Il Cloud Computing, e in particolare le applicazioni software-as-a-service per la funzione Finance, offre potenziali benefici di cui si parla ormai da anni, tra cui eliminazione degli investimenti iniziali, flessibilità d’accesso alle capacità hardware e software, continuo aggiornamento. Ma per un grande gruppo, fortemente strutturato e composto da oltre 100 società (tra controllate e collegate), una delle più grandi opportunità introdotte dal Cloud è quella di poter fare liberamente test, progetti pilota e proof-of-concept su singole sue parti con costi e rischi bassissimi.
Questa la “morale” del caso di una società di medie dimensioni (80 milioni di fatturato) del Gruppo Ferrovie dello Stato , che ha adottato una soluzione appunto in Cloud per il processo di pianificazione e controllo finanziario. Caso raccontato recentemente all’evento “Smart Finance in the Cloud” presso KPMG a Milano da Donato Pastore, responsabile Procedure e Sistemi di Gruppo della Direzione Centrale Amministrazione Bilancio e Fiscale di Ferrovie dello Stato Italiane.
Il Gruppo FS, ha spiegato Pastore, conta appunto più di 100 società – di cui la maggior parte con base in Italia – in quattro aree: Trasporto (66% dei ricavi), Infrastruttura (25%), Servizi Immobiliari e Altri servizi di supporto (restante 9%). Nel 2016 ha realizzato ricavi per circa 9 miliardi di euro, con un Ebitda di 2,3 miliardi, un Ebit di circa 900 milioni e un Risultato netto di quasi 800 milioni di euro.
Il personale del Gruppo FS è di circa 69.000 unità, di cui poco più di 700 sono manager, a valle di un percorso di forte risanamento e rilancio – nel 2009 i dipendenti erano 87mila – avviato dal 2007 durante il quale, tra l’altro, sono stati avviati (2008) i servizi di trasporto – e gestione della rete – ad Alta Velocità.
Sistemi informativi tra centralizzazione e autonomia: il modello “Gaia”
Nell’ambito Finance (qui la nostra intervista al CFO di Gruppo FS, Roberto Mannozzi), continua Pastore, in tale periodo il Gruppo, fra l’altro, ha introdotto volontariamente il “Dirigente preposto” alla redazione dei documenti contabili (2007), è passato ai principi contabili IAS/IFRS (2010), ha avviato le prime emissioni di prestiti obbligazionari quotati sui mercati UE (2013), soprattutto per finanziare l’acquisto dei treni ETR 1000, e nel 2015 ha intrapreso i primi passi, su indicazione dell’azionista MEF (Ministero dell’Economia), di un percorso di avvicinamento a una possibile quotazione in Borsa.
«Intanto, nei sistemi informativi in area amministrazione-controllo-finanza, il Gruppo ha adottato il modello “gestione amministrativa integrata” (Gaia), che prevede a livello capogruppo la gestione centralizzata delle regole e anagrafiche principali (piano dei conti, clienti/fornitori, ecc), tramite un sistema SAP di gruppo, e a livello societario una certa autonomia nella parametrizzazione dei moduli di business sui sistemi SAP proprietari (societari)».e
In pratica ciascuna società ha un suo sistema SAP, e a livello centrale c’è un SAP Solution Manager che distribuisce programmi e customizing, e un SAP MDM (Master Data Management) che appunto unifica le anagrafiche tra cui piano conti, clienti e fornitori.
A un livello superiore c’è poi Oracle Financial Management (HFM) per il consolidamento civilistico e gestionale e il budgeting, e sopra ancora SAP Disclosure Management per la redazione della relazione finanziaria. Il tutto gestito in outsourcing da Almaviva, in quello che Pastore definisce una sorta di “cloud privato”, visto che buona parte dell’infrastruttura non è di proprietà del Gruppo FS.
Scendendo in dettaglio sull’area pianificazione e controllo, qui il quadro è meno strutturato perché il Gruppo FS ha definito un modello dimensionale univoco a livello di Capogruppo (per esempio processo e funzione), mentre a livello societario è concessa autonomia sia sulla scelta del modello (che comunque deve garantire l’alimentazione dei dati economico-finanziari al modello di gruppo), sia sulla scelta dell’applicativo a supporto.
I punti di attenzione: disponibilità di banda larga e gestione delle interfacce
«In tale scenario, nel 2016 una società medio piccola del Gruppo (con fatturato come accennato di circa 80 milioni, ndr) ha implementato Oracle Planning in Cloud (altri utenti italiani di cui abbiamo raccontato sono Amplifon e Idea Fimit) per gestire appunto il processo di pianificazione e controllo, e cioè: budget economico, area commerciale (definizione dei ricavi per cliente con relativa alimentazione dell’applicazione di Conto Economico), area costo lavoro (con relativa alimentazione dell’applicazione di Conto Economico), area costruzioni (pianificazione delle commesse), reporting, e interfacce. È previsto infatti un flusso dati da SAP verso Planning per i dati di consuntivo e da Planning verso Oracle HFM della Capogruppo per il consolidamento dei dati di budget e forecast».
Il progetto, continua Pastore, è durato circa 3 mesi e l’applicazione ha circa 15 utenti. «Come punti di attenzione segnalerei la necessità di una certa disponibilità di banda larga, specialmente per manutenzione applicativa e trasferimenti di grandi volumi di dati, che in Italia non si può dare per scontata, soprattutto in alcune zone. E poi la gestione delle interfacce, più complessa di un’installazione totalmente interna appunto perché la comunicazione avviene tra luoghi fisici e soggetti diversi. Inoltre occorre valutare molto attentamente la reale necessità di customizzazioni».
I vantaggi riscontrati invece sono quelli classici del software-as-a-service: «Riduzione dei tempi di sviluppo (non c’è una fase di progettazione ambienti e installazione software), continuo aggiornamento del sistema senza l’impegno di strutture IT interne, capacità di elaborazione – e relativa flessibilità e scalabilità – che se sviluppata all’interno avrebbe richiesto costosi investimenti in infrastrutture e personale, e grande velocità di implementazione».
Il vero rischio del Public Cloud
Inoltre, come anticipato, un notevole beneficio, per un Gruppo grande e strutturato come FS, «è l’opportunità di “fare palestra” con progetti pilota a costi bassissimi. Un’altra società del gruppo, in Francia, ha per esempio appena implementato Oracle Cloud ERP. È difficile però pensare di estendere questo approccio anche alle società più grandi del Gruppo che hanno tantissime personalizzazioni nei loro sistemi».
Quanto alla sicurezza, conclude Pastore, il rischio del Public Cloud non riguarda tanto i luoghi dove risiedono i server e le policy di protezione dei Cloud provider («in generale chi lavora con i data center per mestiere sicuramente lo fa meglio delle singole aziende») ma il fatto che la probabilità di un attacco hacker è più forte verso i grandi data center dei Cloud provider che verso le singole aziende. «Se per esempio attaccano uno di questi data center per rubare dati di carte di credito, come “effetto collaterale” possono violare anche i server dove è gestita la posta elettronica di un’azienda».
