Fattura elettronica, cosa succederà da gennaio? Si è parlato tantissimo in questi mesi dell’obbligo normativo di fatturazione elettronica tra privati, o fatturazione elettronica B2B. Ma ora che è stata confermata dal governo la scadenza ormai imminente dell’1 gennaio, la domanda più ovvia è cosa succederà dopo questa scadenza.
Ne abbiamo parlato con StartDigit, società veneta specializzata in gestione digitale dei documenti, e tra i principali sostenitori della fatturazione elettronica senza intermediari, con accreditamento diretto presso il SdI (Sistema d’Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.
Ci sono aziende che stanno ancora decidendo cosa fare, quindi i giochi non sono tutti fatti, sottolinea Massimo Battistella, CEO e fondatore di StartDigit. In gennaio e nei primi mesi del 2019 i ritardatari completeranno l’adempimento, mentre la gran parte delle imprese, già conforme all’obbligo normativo, consoliderà con calma il nuovo processo di fatturazione XML e la soluzione che lo supporta, visto che almeno per sei mesi non ci saranno sanzioni.
Un momento di riflessione sulla soluzione scelta
«Nel frattempo però ci aspettiamo in molte aziende già conformi un momento di riflessione sulla soluzione di fatturazione elettronica adottata. Diverse infatti non sono convinte al 100% perché hanno scelto all’ultimo momento, in fretta, oppure non hanno avuto alternative a causa delle tempistiche dei processi decisionali».
Un tipico dubbio di chi ha scelto di gestire la fatturazione elettronica attraverso intermediari, continua il CEO di StartDigit, è se la riservatezza dei propri dati sia talmente importante da considerare il passaggio a una soluzione di interazione diretta con il SdI, recuperando il controllo completo su dati e flussi.
«Questo dubbio ricorda molto l’alternativa se tenere il sistema ERP o gestionale in casa, o se utilizzare una soluzione in cloud. Anche in quel caso la motivazione principale dell’ERP on premise è mantenere il controllo totale dei propri flussi e dati. Per questo molti stanno riflettendo sul fatto di aver affidato la fatturazione elettronica a intermediari. Si chiedono se non sia una scelta incoerente rispetto al mantenere l’ERP in casa, e se hanno introdotto un “anello debole” nella propria value chain e nella gestione dei flussi che avevano consolidato in tutti questi anni».
Estendere la digitalizzazione alle altre fasi del ciclo passivo
A valle di questa fase di riflessione, poi, spiega Alessandro Benvegnù, direttore vendite di StartDigit, ce ne sarà un’altra che riguarda l’estensione della digitalizzazione, dalla fatturazione alle altre componenti del ciclo passivo.
«Se vogliamo sfruttare l’adempimento dell’obbligo di legge come opportunità per ottenere vantaggio competitivo, dobbiamo digitalizzare tutto il processo. Cioè arrivare ad avere dati in formato elettronico strutturati e lavorabili per l’intero ciclo passivo. Questo consentirebbe di eliminare moltissimo lavoro manuale di data entry e riconciliazione di documenti».
In altre parole secondo StartDigit la fatturazione elettronica va vista come un inizio. Il percorso deve continuare in modo naturale estendendosi agli altri documenti del ciclo passivo: ordini, conferme d’ordine, bolle di spedizione, documenti di trasporto.
Un elemento sottovalutato: l’acquisizione delle fatture in contabilità
«Il primo passo è automatizzare l’acquisizione delle fatture nel sistema gestionale, e già qui c’è una prima criticità finora sottovalutata – osserva Battistella -. Tutti parlano di flussi ideali: la fattura con tutti i suoi dati non è più un documento di carta o un PDF ma un file XML, quindi può entrare automaticamente nei flussi informativi precedenti. In realtà secondo la nostra esperienza in questo campo i dati nella fattura non sono sempre sufficienti per automatizzare la sua registrazione nel gestionale. Soprattutto per chi ha una contabilità analitica o industriale che richiede di allocare i dati sui centri di costo».
Se la fattura XML non è stata modificata, le criticità restano quelle del PDF, continua il CEO di StartDigit. L’unico passo avanti è sulla certezza del dato, perché la scannerizzazione della fattura presuppone una lettura ottica e quindi una interpretazione del dato, che invece nel file XML è certo al 100%.
«Qui molto dipende dagli strumenti che le diverse software house mettono a disposizione nei propri gestionali per l’acquisizione documentale. Sicuramente si possono creare dei flussi automatici, ma nella maggior parte dei casi la registrazione è complessa e non è così facilmente automatizzabile».
Perché la fatturazione elettronica è solo una tappa
Una volta superato lo “scoglio” dell’acquisizione delle fatture in contabilità, effettivamente si può iniziare un lavoro sistematico di digitalizzazione dei documenti fondamentali del ciclo passivo. «Il nostro prodotto PRiPPER è focalizzato proprio su questo, sull’acquisizione automatica della fattura, dell’ordine, del DDT, o di qualunque altro tipo di documento, dai computi metrici nelle imprese di edilizia ai curriculum che vengono caricati nei siti web delle aziende. Inoltre offre anche la possibilità di controllare i dati senza doverli acquisire, semplicemente dando dei responsi positivi o negativi sui documenti in arrivo».
Un tipico esempio è la conferma d’ordine. «Quando arriva una conferma d’ordine relativa a un ordine registrato nel gestionale, c’è l’esigenza di confrontarli riga per riga, dato per dato. Un controllo che in molte aziende si fa ancora manualmente. PRiPPER invece ha appositi plug-in, diversi a seconda del gestionale dell’azienda utente, che consentono di confrontare documenti, controllare totalizzazioni e corrispondenze di qualsiasi dato – codice articolo, quantità, prezzo, sconti – con segnalazione automatica di discrepanze o problemi».
L’idea di fondo insomma, conclude Battistella, è dare alle aziende l’opportunità di gestire la fatturazione elettronica interagendo direttamente con il SdI, per mantenere il controllo di tutta la filiera di dati. E in più offrire loro strumenti per digitalizzare l’intero flusso a monte della fatturazione, fino all’ordine o a documenti ancora precedenti, se necessario. «Tutto ciò, insieme al nostro core business storico – gestione documentale e conservazione elettronica – costituisce secondo noi un percorso di medio e lungo termine verso la trasformazione digitale, di cui la fatturazione elettronica che scatta l’1 gennaio è solo una delle fasi».
