La gestione delle spese dei dipendenti è un fattore di estrema confusione per le aziende, in particolare quando viene effettuata con le tradizionali procedure manuali, ma può essere gestita al meglio con l’approccio innovativo di Soldo. La Fintech italo-inglese ha infatti messo a punto una piattaforma basata sul circuito di pagamento Mastercard, che consente di delegare, controllare e tracciare in tempo reale le uscite aziendali e quelle dei collaboratori grazie all’utilizzo di carte prepagate personalizzabili, nonché di una web console di gestione e una app per gli utenti. Permettendo così di evitare il momento da cui hanno origine tutte le problematiche relative alle spese aziendali, ovvero l’anticipo di cassa da parte del dipendente.
Biesse: rendicontazione istantanea delle oltre 10mila note spese
Un approccio che è stato applicato con successo da aziende di tutti i settori e le dimensioni, che avevano in comune l’esigenza di semplificare e ottimizzare un processo altrimenti dispendioso in termini di tempo e risorse. Lo testimonia ad esempio il caso di Biesse, azienda specializzata nella produzione di macchinari e impianti per la lavorazione del legno, della pietra, dei materiali plastici e del vetro, con un fatturato di oltre 700 milioni di euro, di cui l’85% ricavato dall’estero, con più di 4.400 addetti dislocati in oltre 30 Paesi. Come molte imprese a vocazione internazionale, anche Biesse ha a che fare con un numero crescente di dipendenti (circa 1.000) sempre più impegnati in trasferte di lavoro in tutti i continenti. Tanto che le spese relative ormai impattano in maniera significativa sul bilancio del gruppo, con un costo che si aggira intorno ai 20 milioni di euro l’anno, che comportavano l’emissione di ben 10.000 note spese. Per questo motivo Biesse ha deciso di introdurre in azienda la soluzione Soldo: il principale vantaggio per il gruppo è relativo alla rendicontazione istantanea delle spese sostenute, oltre all’integrazione con gli altri strumenti impiegati, tra cui Zucchetti ZTravel. Un altro vantaggio apprezzato dal reparto Finance è relativo al controllo su ogni singola carta, che rende possibile agire in maniera tempestiva per aumentare i limiti, introdurre dei massimali e bloccare le carte in maniera definitiva oppure temporanea.
Bata: note spese compilate in pochi click
Una simile esperienza è stata affrontata anche da Bata, uno dei maggiori nomi del settore calzaturiero, i cui dipendenti hanno apprezzato soprattutto la comodità nella compilazione della nota spese in pochi click. Il punto di forza che ha invece maggiormente convinto il reparto amministrativo è stata la facilità di integrazione con i sistemi esistenti.
Bioelectric Italia: niente più anticipi di contante e gestione dei rimborsi semplificata
Soldo si è però dimostrata capace di garantire benefici anche ad aziende di dimensioni più contenute, che presentano ugualmente la necessità di sostenere delle spese di trasferta. Un esempio di questo tipo è Bioelectric Italia, azienda specializzata nella costruzione di mini impianti di biogas che garantiscono la produzione di energia elettrica e termica. La società ha una piccola struttura di persone tecniche che sono impegnate spesso fuori sede per le attività connesse alla costruzione e manutenzione degli impianti. Prima dell’attivazione di Soldo, in Bioelectric le spese aziendali prevedevano l’utilizzo di anticipi di contante e, di conseguenza, il processo di gestione dei rimborsi risultava molto complicato. Soldo oggi viene utilizzata per pagare le spese legate al vitto o all’alloggio, oppure per quelle relative ai trasporti. Inoltre, le carte sono anche impiegate per acquistare, nel momento in cui vien materiali di uso comune nei lavori di gestione dell’impiantistica, come tubi o apparati elettrici. I vantaggi rilevati da Bioelectric sono, naturalmente, nella tracciabilità di ogni movimento o spesa, ma anche nella rapidità nell’effettuare la ricarica del wallet di ciascun dipendente, permettendo così di affrontare le trasferte improvvise o gli eventuali imprevisti. Esistono poi una serie di benefici che risultano essere particolarmente apprezzati da una PMI come Bioelectric: tra questi spiccano i bassi costi di commissioni e gestione di Soldo, ma anche l’assenza di garanzie richieste per l’utilizzo della piattaforma.
London Grace e Salience, parola d’ordine “flessibilità operativa”
I casi di successo di Soldo non riguardano soltanto l’Italia: tra i clienti attivi ci sono ad esempio la catena London Grace e l’agenzia specializzata nel marketing Salience, entrambe accomunate dalla scelta della piattaforma Fintech per la necessità di aumentare la propria flessibilità operativa.
