CSI (Certification of Safety Institute) è un centro di certificazione e analisi comportamentale fondato agli inizi degli anni ’60 che opera a livello italiano ed europeo.
L’azienda è parte del Gruppo IMQ – il più importante ente di certificazione italiano e tra i principali in Europa – e ha raggiunto nel 2010 un fatturato di 17 milioni di euro, il 10% dei quali derivanti da progetti internazionali.
CSI ha attuato la riprogettazione dei cicli attivo e passivo per standardizzare ed automatizzare la gestione dei rapporti amministrativi con le imprese della filiera, con l’adozione della nuova piattaforma Web “EASY FATTURA” di Intesa Sanpaolo per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva della documentazione amministrativa e fiscale.
Con un portafoglio clienti che comprende oltre 16.000 imprese clienti (tra cui Ferrari, Maserati, Fiat, Giugiaro, Dalmine, Breda, Tubosider, Saint-Gobain, Artsana, Peg Perego, Poltrona Frau, Barilla, Alessi, Whirlpool, Carrefour e Auchan) e rapporti continuativi con circa 8.000 di esse, la trasmissione delle fatture attive e della documentazione relativa al ciclo passivo di CSI avviene attraverso l’invio postale, generando un consistente volume documentale cartaceo da controllare, spedire e archiviare.
L’implementazione parte dalla mappatura dei processi
In primo luogo, CSI ha portato a termine la mappatura dei processi interni individuando le attività che potranno essere supportate dalla nuova soluzione e quantificando i benefici ottenibili.
Il nuovo sistema consentirà a CSI di ridurre notevolmente il tempo dedicato al processo di invio delle fatture, liberando risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto per l’azienda.
Ottomila euro in meno di spese postali
Anna Cornali, Responsabile dell’Amministrazione di CSI, sottolinea che “l’azienda conseguirà significativi benefici tangibili legati alla riduzione dei costi dei processi amministrativi: in particolare, l’invio telematico delle fatture porterà al risparmio di circa 8.000 euro all’anno di spese postali, cui si aggiungono i risparmi legati all’acquisto di carta intestata. La conservazione sostitutiva delle fatture attive, delle fatture passive e dei libri contabili porterà a una riduzione, quantificabile in circa 4.000 euro complessivi, valutato anche il risparmio per l’acquisto di armadi e degli spazi prima occupati da archivi con un tempo di payback inferiore a due anni”.
Una volta completata la fase di test, il sistema gestionale di CSI genererà automaticamente i file PDF vettoriali delle fatture attive, che verranno inviate in un archivio ZIP attraverso il portale Web.
L’uso della firma digitale
A garanzia della correttezza dei dati trasmessi, il Responsabile Amministrativo di CSI appone a ciascun documento da archiviare la firma digitale del legale rappresentante attraverso l’utilizzo di un’apposita chiavetta USB fornita da Intesa Sanpaolo. La Banca, a sua volta, si occuperà dell’invio delle fatture ai clienti.
Parallelamente, CSI concorderà con i clienti l’invio via email della documentazione con l’obiettivo di ridurre progressivamente il ricorso alla postalizzazione.
Le fatture generate dal provider di servizi bancari vengono conservate a norma in formato PDF e rese disponibili a CSI sul portale Web della Banca.
