Il processo di riconciliazione degli incassi tratta l’abbinamento dei pagamenti ricevuti alle partite contabili aperte che hanno generato il credito. L’esito è la registrazione dell’evento “incasso” nel sistema contabile.
Nelle aziende questo processo può essere svolto manualmente, con onerosità direttamente proporzionale all’aumento del volume dei pagamenti in ingresso, oppure in automatico con l’ausilio di una soluzione informatica.
Il sistema bancario e altri operatori PSP offrono alle imprese la possibilità di incassare con forme di pagamento che facilitino la riconciliazione automatizzata: SDD, RIBA, MAV ed anche le carte di credito sono esempi di forme di pagamento dove la riconciliazione è un processo informatico lineare grazie alla presenza di riferimenti univoci e posizionali.
Per contro, la riconciliazione è particolarmente complessa da automatizzare quando siamo in presenza consistente di pagamenti che, seppur digitali, consentono al soggetto ordinante una libertà di compilazione rendendoli di fatto de-strutturati: i bonifici bancari.
Tali forme di pagamento non prevedono infatti l’impostazione di riferimenti obbligatori, pertanto la causale può contenere informazioni nel formato voluto da chi ha predisposto il bonifico o addirittura non contenerne; peraltro anche i tentativi di “educare” la clientela ad una compilazione predefinita non sempre consentono il completo raggiungimento dell’obiettivo. Anche l’ordinante del pagamento, per una buona quota parte dei flussi trattati, risulta complesso da riconoscere quando confrontato con le anagrafiche presenti nell’archivio debitori.
A peggiorare le difficoltà di riconciliazione, nonostante la forte spinta alla digitalizzazione dei pagamenti in atto nel nostro paese, persistono ancora tipi di pagamento “analogici”, o peggio, scritti di pugno: i famigerati bollettini bianchi! (Tralascio al momento il fenomeno “cambiali” che merita un capitolo a sé).
Queste complessità e la sempre maggior necessità di governance dei processi implicano che la soluzione ideale per la riconciliazione automatica sia una piattaforma dedicata allo scopo, basata su tecnologie avanzate con particolare utilizzo dell’intelligenza artificiale.
L’automazione di questo processo genera efficienza con effetti positivi ed immediati nella contabilità’ e tesoreria, determinando benefici come ad esempio la drastica riduzione degli FTE richiesti da una riconciliazione manuale (cost saving), tempestività nella registrazione degli incassi (timing), qualità dei dati gestiti in ingresso e uscita (data quality), tracciabilità granulare delle operazioni finanziarie (audit) e controllo del processo di incasso sotto diversi aspetti (governance).
Evidenzio in particolare i benefici indotti a favore della filiera del credito: se con la riconciliazione incassi automatizzata è possibile identificare tempestivamente chi paga, cosa stia pagando e quando, per deduzione sarà possibile identificare anche chi sia in ritardo col pagamento e possa rappresentare un potenziale rischio di “credito in sofferenza”.
Il dialogo diretto o indiretto della soluzione digitale di riconciliazione incassi con una piattaforma automatizzata di recupero del credito costituirà una sinergia vincente; di fatto viene abilitato l’efficientamento della filiera del credito nel senso più ampio, producendo benefici sostanziali anche nel processo di gestione del Ccredito in malus.
Quale spunto di riflessione, ritengo che laddove vi sia l’esigenza di automazione e che per svariati motivi si continui a rimandarne l’attuazione, occorra porsi seriamente domande del tipo:
- A quanto ammonta il mancato risparmio annuo che si otterrebbe da una gestione automatizzata più efficiente?
- Quante sono le attività a maggior valore aggiunto potrei far svolgere alle risorse che libererei da queste operazioni ripetitive e quanto sarebbero più motivate le risorse?
- Quanti crediti in sofferenza, quindi possibili perdite, si potrebbero prevenire?
Forse con riflessioni di questo genere sarà la volta buona che si proceda alla sponsorizzazione di un bel progetto di rinnovamento e digitalizzazione!
