Il ruolo del Finance nella Business Continuity, come affrontare l’emergenza e la prossima ripresa

Mai come in questo periodo storico sono importanti il Risk Management e la Business Continuity. L’emergenza Covid-19 ha messo in luce limiti e inefficienze di strategie miopi di gestione del rischio, con piani d’emergenza obsoleti spesso redatti per dovere ma mai testati seriamente e soprattutto mai aggiornati. La capacità di gestire proattivamente le situazioni emergenziali attraverso un processo strutturato permette all’azienda di limitare gli effetti degli eventi avversi e accelerare i tempi di ripresa.

Le 5 fasi di un Business Continuity Plan

Il piano d’emergenza è il documento che guida l’organizzazione nella gestione efficace dei rischi. Contiene le indicazioni delle azioni da intraprendere classificate in ordine di priorità, sia per la fase dell’emergenza vera e propria sia per quella del recupero, ma definisce anche compiti, responsabilità e risorse dedicate all’obiettivo di massimizzare l’efficacia di risposta agli accadimenti avversi. All’interno del piano d’emergenza, il Business Continuity Plan (BCP) permette di monitorare sistematicamente l’evolversi delle situazioni potenzialmente rischiose e aggiornare periodicamente documenti e procedure sulla base delle evidenze rilevate. Un piano di Business Continuity si compone di questi cinque elementi essenziali:

1. Business Impact Analysis (BIA): utile per comprendere i rischi operativi e finanziari – performance, reputazione, organizzazione e supply chain – di un evento imprevisto di grandi proporzioni.
2. Risk Analysis & Mapping: permette di individuare le discrepanze (gap) tra le risorse già messe in campo e quelle effettivamente necessarie per mitigare l’impatto sul business di un evento disastroso.
3. Elaborazione dei possibili scenari: attraverso strumenti analitici di tipo “what if” è possibile anticipare con un’ottima approssimazione gli effetti sulla continuità operativa di un evento disastroso, simulando i diversi possibili scenari di recupero.
4. Allineamento organizzativo e comunicazione: il coinvolgimento di tutti i membri dell’organizzazione con un approccio cross funzionale è fondamentale per garantire l’efficacia e la tenuta del piano d’emergenza.
5. Esecuzione, monitoraggio, misurazione e ripianificazione: ogni piano di Business Continuity è per definizione soggetto a sistematici aggiustamenti e aggiornamenti, sulla base delle evidenze rilevate dalle attività di monitoraggio periodico.

Al CFO la regia del Risk Management

Un Risk Management ben concepito centra l’obiettivo di garantire che esista in azienda un piano di emergenza efficace, utile ad assicurare la continuità operativa anche a fronte di eventi avversi, e soprattutto che siano predisposte le risorse necessarie a far sì che questo piano sia effettivamente messo in atto nel momento del bisogno. Si tratta di un’attività complessa, che richiede il coinvolgimento di diverse funzioni aziendali – IT, finance, HR – e la cui regia è sovente affidata al CFO. Un direttore finanziario che riveste, quindi, spesso anche il ruolo di Risk Manager, magari coadiuvato dal CIO. Una responsabilità, la sua, che va ben oltre il cost controlling e che il direttore finanziario assume a sé forte anche del sostegno di strumenti digitali efficaci. Cloud, Artificial Intelligence, Machine Learning, Big Data Analytics, Data Modeling… tutte queste tecnologie permettono di automatizzare buona parte della gestione finanziaria. E così le competenze del CFO e del suo team si spostano più su altri aspetti, sulla pianificazione strategica, sull’orientamento del business, sulla gestione efficace dei rischi e sulla continuità operativa.

Una pianificazione efficace è alla base di una strategia di Business Continuity vincente. Uno sforzo che va ben oltre il rolling forecast per abbracciare una visione più integrata e sistemica della gestione finanziaria che tiene conto delle ricadute economiche profonde di eventi avversi. Il team finance è chiamato oggi garantire un contributo fondamentale alla ripresa attraverso una pianificazione economica-finanziaria di breve periodo in grado di garantire la continuità del business. Il suo contributo si deve sostanziare però anche nell’elaborazione di nuovi modelli di sostenibilità del business e futuri scenari di recovery. Anche nei momenti di incertezza, anzi a maggior ragione in quei momenti, è fondamentale per il CFO disporre di strumenti di pianificazione finanziaria flessibili e dinamici, intuitivi, integrati e soprattutto “intelligenti”.