Sollecitata da una spinta normativa e tecnologica che ha interessato molti Paesi, inclusa l’Italia, la gestione delle fatture ha subito negli ultimi anni una notevole evoluzione. L’obbligo di fatturazione elettronica, introdotto in Italia nel 2019 per le operazioni B2B e B2C, ha in particolare rappresentato un passo significativo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi e il miglioramento della trasparenza fiscale. Ma è stato solo l’inizio di una nuova sfida. Su quella base si è infatti strutturato un quadro che ha messo le imprese nella difficile condizione di conciliare compliance normativa ed efficienza operativa, in un turbinio di innovazioni, prescrizioni e criticità di varia natura.
L’importanza della tecnologia per la gestione delle fatture
La necessità di adozione della fatturazione elettronica ha comportato una serie di sfide per le imprese, soprattutto per quelle di piccole e medie dimensioni. Dalle difficoltà di adeguare i propri sistemi informatici alla comprensione delle nuove procedure, le tante problematiche hanno letteralmente messo il tessuto aziendale alla prova. Lo scoglio è stato superato grazie all’introduzione di soluzioni software sempre più avanzate e user-friendly e oggi la gestione delle fatture elettroniche ha raggiunto un livello di maturità tecnologica e normativa tale da renderla una componente cruciale per le aziende, indipendentemente dal loro scenario geografico d’azione.
Stando a quanto rilevato dall’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, l’Italia è oggi leader in Europa per quanto riguarda la fatturazione elettronica, grazie all’introduzione dell’obbligo generalizzato. Tuttavia, a livello normativo, gli enti governativi “faticano a trovare un nuovo innesco per proseguire la trasformazione digitale a valle dell’obbligo – puntualizza l’Osservatorio -. Le imprese che durante la pandemia avevano introdotto nuovi strumenti digitali ora hanno difficoltà a inserirli in una logica strategica e integrata. È quindi fondamentale non fermarsi e tracciare un percorso di evoluzione sinergico tra istituzioni e imprese”.
Una sfida che si estende allo scenario internazionale
Lo scenario è quindi ancora in profondo divenire, con l’ulteriore peso dell’estensione della fatturazione elettronica oltre le transazioni nazionali. Molti Paesi stanno infatti adottando normative simili a quelle italiane, con l’obiettivo di standardizzare e semplificare i processi di fatturazione, ridurre le frodi fiscali e migliorare la trasparenza. La standardizzazione dei formati di fatturazione – attraverso, ad esempio, protocolli come l’europeo PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) – facilita l’interoperabilità tra diversi sistemi e piattaforme, consentendo alle aziende di gestire le fatture elettroniche in modo uniforme a livello internazionale: ne consegue che le aziende che operano in più Paesi devono conformarsi a diverse normative locali, con tutte le incombenze di adeguamento tecnologico che questo impone.
Le innovazioni che garantiscono efficienza e compliance
In questo quadro, a “rodaggio tecnologico” ormai compiuto, lo stato dell’arte delle soluzioni di gestione delle fatture elettroniche si attesta su una serie di caratteristiche chiave, considerate ormai imprescindibili per garantire efficienza e compliance normativa. Su di esse si innestano tutte le ulteriori innovazioni che danno vita al ventaglio di proposte in continua espansione sul mercato, cui le imprese sono chiamate ad attingere per selezionare l’opzione più adeguata.
Automazione
Al centro dei modelli di gestione risiede l’ormai irrinunciabile automazione, di cui la maggior parte delle soluzioni moderne per la gestione delle fatture elettroniche offre un alto grado di applicazione. Questo significa che molte operazioni che prima richiedevano l’intervento manuale, come la generazione, l’invio e la conservazione delle fatture, sono ora gestite automaticamente dai sistemi. Inoltre, queste soluzioni sono spesso integrate con i sistemi ERP delle organizzazioni, il che consente una gestione fluida e senza interruzioni del ciclo di fatturazione.
Conservazione digitale
Imprescindibili anche le funzionalità di conservazione digitale: la normativa italiana richiede infatti che le fatture elettroniche siano conservate digitalmente per un periodo di 10 anni. Le soluzioni di gestione delle fatture elettroniche offrono funzionalità di conservazione sostitutiva, che garantiscono la validità legale dei documenti conservati nel tempo, rispettando le normative vigenti.
Interoperabilità e standard
Anche interoperabilità e standard sono requisiti chiave. L’utilizzo di standard come XML per il formato delle fatture elettroniche e l’adozione di protocolli di comunicazione standardizzati (come il Sistema di Interscambio – SdI) hanno facilitato l’interoperabilità tra diversi sistemi e piattaforme, favorendo lo scambio di fatture tra fornitori e clienti, anche a livello internazionale. E’ quindi essenziale che le soluzioni di gestione operino in perfetta linea con questi principi.
Sicurezza e compliance
Non meno rilevanti sono gli aspetti di sicurezza e compliance, considerato che la sicurezza dei dati è una priorità assoluta nella gestione delle fatture elettroniche. Le soluzioni moderne adottano misure di sicurezza avanzate, come la crittografia e l’autenticazione a due fattori, per proteggere le informazioni sensibili. Queste soluzioni, inoltre, sono progettate per garantire la conformità alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati, come il GDPR.
Analisi e reportistica
Sul fronte analisi e reportistica, quel che non può mancare a una piattaforma evoluta di gestione delle fatture elettroniche è la disponibilità di strumenti avanzati che permettano alle aziende di monitorare in tempo reale lo stato delle proprie fatture, analizzare i flussi di cassa e ottenere insight utili per migliorare la gestione finanziaria.
Customer experience
Infine, un’attenzione particolare deve essere riservata alla customer experience: le interfacce utente delle soluzioni moderne sono progettate per essere intuitive e facili da usare, anche per chi non ha competenze tecniche avanzate. Questo ha contribuito a ridurre il tempo e gli sforzi necessari per l’adozione e l’uso quotidiano di queste piattaforme.
Gestione delle fatture elettroniche: i vantaggi di una soluzione innovativa
Per garantire efficienza e compliance normativa in piena linea con le spinte dell’innovazione, oggi le soluzioni di gestione della fatturazione elettronica hanno il dovere di raccogliere tutti questi spunti d’azione. Nessuno escluso. I vantaggi di un tale paradigma si estendono infatti su fornitori, clienti e processi, dando un decisivo supporto alle aziende che cercano di ottimizzare la fatturazione e di garantirsi una maggiore efficienza operativa.
I vantaggi per i fornitori
Sul fronte fornitori, una piattaforma evoluta oggi è in grado di gestire una vasta gamma di documenti, inclusi formati come PDF, XML, Fattura-PA e anche documenti cartacei: questo significa che la gestione è garantita indipendentemente dal formato del documento. Inoltre, la soluzione deve consentire la validazione e la notifica delle fatture ai fornitori, assicurando che tutte le fatture siano conformi prima dell’invio, e deve permettere un semplice accreditamento al Sistema di Interscambio (SDI) per la ricezione delle fatture. La piattaforma, inoltre, deve rivelarsi in grado di trasformare le fatture EDI in formati leggibili, facilitando ulteriormente la gestione dei documenti.
La conformità con le normative italiane relative all’archiviazione fiscale è un altro requisito chiave delle migliori soluzioni di gestione della fatturazione elettronica, perché garantisce che tutte le fatture gestite attraverso la piattaforma siano archiviate in modo conforme alle leggi vigenti.
Vantaggi per i clienti
Anche i clienti possono trarre vantaggi dall’utilizzo di una piattaforma di fatturazione elettronica innovativa ed efficiente. Una soluzione che supporta i formati PDF e XML per la trasmissione delle fatture offre infatti una grande flessibilità, a vantaggio di tutti. Una funzionalità particolarmente apprezzata, poi, è la possibilità di accedere a una dashboard sullo stato delle fatture in tempo reale. Questo consente alle aziende di monitorare e gestire le proprie fatture in modo più efficiente.
Le piattaforme più performanti offrono poi un controllo accurato dei dati necessari prima dell’invio delle fatture, assicurando che tutte le informazioni siano corrette e complete. Inoltre, garantiscono la massima conformità con la normativa di archiviazione fiscale italiana, offrendo un ulteriore livello di sicurezza e tranquillità.
Vantaggi nella gestione degli ordini
Quando poi si tratta di gestione degli ordini, il top della performance si raggiunge in presenza di soluzioni che consentano di gestire tutti gli ordini dalla stessa interfaccia, indipendentemente dal canale o dal formato. Questo centralizza e semplifica notevolmente il processo, in un ambiente di piena visibilità in tempo reale su tutti gli ordini, inclusi quelli gestiti tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO). Si tratta di un livello di trasparenza fondamentale per mantenere il controllo e l’efficienza operativa. In questo quadro, è cruciale che la soluzione digitale permetta di gestire gli ordini NSO pre-concordati direttamente dalla soluzione standard di gestione ordini, rendendo il processo ancora più integrato e fluido.
La proposta di Esker: un supporto chiave alla transizione digitale
In questo panorama, la piattaforma Cloud di Esker emerge come soluzione all’avanguardia per la gestione delle fatture elettroniche in ambito B2B e B2C. Progettata in modo da garantire l’interoperabilità con qualsiasi sistema, questa soluzione facilita la comunicazione tra diversi software aziendali. Inoltre, assicura conformità globale in oltre 60 Paesi, grazie alla collaborazione di Esker con Sovos, che permette di applicare il formato appropriato di firma elettronica con data, ora e necessarie verifiche.
Tra i principali vantaggi dell’adozione della soluzione, la riduzione dei costi e la velocizzazione dei pagamenti. Le funzionalità di audit e reportistica della piattaforma tengono traccia di tutti gli ordini cliente, dalla ricezione all’invio fino alla spedizione e all’archiviazione elettronica. Inoltre, Esker garantisce la formattazione dei dati nel formato appropriato (XML, EDIFACT, ANSI) e uno scambio sicuro degli stessi attraverso qualsiasi protocollo di trasferimento (AS2, VPN, SFTP), garantendo l’interoperabilità con qualsiasi piattaforma. La soluzione di archiviazione elettronica Esker è pienamente conforme con la direttiva UE e con il Sarbanes-Oxley Act, grazie a un’infrastruttura e a un portale web sicuri e protetti.
Esker si pone, quindi, come partner ideale per le aziende che desiderano adottare l’e-invoicing in modo efficiente e conforme alle normative globali, abbracciando anche una transizione digitale sempre più profonda e votata a valori di sostenibilità e agilità. Valori che, di questi tempi, sono sempre più cruciali.
