Con la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15 giugno 2009, è stata introdotta una importante novità nei processi di conservazione sostitutiva di documenti tributari in formato digitale ma non aventi le caratteristiche di documenti informatici perché privi della firma digitale e del riferimento temporale nel momento della loro formazione.
Sebbene sia stato nuovamente ribadito l’obbligo di una loro materializzazione (essenzialmente stampa), ai fini della conservazione sostitutiva non è più necessario procedere alla scansione del documento cartaceo, in quanto è stata ammessa la possibilità di conservare in modalità sostitutiva direttamente l’immagine prodotta o ricevuta, anche se priva dei requisiti del documento informatico perché non firmata digitalmente e riferita temporalmente.
La motivazione a supporto di questa nuova modalità operativa, peraltro già evidenziata in un articolo scritto nel lontano 2006 (vedi articolo “La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ed analogiche” di U.Zanini e G.Confente, pubblicato sulla rivista tributaria L’IVA-Edizione Ipsoa, Maggio 2006), è riconducibile alla circostanza che l’art. 4 primo comma del DMEF del 23 gennaio 2004 in tema di conservazione sostitutiva di documenti analogici, riporta testualmente che il processo di conservazione “avviene mediante memorizzazione della relativa immagine”, senza intervenire in sostanza a specificare con quale sistema debba avvenire l’acquisizione dell’immagine, se cioè tramite l’impiego di scanner oppure tramite aggregazione di un flusso strutturato, come potrebbe essere lo spool prodotto dall’ERP lato attivo oppure l’EDI ricevuto dai VANs lato passivo. Ad oggi quindi, si ritiene ammissibile inviare in conservazione sostitutiva la rappresentazione grafica dell’immagine prodotta partendo da formati strutturati, senza più necessità di scansionare il documento cartaceo, purchè naturalmente “l’immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.
Dal lato delle fatture attive quindi, qualora l’azienda non sia in grado di chiudere il processo di conservazione sostituiva con cadenza quindicinale, oppure intenda conservare in solo formato digitale lo storico, è ammissibile inviare in conservazione sostitutiva formati immagine prodotti dall’aggregazione dello spool, senza necessità di scansionare il documento cartaceo (che comunque andrà sempre prodotto), e senza necessità di chiusura quindicinale del processo (perché appunto trattasi di conservazione sostitutiva di documenti analogici).
Dal lato delle fatture passive invece, qualora per esempio l’azienda riceva fatture passive in formato strutturato (fatture EDI in formato TXT), sebbene dovrà obbligatoriamente continuare a stamparle, potrà inviare in conservazione sostitutiva direttamente l’immagine prodotta aggregando il formato strutturato ricevuto, senza necessità di scansionare il documento cartaceo.
Oltre alla suddetta novità, sono stati nuovamente ribaditi alcuni importanti concetti:
- l’obbligo di impiegare il riferimento temporale unitamente alla firma digitale nel momento della formazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari;
- l’obbligo di chiudere il processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche attive e passive entro 15 giorni, rispettivamente dalla loro trasmissione e dalla loro ricezione;
- l’obbligo di inviare l’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione sostitutiva alle competenti Agenzie Fiscali, solo dopo naturalmente che verrà emanato il provvedimento che indicherà gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare;
- quando sarà operativo l’obbligo di inviare solo fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione, obbligo per le aziende fornitrici di emettere solo fatture elettroniche con conservazione in solo formato digitale, ed inammissibilità a poterle conservare su carta come avviene per esempio in Spagna, Germania e Finlandia.
