Latte Rugiada – azienda di Matera che produce e commercializza latte fresco e relativi derivati – ha adottato una soluzione di conservazione e fatturazione elettronica per ottimizzare tutti i processi aziendali e rispondere all’obbligo previsto dalla normativa.
Pur rientrando nel gruppo delle aziende più piccole fornitrici della PA, Latte Rugiada si è quindi dovuta adeguare, cogliendo così l’occasione per proseguire il percorso di innovazione intrapreso nel 2013, senza particolari criticità operative.
«Il nostro passaggio da un sistema gestionale, che prevedeva l’uso della carta, a uno digitale è stato fondamentale – ha dichiarato Giuseppe Di Ciommo, uno dei soci dell’azienda -. Abbiamo ridotto i costi amministrativi e gli spazi fisici, che prima era necessario gestire vista la grossa mole di documenti in uso. Inoltre abbiamo avuto un ulteriore vantaggio, estremamente significativo, quando a marzo è entrato l’obbligo della fatturazione elettronica obbligatoria alla PA, che su di noi non ha avuto alcun impatto avendo intrapreso il percorso di digitalizzazione già da tempo, con notevoli vantaggi dal risparmio di tempo nel passaggio al nuovo sistema di fatturazione. Il tutto è stato accolto con favore dai clienti della PA in quanto non hanno subìto ritardi fin dal primo ciclo di fatturazione».
Grazie all’integrazione con gli applicativi excarta di Genesys Software e SIGEAdb, il sistema introdotto consente quindi di gestire i flussi aziendali in modalità PaperLess – partendo dalla prevendita, tentata vendita e consegna – fino ad arrivare alla conservazione elettronica a norma e alla fatturazione elettronica, con una riduzione della carta utilizzata per questi flussi pari al 95%.
Questa soluzione ha comportato una cooperazione del personale più proficua, garantendo l’ottimizzazione delle attività di vendita, favorendo la gestione della flotta e la fidelizzazione dei clienti. Tutto viene tracciato e gli operatori generano direttamente sul dispositivo che hanno in dotazione (anche tablet) il documento di consegna in formato PDF corredato di firma, data/ora di consegna e coordinate geografiche del punto in cui è avvenuta la vendita, grazie ai dispositivi dotati di GPS: questi elementi certificano la consegna e permettono di tracciare il percorso seguito dalla flotta aziendale.
I documenti generati sono direttamente archiviati in forma digitale dall’application server gestito in modalità cloud su piattaforma Ridati, in tempo reale, e processati dal gestionale, che consente anche di fare la ricerca di ogni singolo documento. Inoltre in automatico sono create tutte le relazioni, affinché sia possibile visualizzare i documenti di trasporto, le fatture e le note credito in relazione tra loro. Terminato il processo di archiviazione, il sistema inoltra i documenti al servizio di conservazione elettronica a norma: con questa procedura viene apposto il sigillo definitivo al processo di gestione senza carta. Laddove poi si disponga della connessione a internet è previsto l’invio delle fatture elettroniche emesse alla PA direttamente all’outsourcer che, a sua volta, le inoltra al Sistema di Interscambio (SdI).
