Dopo mesi di buio, stiamo iniziando ad abituarci alla famosa nuova normalità fatta di mascherine, distanziamento sociale e incontri (anche) virtuali. Dal punto di vista aziendale, non c’è dubbio che gli eventi recenti abbiano condizionato e limitato i movimenti, le trasferte, le visite di persona ai clienti e l’organizzazione di eventi fisici, ma al tempo stesso abbiano anche determinato, e soprattutto determineranno, una forte revisione delle modalità di lavoro, che saranno sempre meno vincolate alla scrivania e all’ufficio inteso come luogo fisico. In poche parole: aver limitato per mesi gli spostamenti rischia (se così si può dire) di creare un nuovo modello di lavoro fondato proprio su di essi.
Per quanto non sia chiaro cosa accadrà in futuro, tutto ciò rilancia il tema della semplificazione dei costi aziendali, con una particolare attenzione per l’iter gestionale dei pagamenti con carta di credito e, soprattutto, della nota spese. Partendo da quest’ultima, che tocca il tema centrale dei rimborsi in busta paga, è infatti palese che si tratti di una di quelle incombenze necessarie ma che, se non viene gestita nel migliore dei modi e con gli strumenti adeguati, rischia di generare costi importanti per l’azienda, che oltretutto sarebbero evitabili: costi per il tempo della compilazione, per le eventuali rettifiche, per le correzioni, per trovare e consegnare i giustificativi, per archiviarli e gestire tutto il workflow approvativo.
Nota spese: ancora un male necessario?
La nota spese è uno di quei classici mali necessari di cui chiunque farebbe a meno, anche il dipendente stesso, ma non può perché altrimenti non potrebbe mai ottenere il rimborso di quanto anticipato. Bisogna dunque conservare gli scontrini, evitare di perderli, tenere sempre a mente che esistono dei massimali fissati per policy aziendale ma anche dalla normativa in essere e che dipendono dal tipo di trasferta e di spesa; bisogna poi ricavarsi del tempo, solitamente al di fuori dell’orario di lavoro, per fare ordine tra i giustificativi, compilare il classico file excel ed evitare gli errori, cosa non semplicissima considerando che l’azienda può richiedere per ogni spesa dati di dettaglio come la categoria, il cliente, il centro di costo, il tipo di pagamento, ma anche – per esempio – i chilometri percorsi e via dicendo.
La rendicontazione delle spese è quindi percepita come un problema da parte del dipendente: un male necessario, appunto. Anche perché l’invio dell’excel in amministrazione non chiude l’iter: bisogna consegnare i giustificativi, eventualmente correggere gli errori, rispondere a dubbi da parte dell’amministrazione e così via. Se poi consideriamo il processo dal punto di vista di quest’ultima, la situazione può essere anche peggiore poiché occorre acquisire i giustificativi, archiviarli, approvare le spese, effettuare controlli, verificare la pertinenza con l’attività lavorativa, la rispondenza tra la spesa e il giustificativo e, soprattutto, il rispetto delle policy aziendali (principalmente, i massimali per categoria di spesa). Al termine del processo, il rimborso viene autorizzato, rientra nel processo payroll e il dipendente lo riceve in busta paga. Ovviamente tutto questo non considera svariati intoppi derivanti dalla natura manuale del processo, intoppi che si verificano con sconcertante frequenza e che hanno due importanti conseguenze: costi in crescita per l’azienda e riduzione di produttività.
Per quanto concerne il pagamento con la carta di credito aziendale, va semplicemente aggiunto il discorso della riconciliazione, che è un importante processo di controllo finanziario atto a verificare che le risorse dell’azienda vengano impiegate in modo corretto e – cosa non trascurabile – anche ad ottenere dati utili ai fini del decision making. È perfettamente logico, infatti, che i pagamenti effettuati con la carta e risultanti dagli estratti conto bancari vadano riconciliati con le spese riportate in nota, previa autorizzazione della spesa stessa in funzione delle policy aziendali e di tutto ciò che si è detto precedentemente.
La rendicontazione delle spese: il segreto è l’automazione
Il processo di gestione della nota spese può essere fortemente accelerato e semplificato dalla digitalizzazione. I motivi si intuiscono da quanto appena detto: nonostante l’iter sia abbastanza lineare, consolidato e relativamente semplice, si compone di molte fasi che, se gestite in modo (più o meno) manuale, rischiano di creare criticità e colli di bottiglia che si ripercuotono su costi, tempi, produttività e anche sul morale.
A tal proposito, un’ipotesi molto interessante è l’impiego di un’app per la gestione della nota spese: i vantaggi non riguardano unicamente il fatto di poter catturare l’immagine dello scontrino o della fattura con la fotocamera dello smartphone e quindi dematerializzare il cartaceo (cosa che, beninteso, ha comunque grande rilevanza), oppure ancora la possibilità di effettuare automaticamente il calcolo chilometrico fondamentale per il rimborso, ma soprattutto di abbattere il più possibile gli inserimenti manuali dei dati, la categorizzazione a mano delle spese, l’attribuzione a clienti specifici identificati con codici e, dal lato dell’azienda, la verifica della rispondenza della spesa rispetto alle policy aziendali e, nel caso di carta di credito aziendale, anche con l’estratto conto bancario.
Il passo avanti rispetto all’Excel, ai codici cliente riportati a mano e al doversi ricordare dove sono gli scontrini, è immenso: ripetiamo, il passo avanti è sì avvertibile a livello di dematerializzazione (d’altronde, gli archivi costano) ma anche – e soprattutto – di automazione. Con un sistema di questo tipo, il professionista in trasferta abbatte i suoi tempi di gestione della nota spese, mentre il responsabile può ricevere le note dei collaboratori sul proprio smartphone, verificarle e autorizzarle in tempo reale, semplificando il lavoro per l’amministrazione, laddove le spese ‘arrivano’ già suddivise, ordinate, categorizzate e possono essere riconciliate in modo semplice con gli estratti conto delle carte di credito. È palese che, per funzionare al 100% e massimizzare l’automazione, il sistema faccia perno sull’integrazione con i sistemi aziendali, poiché i dati dell’applicazione – come detto, già normalizzati – devono infatti alimentare il gestionale ERP e il sistema paghe, tramite il quale si va a chiudere il processo di rimborso. Il tutto, com’è facilmente intuibile, con tempi e costi estremamente ridotti rispetto a tutti i vincoli delle procedure manuali.
