Le università sono tra gli esempi più significativi di enti “non profit”, ma la complessità dell’organizzazione e l’esigenza di bilanciare qualità del servizio e sostenibilità economica richiedono comunque sistemi informativi e tecnologie digitali ai livelli delle imprese private. Un esempio è l’Università Cattolica del Sacro Cuore, che sta adottando un sistema ERP di ultima generazione per centralizzare la gestione di tutti i suoi processi amministrativi e contabili e ridisegnarli, implementando un modello di contabilità analitica multidimensionale.
La spinta per questo progetto, ha spiegato Marcello dall’Aglio, CFO della Cattolica, all’evento “Finance 4.0 – Come trasformare le sfide in opportunità”, organizzato con CapGemini e SAP, è nata da alcuni cambiamenti esogeni di forte impatto sull’Università milanese, che ha 12 facoltà in quattro sedi (Milano, Roma, Brescia e Piacenza-Cremona) e quasi 40mila studenti. E che, oltre a corsi di laurea triennale e magistrale, di specializzazione, di formazione post-laurea e master, gestisce anche fondamentali attività di ricerca (con oltre 90 centri di ricerca), nonché eventi e servizi di ospitalità per studenti.
L’idea è nata nel 2013 a causa della continua contrazione del finanziamento ministeriale («rispetto a sei anni fa circa il 40% in meno») e ha trovato concreta definizione nel 2015, quando l’attività del Policlinico Gemelli (sino ad allora “gestione speciale” della Cattolica) è confluita nell’omonima Fondazione, soggetto giuridico autonomo, provocando un complesso processo di separazione di tutte le attività universitarie in ambito sanitario e di gran parte dei servizi, prima assicurati dal Policlinico e ora di pertinenza diretta dell’Università.
«Leit motiv l’integrazione: non solo di sistemi, anche di processi e persone»
«A quel punto il leit-motiv è divenuto l’integrazione. Non solo dei sistemi informatici ma soprattutto dei processi e
delle persone: serviva un ERP che, dal mio punto di vista, consentisse di allocare le risorse in termini di programmazione finanziaria, controllare in tempo reale l’avanzamento dei costi e simulare l’impatto finanziario di scenari futuri. In questo modo tutte le sedi dell’Università Cattolica opereranno all’unisono – stessi sistemi, stessi processi, stesse procedure – raggiungendo livelli di servizio eccellenti e uniformi». La situazione precedente, ha precisato Lorenzo Cecchi, CIO della Cattolica, vedeva quattro sistemi informativi diversi in area amministrativa, da concentrare quindi in uno solo «che assicuri scalabilità nel tempo, certezza del dato, rapidità di risposta, e aggiornamento tempestivo delle informazioni, da fornire con gli opportuni profili a manager, docenti e studenti».
Gli elementi centrali del progetto, insomma, sono semplificazione e accesso real time alle informazioni di reportistica, analisi e simulazione. Quindi in definitiva supporto ai processi decisionali.
Questi obiettivi hanno indirizzato anche la scelta della soluzione (SAP S/4Hana), nata da un’analisi durata mesi e naturalmente passata da una gara: «La tecnologia in-memory è stata un elemento importante, così come la copertura funzionale, le referenze del vendor nel mondo universitario, e anche la possibilità di appoggiarsi a un partner che ci seguisse continuamente e con attenzione (Capgemini, ndr)», continua Cecchi.
Un sistema di controllo per il management e reportistica ad hoc per i docenti
«Il progetto – ci ha poi spiegato dall’Aglio a margine del convegno – è in divenire: in questo momento siamo impegnati sui test e saremo live nel gennaio 2017. Ma già stiamo pensando ai prossimi passi: non ha senso avere un sistema ERP senza un sistema di controllo molto evoluto rivolto al management, con tool di simulazione what-if – per esempio per proiettare i cluster di iscritti in tempo reale e allocare le risorse durante la campagna di immatricolazione -, e una reportistica ad hoc studiata per i docenti».
Docenti che sono utenti dal profilo molto diverso rispetto ai classici manager di un’azienda privata: «Non dobbiamo dar loro informazioni su margini e profittabilità, ma su andamento della spesa, controllo e rendicontazione delle commesse di ricerca, che sono oltre 5000, con un andamento mai lineare nel tempo».
Una “carta ateneo” con microchip per gestire il “cliente” studente
L’obiettivo di dall’Aglio è arrivare a chiudere bilanci con cadenza trimestrale in pochi giorni, anziché semestrali e a tre mesi dalla data di calendario come avviene attualmente: «Una situazione lontana dalle mie esperienze precedenti nel settore privato». I beneficiari del nuovo sistema saranno il Direttore Generale, oltre al CFO, e tutti i manager coinvolti dal processo, oltre ai componenti del CdA. Ma anche la didattica ne trarrà profitto: «Potremo analizzare i dati di flussi degli studenti, di utilizzo delle risorse, dai corsi alle aule, per ottimizzarne le allocazioni future».
In fondo poi le due cose sono strettamente legate: «Lo studente, che rappresenta il nostro principale interlocutore, la base su cui costruire tutta la nostra offerta, viene posto al “centro” anche dell’universo Finance, come vero e proprio “cliente”». I pagamenti delle rette per esempio saranno gestiti con più flessibilità rispetto alla suddivisione standard in tre rate, e le modalità stesse del pagamento saranno innovate.
«Stiamo studiando una “carta ateneo” in service con un istituto di credito, nel cui microchip verranno conservate tutte le informazioni dello studente e della sua vita universitaria: il nuovo sistema infatti ci consente di gestire queste informazioni e di colloquiare con gli altri sistemi ed enti connessi all’università, utilizzando la carta per accreditare direttamente la borsa di studio o riconoscere le diverse agevolazioni, e per capire se e come lo studente frequenta la mensa universitaria, se utilizza e quanto il servizio di “prestito libri” o la residenza alberghiera, in modo da profilarlo con precisione».
I ruoli del CFO e del CIO nel progetto
In un progetto così importante, continua dall’Aglio, il ruolo del CIO e del CFO sono complementari. «Tutto è stato gestito da una commissione interna – costituita dal direttore della funzione acquisti, il CFO, il CIO e altri manager – che ha definito la lista di requisiti e ha indetto la gara, al fine di presentare la proposta al CdA: tutti hanno partecipato con la propria esperienza e competenze a una scelta che è quindi comune».
Poi, nello svolgersi quotidiano del progetto, «il CIO partecipa alle sessioni dello steering committee e alle attività di gap analysis, mentre siamo noi del Finance ad occuparci delle fasi di assessment test. A valle di queste è ancora il CIO che “tira le fila” dell’avanzamento rispetto alle specifiche del progetto».
Oggi molte analisi parlano di un’evoluzione del ruolo del CFO, che oggi è la figura con la visione più completa e trasversale dell’organizzazione, a fianco della Direzione Generale in tutte le decisioni strategiche e coordinatore delle istanze delle altre funzioni aziendali. Evoluzione in cui dall’Aglio – oggi a capo di una funzione Finance che comprende 36 persone nelle varie sedi della Cattolica – si riconosce, «per quanto sia possibile in un ente in cui non vi sono azionisti a cui rispondere nei tempi frenetici richiesti dal mercato, né da remunerare, ma che è molto complessa e necessita di governo».
E in questa evoluzione il nuovo sistema fornirà un importante supporto. «Verranno rese disponibili le informazioni in tempo reale agli Organi Direttivi, accorciando la catena di comunicazione e i processi decisionali: ci sarà meno tempo da dedicare a data entry e registrazioni, a favore di analisi e reporting, per poter governare la funzione in modo diverso da quello attuale».
Il tempo quindi sarà un elemento molto meno vincolante. «Già nel momento in cui è inserita a sistema, l’informazione ha un suo ritorno. Questo oggi è inimmaginabile. Mi aspetto tempestività delle risposte e condivisione delle informazioni con tutti, dal rettore al direttore generale, al docente fino all’impiegato amministrativo».
