Anche sul mercato italiano ormai l’offerta di applicazioni cloud per l’area AFC (Amministrazione, Finanza e Controllo) è matura. Molte realtà italiane sono già partite su singoli processi, primo di tutti il Planning & Budgeting, in cui i vantaggi del cloud rispetto alla situazione di partenza (che spesso è la faticosa e complessa condivisione di grandi file Excel) sono particolarmente evidenti.
Una di queste realtà è Amplifon, tipico esempio di multinazionale italiana che ha saputo affermarsi a livello mondiale in un mercato molto specifico, e che oggi opera in 22 paesi con circa 5mila negozi e sedi, e 10mila persone tra dipendenti, agenti e franchisee, per un fatturato di circa 1,1 miliardi di euro.
«Gli specialisti nei negozi Amplifon effettuano test dell’udito, e in caso di effettive carenze, aiutano il cliente a trovare l’apparecchio acustico più adatto tra le offerte dei principali produttori mondiali», ci spiega Ugo Giorcelli, Chief Financial Officer di Amplifon. Il prodotto scelto viene poi personalizzato, con una messa a punto graduale in funzione della perdita uditiva del soggetto («una fase piuttosto complessa: negli apparecchi più sofisticati ci sono circa 300 possibili setting»). Per tutto questo, Amplifon si considera più un fornitore di servizi sugli apparecchi acustici che un mero rivenditore.
I suoi sistemi informativi si incentrano sulla piattaforma ERP (JDEdwards di Oracle), integrata con il front office (gestione dei negozi, sviluppata internamente e ora in cloud), che comprende la rilevazione dei dati anagrafici e audiometrici del cliente – sia a fini di fatturazione, sia di configurazione degli apparecchi, sia di profilazione a fini di marketing – e la gestione del magazzino, perché i prodotti sono gestiti fisicamente da Amplifon, comprese tutte le fasi di riparazioni e resi.
“Sopra” l’ERP c’è poi un sistema di consolidamento finanziario (Oracle HFM), che “integra” tutti i paesi dove Amplifon opera: anche quelli che non giustificano, per le ridotte dimensioni del business, l’uso dell’ERP centrale, e hanno soluzioni più “leggere”.
Il cuore del sistema informativo Amplifon, continua Giorcelli, è in “private cloud”: «Per molto tempo gli ERP giravano su AS 400 proprietari, poi l’azienda ha delegato completamente scelte e gestione dell’hardware a un outsourcer, British Telecom. Una scelta che garantisce flessibilità e scalabilità nella crescita, fondamentali per Amplifon, che si sta espandendo rapidamente per acquisizioni, e negli ultimi 5 anni ha raddoppiato il numero di negozi».
Scalabilità e delega delle complessità dell’hardware, sottolinea Giorcelli, sono appunto i benefici del “private cloud” riscontrati effettivamente da Amplifon. Lo stesso non si può dire di un altro vantaggio molto pubblicizzato: la riduzione dei costi. «Riguardando i conti anno per anno, emerge un certo effetto di “limatura dei picchi” ma non si percepisce un vero risparmio. Probabilmente l’azienda avrebbe dovuto fare degli upgrade di hardware non calibrati sulla necessità immediata, cioè con incrementi lineari proporzionali alla crescita, ma già prevedendo le esigenze più alte degli anni successivi».
«Partendo adesso, aveva senso solo una soluzione Public Cloud»
Venendo nello specifico all’area Finance, «dal dato elementare catturato in negozio al ciclo attivo e passivo, quindi fatturazione, contabilità generale, payroll, tutto è nella piattaforma ERP». Quanto al Planning e Budgeting, «per la produzione del budget vengono usati grandi e complessi fogli Excel, ma quando il budget è stato definito e approvato, viene caricato nell’ERP e nel sistema di consolidamento». Ora però il processo cambierà profondamente: «Partendo adesso, aveva senso solo una soluzione in Public Cloud: un’altra scelta sarebbe stata anacronistica». Dopo la software selection, che ha portato a scegliere Oracle PBCS (Planning and Budgeting Cloud Service), ora è in corso il “tailoring” dell’applicazione, «con l’obiettivo di partire dal primo trimestre 2017 con il forecasting e il “rolling budget”, e poi da luglio 2017 con la vera e propria definizione del budget 2018 nella nuova applicazione».
Applicazione che avrà una cinquantina di utenti primari, anche se in un secondo tempo potrebbe essere ampliata per permettere a ogni dipartimento di fare il proprio budget al suo interno, spiega Giorcelli. In futuro poi il ricorso al Public Cloud potrebbe poi anche estendersi allo stesso ERP, «anche se Amplifon non farà questo passaggio fino a quando non deciderà anche di fare un upgrade di versione di JDE».
«La tecnologia permette oggi di vedere le vendite realizzate ieri in tutto il mondo»
Tornando al Planning & Budgeting, una valutazione dei benefici del nuovo applicativo cloud è ovviamente prematuro. «Tenendo conto che il quadro di partenza si basa su Excel, sicuramente ci saranno risparmi di tempo e riduzioni di complessità, e un notevole progresso in termini di gestione del rischio e agilità della produzione del dato. Per ora è impossibile andare più in dettaglio, anche perché non abbiamo situazioni simili con cui fare confronti».
La gestione del progetto è primariamente dell’IT che, sottolinea Giorcelli, negli ultimi anni in Amplifon ha assunto un ruolo più strategico: «10 anni fa era a riporto del CFO, ora riferisce direttamente all’amministratore delegato». Sul versante Finance, il progetto è stato sponsorizzato soprattutto dal controller, che è il principale utente del sistema di Planning e Budgeting. «Il mio ruolo come CFO è stato di fornire una visione d’insieme, e di integrare nel modo più organico questa nuova applicazione entro il sistema Amplifon: in prima battuta erano state proposte soluzioni diverse, che promettevano migliori performance e flessibilità, ma d’accordo con l’IT abbiamo preferito una soluzione che già “si parla” con l’ERP e il sistema di consolidamento, e che in caso di problemi consente di rivolgersi allo stesso fornitore».
Infine abbiamo chiesto a Giorcelli un parere sull’impatto della trasformazione digitale sul ruolo del CFO. «Il principale cambiamento che vedo è la capacità di raccogliere informazioni in maniera molto più tempestiva, e quindi di prendere decisioni praticamente in real time. Una tecnologia molto più robusta, integrata e pervasiva ci sta permettendo per esempio di vedere oggi le vendite realizzate ieri in ogni parte del mondo, dalla Nuova Zelanda al Canada. Nel Finance oggi si può realizzare una chiusura completa – P&L, balance sheet, cash flow – entro l’ottavo giorno lavorativo. Una chiusura vera, con tutti i numeri “actual”, e pochissimi dati stimati da aggiustare in un secondo tempo: questo soltanto 10 anni fa non era neanche pensabile».
