L’obbligo per i benzinai, previsto inizialmente per l’1 luglio, è stato rinviato al 2019, ma la fatturazione elettronica tra privati in Italia è già partita, pur se ristretta per ora ai soli subappaltatori nei contratti per lavori pubblici. E l’1 settembre è regolarmente diventato operativo l’obbligo previsto per le vendite “tax-free” ai residenti extra UE: chi di loro fa acquisti in Italia e vuole usufruire del rimborso IVA, deve ora assicurarsi che il venditore emetta fattura elettronica.
Tutto procede quindi come previsto verso la scadenza fondamentale dell’1 gennaio 2019, data dalla quale tutte le fatture tra privati, persone fisiche e giuridiche, residenti in Italia, dovranno essere documenti elettronici nel formato XML “fatturaPA”, già obbligatorio dal 2015 per le fatture verso gli enti pubblici. E dovranno essere inviate/ricevute attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sviluppato da Sogei e gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Molte aziende si sono già preparate a questo fondamentale adempimento, altre lo stanno facendo, ma molte sono ancora in fase di valutazione e software selection. «È un momento particolarmente critico, in cui la fretta può spingere ad affidarsi a soluzioni incomplete o di bassa qualità, cosa che mette a rischio un processo vitale, che nel caso delle grandi aziende governa entrate per decine o centinaia di milioni ogni mese», spiega Giovanni Maria Martingano, Amministratore Delegato di Ifin Sistemi.
Se l’ERP è in India e fattura in formato txt
A proposito di grandi aziende, continua Martingano, una soluzione di fatturazione elettronica B2B non deve semplicemente generare la fattura nel formato fatturaPA e gestire tutte le interazioni con il SdI. Deve farlo attraverso motori customizzabili capaci di processare automaticamente grandi volumi di documenti senza interventi umani. E questo anche se la fattura è già digitalizzata dal sistema ERP, ma in un formato diverso da quello richiesto dal SdI. Una situazione che in Italia vale per molte filiali di grandi multinazionali con sistema fatturante all’estero.
«La nostra piattaforma Invoice Channel può interagire con qualsiasi sofware gestionale in modalità machine-to-machine, e tradurre qualsiasi formato digitale nel formato richiesto dal SdI. Ci è capitato per esempio il caso di un cliente la cui casa madre ha sistema fatturante per tutta l’Europa in India, con un flusso di fatturazione unico inviato alle varie country in formato txt. In questi casi Ifin si connette a valle del flusso, intercetta le fatture destinate all’Italia, e le traduce nel formato fatturaPA, appone la firma digitale, fa i controlli di quadratura, e invia al SdI».
Invoice Channel poi ha diverse altre opzioni di personalizzazione: «Per esempio si può ordinare la priorità di invio delle fatture in funzione del loro importo, così che in caso di eventuali “ingorghi” o altri problemi le fatture che più probabilmente saranno coinvolte sono quelle a minor valore».
Fino a 10 milioni di documenti al giorno per Partita IVA
Un altro tema che interessa particolarmente le grandi aziende è il volume delle fatture da processare. «Invoice Channel è testata per inviare fino a 10 milioni di documenti al giorno per singola partita IVA, in pratica la nostra è una “garanzia zero fatture inevase”. Ma oltre a processarle tutte, occorre mandarle tutte senza errori: per questo prima dell’invio, come accennavo prima, operiamo una serie di “controlli di quadratura”, in pratica anticipiamo tutti i controlli che fa lo SdI».
È un passaggio importante, sottolinea Martingano, perché lo SdI si prende 5 giorni di tempo per segnalare eventuali problemi, il che genera grandi rischi – se si deve riemettere una fattura rifiutata – di veder slittare il pagamento al mese successivo. «Noi invece segnaliamo l’eventuale errore o inesattezza all’azienda immediatamente, perché possa rettificarlo prima dell’invio».
I dettagli da controllare sono molti: «Per esempio in caso di traduzione di formati, in alcuni casi le cifre decimali sono diverse tra i diversi formati e quindi c’è la possibilità con le approssimazioni che la cifra totale risulti diversa per un centesimo, cosa che porta il SdI a rifiutare la fattura, e che quindi va rettificata prima dell’invio».
Altra componente d’offerta molto apprezzata dalle grandi aziende è la consulenza, sia fiscale che normativa. «Come ho detto parliamo di un processo vitale per l’azienda, quindi la possibilità di un supporto in tempo reale su entrambi i fronti è determinante per un percorso di digitalizzazione ottimale. In questi mesi ci sono temi particolarmente “caldi” su cui le aziende chiedono chiarimenti, per esempio la regolazione dell’IVA: la fattura si considera emessa alla data di consegna, quindi stiamo lavorando a partire da questo per allineare tutte le fasi del ciclo di fatturazione. Oppure la definizione dell’iter che deve partire in caso di mancata consegna della fattura. Abbiamo una soluzione che automaticamente in questi casi consegna la fattura al destinatario sul canale o canali alternativi che la legge prescrive di indicare».
«Non si potrà più farsi rimandare e correggere una fattura sbagliata»
In generale, il grande impatto di questo adempimento, evidenzia l’AD di Ifin Sistemi, sarà il tracciamento “certificato” di tutto ciò che accade nel processo. «Per esempio non si potrà più farsi rimandare il pdf di una fattura sbagliata, correggerlo e reinviarlo. Una volta emessa la fattura non si potrà “ritirare”, al massimo si potrà inviarne un’altra, e quindi occorre limitare al minimo queste evenienze».
Ifin partecipa regolarmente agli incontri del Forum Italiano per la Fatturazione Elettronica, le cui indicazioni hanno aiutato Agenzia delle Entrate e Sogei nella stesura delle specifiche tecniche della normativa. «Penso che ormai il quadro sia abbastanza chiaro, non ci sono aspetti particolarmente problematici. Comunque il 18 ottobre come Ifin terremo a Milano un evento che si può considerare il “forum” degli outsourcer italiani della conservazione elettronica, in cui sono previsti interventi di Agenzia delle Entrate, Ministero dell’Economia e del Sottosegretario alla Presidenza del Consiglio con delega alla PA, oltre ad altri “addetti ai lavori”: sarà un’ottima occasione per fare il punto sulla fatturazione elettronica B2B a poco più di due mesi dall’obbligo di legge».
