto nelle piccole e medie imprese. 4 Planning ha sintetizzato alcuni consigli per le PMI alle prese con la pianificazione finanziaria, introdotti dai quattro principali difetti dei fogli di calcolo.
Pianificazione finanziaria nelle PMI: perché evitare i fogli di calcolo
1. Il foglio di calcolo è una soluzione di produttività individuale. Negli usi di gruppo, il rischio che esistano più versioni dello stesso file è altissimo. Non è quindi raro che, a domanda specifica, team diversi abbiano dati diversi. Inoltre, ogni volta che più utenti lavorano su un proprio foglio di calcolo, unificarli per ottenere risultati consolidati è un’impresa in termini di tempo e di standardizzazione dei criteri. La situazione si complica ulteriormente quando l’ideatore del foglio di calcolo lascia l‘azienda.
2. I dati non sono aggiornati automaticamente. Il foglio di calcolo è difficilmente integrabile con sistemi terzi come database o software gestionali: i numeri originari dovranno essere prelevati e aggiornati manualmente dall’utente con tutto ciò che una gestione umana comporta in termini di possibilità di errore.
3. Il foglio di calcolo ha limiti di memoria e di dimensione. E quindi anche un limite alla quantità di dati che possono essere inseriti in un singolo foglio, e cali di performance (rallentamenti) sempre più onerosi man mano che ci si avvicina a tale limite.
4. Il foglio di calcolo non tiene traccia delle modifiche apportate ai dati. Quindi non permette di conoscerne la ragione e la storia, rendendo complicata la revisione contabile e l’individuazione degli eventuali errori.
Dato il complesso quadro economico attuale, anche le piccole e medie imprese hanno necessità di creare scenari di simulazione finanziari e di analizzare i dati in profondità. Per questo, la pianificazione economico-finanziaria-patrimoniale a medio e lungo termine è un’attività chiave e deve essere affrontata con strumenti adeguati.
Pianificazione finanziaria nelle PMI: i 4 obiettivi
L’adozione di una soluzione di pianificazione finanziaria secondo 4 Planning deve avere quattro obiettivi:
· la definizione di un modello di pianificazione;
· l’accentramento delle informazioni in un database;
· la strutturazione dei modelli di reporting e dashboard;
· il controllo del processo di pianificazione.
La definizione di un modello di pianificazione consiste nell’individuazione delle grandezze e delle regole che caratterizzano la pianificazione stessa. Si tratta di individuare tutte quelle informazioni vitali per una buona pianificazione: sul backend gestionale, nel budget, in tesoreria. Tutte queste informazioni, opportunamente strutturate e rielaborate, consentiranno poi la definizione di tutti i report e dashboard tra cui cash flow diretto, rendiconto finanziario indiretto e PFN, fonti impieghi, conto economico, stato patrimoniale, rating.
L’accentramento delle informazioni in un database aumenta il livello di sicurezza e affidabilità dei dati. Anche il loro mantenimento sarà più accurato e sicuro. L’accesso sarà infatti controllato, la loro alimentazione da sistemi esterni sarà automatizzata e non ci sarà più la necessità, come capita spesso con i fogli elettronici, di duplicazione di informazioni e schemi di elaborazione. Inoltre la disponibilità di informazioni accentrate consente di unificare le regole di pianificazione e realizzare report con elevata profondità senza dover procedere a collegamenti tra file.
La strutturazione dei modelli di reporting e dashboard è tipicamente basata su un estrattore di informazioni che consente di definire le dimensioni, i valori, le gerarchie, etc. Nelle soluzioni più evolute, i report sono completamente personalizzabili ed esportabili in sistemi di produttività individuale (BI o foglio elettronico).
La convivenza tra modelli di reporting strutturati e libertà di esportare dati in Excel o BI permette di dialogare con qualsiasi sistema o entità del gruppo, di colloquiare con la casa madre o con filiali, magari ubicate all’estero e dotate di altre soluzioni informatiche. I report permettono la navigazione nei dati, con il drill-down/drill-up lungo le gerarchie per arrivare a capire come un dato è stato creato, quali movimenti contabili concorrono alla sua creazione e quali l’hanno generato. Soluzioni di questo tipo possono sembrare più onerose soprattutto nella fase iniziale del progetto, ma i benefici sono evidenti in fase di generazione automatica dei report, delle simulazioni e di nuovi scenari di pianificazione.
Infine il controllo del processo di pianificazione consente all’azienda di prendere decisioni più affidabili perché basate su informazioni più complete e dettagliate, ma soprattutto “certificate”. Allo stesso modo, un processo di pianificazione gestito in modo efficiente libera il CFO/responsabile finanziario da incombenze operative di “bassa manovalanza” e gli permette di concentrarsi su analisi più approfondite, migliorare la capacità di previsione e preparare piani strategici in minor tempo.
