La gestione della contabilità clienti (Accounts Receivable – AR) è un processo nevralgico che non può permettersi errori. In uno scenario nel quale, in media, un terzo del capitale circolante delle organizzazioni è impegnato proprio su questo fronte, assicurarsi che i movimenti finanziari tra l’azienda e i suoi clienti avvengano senza errori, intoppi ed esposizioni al rischio è cruciale per garantire la solidità e il progresso del business.
Eppure, sulla contabilità clienti incombe costantemente il peso delle inefficienze. Intriso di procedure ripetitive e minuziose che richiedono alti livelli di attenzione e manualità, il processo non di rado si popola di errori, trascuratezze, omissioni e ritardi che rischiano di compromettere la disponibilità finanziaria, l’immagine e i rapporti chiave dell’azienda.
L’antidoto a questo quadro a tinte fosche risiede in un mix di ingredienti che devono essere sapientemente dosati: dall’adozione di software di automazione avanzati alla definizione di procedure chiare. Con un occhio sempre puntato sulle potenzialità delle tecnologie più evolute: Intelligenza Artificiale in primis.
Cresce la fiducia dei CFO nell’AI ma la strada è ancora lunga
Non è un segreto che, soprattutto per la funzione AFC, oggi le possibilità applicative delle tecnologie di frontiera siano numerose e vastissime. Solo per restare nel campo dell’AI, la fiducia in essa riposta dai decision maker finanziari delle organizzazioni più evolute è indiscutibile.
La “Survey CFO 2024” realizzata da Salone d’Impresa, a tal proposito, evidenzia come i CFO italiani siano per molti aspetti ancora in ritardo nell’uso di tecnologie e software di ultima generazione. Della platea considerata, infatti, solo il 39,7% ha a disposizione un budget per la Digital Transformation: ciò incide sull’utilizzo di strumenti innovativi come l’AI, che è considerata nel piano strategico solo dal 34,2% degli intervistati, mentre il 58,2% non prevede di farne uso. Solo il 21,5% infatti ha sviluppato soluzioni che utilizzino l’Artificial Intelligence: di questi, solo il 20% nell’Amministrazione, Finanza e Controllo. E se in generale il 62,8% degli intervistati ritiene che l’uso dell’IA sarà di aiuto per il proprio lavoro, solo il 14,1% possiede al momento un budget ad hoc.
Gestione contabilità clienti: le 7 caratteristiche di una soluzione vincente
In questa dicotomia che, di fatto, lascia ancora spazio a strumenti di gestione finanziaria obsoleti e superati (Excel in primis), la contabilità clienti si conferma intanto come uno dei campi da gioco più promettenti nell’era della Digital Transformation pervasiva. Su di essa oggi la tecnologia riversa tutto il suo potenziale innovativo, grazie a soluzioni capaci da un lato di automatizzare i processi e dall’altro di accelerare gli incassi, ma anche di favorire le riconciliazioni, ottimizzare il data entry, analizzare i rischi e formulare previsioni, con tutto il carico di benefici che ne derivano. Il nodo è, dunque, saper intercettare, nel ventaglio di proposte, la piattaforma più efficace sull’insieme di questi fronti. Ecco, quindi, le caratteristiche che non possono mancare a una soluzione moderna e di successo.
1. Intelligente e automatizzata
L’automazione guidata dalle tecnologie più evolute e dall’Intelligenza Artificiale offre numerosi benefici alla gestione della contabilità clienti. Davanti a errori, rallentamenti e perdite di produttività che possono danneggiare la salute finanziaria dell’azienda, le potenzialità RPA (Robotic Process Automation), OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e, in particolare, dell’AI (apprendimento automatico, apprendimento profondo ed elaborazione del linguaggio naturale) cambiano letteralmente la vita dei team AR: semplificano le attività quotidiane, liberano tempo e migliorano la visibilità sui dati.
Le soluzioni smart consentono di processare automaticamente estratti conto bancari, avvisi di pagamento e file relativi ai saldi, eliminando gli incassi non assegnati, prevenendo ritardi e aggiornando i conti dei clienti in velocità. Tutto ciò riduce i carichi di lavoro manuali e incrementa l’efficienza operativa. Inoltre, le soluzioni automatizzate permettono di eliminare gli sforzi e gli errori inutili, eseguendo rapidamente l’allocazione e la riconciliazione nell’ERP per mantenere la chiarezza dei conti.
Il risultato finale è un processo che evita le difficoltà di seguire i clienti in modo tempestivo, tenere sotto controllo i ritardi di pagamento, mantenere la conformità con le politiche di credito e le strategie di incasso, ottenere visibilità sulle prestazioni di incasso e sulla situazione dei clienti.
2. A prova di rischio
Una buona soluzione di gestione contabilità clienti aiuta, grazie alle potenzialità dell’automazione, a creare opportunità di business dal momento che può fornire più rapidamente i dati ottimali sui clienti tipo. Il monitoraggio in tempo reale e un processo di gestione automatizzato di input dati, classificazione, estrazione, registrazione ed eccezione assicurano una piena visione dell’incasso, mentre i dati in real time aiutano anche a ottimizzare la gestione del rischio del corrispettivo. Tutto ciò rappresenta un valore per il Risk Management: i dati interni, come lo storico dei pagamenti, il comportamento e l’esperienza di pagamento, vengono aggregati a dati esterni provenienti dalle agenzie di rating e combinati con altri dati come analisi finanziarie, assicurazione del credito, garanzie speciali, gestione del garantito e controlli di conformità. Ne emerge una panoramica a 360 gradi del cliente e del portafoglio del rischio.
In questo quadro, la soluzione di gestione della contabilità clienti deve, quindi, offrire ai team strumenti digitali progettati per risolvere problemi come l’incapacità di garantire adeguatamente le condizioni di credito dei clienti; la valutazione imprecisa del rischio a supporto del personale di vendita; la scarsa conformità alle politiche di credito; la visibilità inadeguata delle informazioni sui clienti o la capacità limitata di reagire e/o anticipare i cambiamenti nella situazione dei clienti.
3. A prova di errore
Davanti ai più comuni errori pratici che possono capitare nelle operazioni di gestione della contabilità clienti, una piattaforma tecnologica efficace deve offrire massima tutela e mirare alla Data Quality. Ecco i fronti più critici:
- Emissione delle fatture. La procedura presenta il rischio di dimenticanze, imprecisioni e inserimento dati. L’implementazione di procedure standard di gestione delle e-fatture consente di mettere l’azienda al riparo da questi pericoli, mentre software ad hoc con funzionalità evolute permettono di elaborare la fattura e gestirne il ciclo di vita dalla realizzazione alla conservazione.
- Data entry. Errori e omissioni nell’inserimento e nell’aggiornamento dei dati possono causare mancati pagamenti, more dovute a eventuali scadenze non rispettate e altri problemi. Il supporto della tecnologia è basilare per segnalare anomalie.
- Processi critici. Il monitoraggio dei processi critici è cruciale per evitare i rischi di una gestione contabile distratta. I software di gestione possono interrompere i flussi di lavoro nel momento in cui sono rilevate anomalie, allontanando il pericolo di incorrere in sbagli potenzialmente dannosi.
4. Flessibile
Una soluzione davvero moderna di gestione della contabilità clienti è flessibile. Gli utenti devono avere la possibilità di scegliere se automatizzare una, due o tutte le aree del processo Credit-to-Cash: dalla gestione del credito e la consegna delle fatture agli incassi, ai pagamenti e persino al processo di richiesta di pagamento.
5. Plasmato sull’utente
Una soluzione di successo mette al centro la User Experience: l’automazione consente la riduzione delle attività manuali e amministrative, incrementando la produttività del team Finance, mentre l’offerta di dashboard che forniscono metriche dettagliate sulle prestazioni e il credito dei clienti rendono più semplice operare sui dati, migliorandone la visibilità.
D’altro canto, le soluzioni di invio digitale delle fatture creano un effetto a catena a valore aggiunto, consentendo ai clienti di operare attraverso qualsiasi supporto senza sacrificare la conformità.
6. Integrabile
La gestione della contabilità clienti, dall’ordine all’incasso, richiede uno sforzo collettivo di persone e reparti: il supporto di una tecnologia adatta a ridurre al minimo le tensioni tra le persone e i reparti è quindi fondamentale. Indipendentemente dalla struttura dell’organizzazione, la soluzione ideale si integra perfettamente nell’ecosistema aziendale, offrendo strumenti che facilitano le interazioni tra i membri del team, sia all’interno del processo Invoice-to-Cash (I2C) che al di fuori.
7. Trasparente
Grazie alle tecnologie di automazione è possibile dare valore alla visibilità dei dati attraverso l’intero ciclo della contabilità clienti: i team devono essere messi in condizione di monitorare i principali KPI e ottenere la piena trasparenza del processo. Al contempo, una soluzione gestionale di successo permette di superare processi frammentari e decentralizzati attraverso la costruzione di un sistema standardizzato e affidabile.
La soluzione Esker per la contabilità clienti
Con 72 milioni di fatture elaborate annualmente, 107 miliardi di euro di transazioni annuali e fino a 10 giorni di riduzione del DSO (Days Sales Outstanding, ovvero il tempo medio per la riscossione dei crediti), la suite software di automazione della contabilità clienti (Accounts Receivable) di Esker si distingue in questo quadro con la recente assegnazione del titolo di ‘Leader’ nel Gartner Magic Quadrant 2024 per le applicazioni Invoice-to-Cash, grazie a tecnologie che migliorano le prestazioni dell’AR, garantiscono un ROI e un incasso più rapidi.
Basata sul motore di Intelligenza Artificiale proprietario, Esker Synergy, la piattaforma può essere scalata per ottimizzare e collegare ogni fase del processo I2C, migliorando l’efficienza complessiva, la visibilità e la collaborazione.
«Il CFO deve bilanciare le tradizionali responsabilità finanziarie con la promozione del valore e della strategia nell’intera azienda, operando in un ambiente pieno di rischi persistenti, incertezze incombenti e un’accelerazione delle tecnologie digitali che non lascia indifferenti», puntualizza Riccardo Signori, Business Development Manager O2C di Esker.
Who's Who
Riccardo Signori
Business Development Manager O2C di Esker
Con una serie di responsabilità così ampia e diversificata, al suo ufficio spetta la ricerca dell’investimento digitale che non solo fornisca benefici immediati, ma che sia anche in grado di adattarsi al ritmo del cambiamento. «Le soluzioni automatizzate di AR – conclude Signori – rispondono proprio a questa esigenza, aiutando il CFO a essere la versione migliore di se stesso, ottimizzando le questioni e le funzioni che gli stanno più a cuore».
