La Regione Lombardia, una tra le PA Locali italiane che si contraddistingue per l’attenzione al tema della digitalizzazione, ha realizzato un HUB per le gestione delle fatture elettroniche verso l’Ente Regione e tutte le Aziende Sanitarie del Sistema Sanitario Regionale.
L’obiettivo dichiarato dalla Regione è di raggiungere un modello di completa digitalizzazione del Ciclo Procure to Pay.
Così in anticipo rispetto all’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, previsto per il 31 marzo 2015, è stato introdotto un portale web-based per gestire lo scambio documentale – fatture attive, fatture passive e relative notifiche – tra gli Enti e il Sistema di Interscambio (SdI). A fare da apripista quarantanove Aziende Sanitarie, coinvolte nel processo di ricezione e trasmissione.
Il progetto ha previsto in prima battuta l’introduzione di un sistema per l’esportazione delle fatture elettroniche sulla piattaforma di intermediazione con il SdI. Questo passaggio – in cui ha giocato un ruolo determinante Lombardia Informatica, la società di servizi ICT della Regione – ha consentito alle Aziende Sanitarie di sviluppare processi di acquisizione delle fatture elettroniche attraverso modalità semiautomatiche.
In seguito sono stati rilasciati i Web services progettati e realizzati da Lombardia Informatica con l’obiettivo di automatizzare l’interfaccia tra l’HUB Regionale e i Sistemi interni alle Aziende Sanitarie, gestire le notifiche di esito delle fatture restituite dal Sistema di Interscambio, inserire i numeri di protocollo necessari per conservazione digitale a norma, tenere traccia delle date per monitorare i tempi di pagamento, gestire la concomitanza degli accessi e delle azioni degli utenti. Grazie a questi interventi è possibile quindi associare, sin dalla fase di ricezione, le fatture agli ordini, ai contratti e alle gare di riferimento. Per accelerare il processo di digitalizzazione sono stati attivati dei meccanismi per incentivare i fornitori delle aziende sanitarie disposti ad anticipare l’invio di Fatture Elettroniche rispetto alla decorrenza dell’obbligo.
A prescindere dal formato previsto dalla normativa la Regione Lombardia ha segnalato alcune informazioni non obbligatorie indispensabili per favorire il processo di caricamento, controllo e liquidazione nei sistemi contabili e gestionali, con l’obiettivo di farle rientrare in un processo trasparente, codificato e dichiarato di regole di compilazione delle fatture elettroniche, che possa essere richiamato all’interno dei contratti di fornitura tra pubbliche amministrazioni e mercato.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul report “Le good practice della fatturazione elettronica”, dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano
