Che ruolo possono giocare la funzione Finance – cioè l’amministrazione, finanza e controllo – e il CFO nella trasformazione digitale? Il minimo che tutti si aspettano è un ruolo chiave nella valutazione costi/benefici dei possibili progetti, nell’assegnazione dei budget per l’innovazione, e nel monitoraggio dei costi e dei ritorni di tali progetti. Ma secondo molti questa funzione può anche fare da apripista della trasformazione digitale, sperimentando per prima alcuni tipi di tecnologie innovative. E uno dei fronti più “caldi” è l’automazione della funzione Finance, come dimostra il recente report “Reimagine Finance for the Digital Age” di Capgemini, basato su un’indagine che ha coinvolto 500 senior finance executive in Europa e Nord America.
Il quadro generale che emerge dal report è che l’automazione della funzione Finance con soluzioni di Robotic Process Automation (RPA) è già ben avviata, e molte aziende hanno piani di utilizzo di soluzioni di Artificial Intelligence (AI), Chatbot e Machine Learning nei loro processi di amministrazione, finanza e controllo.
Gli obiettivi di questi progetti vanno oltre l’automazione delle attività transazionali: la volontà infatti, scrivono i ricercatori di Capgemini, è quella di elevare il ruolo della funzione Finance a fornitore di informazioni a valore aggiunto a supporto delle decisioni di tutti i manager in azienda.
Nel dettaglio, le conclusioni più interessanti del report si possono riassumere in sei punti:
1. L’automazione della funzione Finance è reale e sta avanzando. Circa la metà delle aziende intervistate ha completamente o parzialmente automatizzato singole attività come la gestione dei pagamenti e quella delle query. Poco meno della metà ha fatto lo stesso con order management, riconciliazione dei flussi di cassa, emissione delle fatture. Circa due imprese su tre pensano che questi e altri processi Finance saranno completamente automatizzati o quasi entro 3 anni. Più precisamente i processi a più alta probabilità di piena automazione entro 3 anni sono pagamenti (accounts payable), tesoreria, controllo finanziario (financial control), Record-to-Cash, e Order-to-Cash.
2. Un’azienda su 4 si distingue per lo stato di automazione del Finance particolarmente avanzata. Nel report sono definite “Master”: hanno già completamente automatizzato i processi visti sopra – rispetto alle “Novice” che hanno appena iniziato – e il 58% di loro si aspetta forti ritorni dall’automazione entro 3 anni, contro il 32% dei Novice.
3. Per ora obiettivi principali sono riduzione dei costi e miglioramento dell’efficienza. Ma entro 3 anni le Master si aspettano anche altri tipi di benefici. Il 60% di esse conta con l’automazione dei processi di migliorare la customer experience, il 55% di fornire informazioni a valore aggiunto per il business aziendale.
4. Una generale strategia di automazione a livello aziendale facilita l’automazione della funzione Finance. L’85% delle aziende Master infatti dice che i progetti di AI nel Finance si inseriscono in una strategia generale dell’azienda, nel 58% dei casi tale stragegia è guidata da un team creato ad hoc.
5. I principali ostacoli ai progetti di automazione nel Finance sono la carenza di competenze e la resistenza del personale nelle aziende Novice, e i sistemi legacy nelle aziende Master.
6. Nelle aziende più innovative la funzione Finance ha un chiaro ruolo di pioniere sull’automazione dei processi. In circa due terzi delle Master infatti i progetti di AI, Chatbot, Machine Learning sono più avanzati nel Finance rispetto a qualsiasi altra funzione, e il 54% ritiene che è giusto che la funzione Finance abbia questo ruolo di apripista, sia in quest’area tecnologica che per l’intera digital transformation aziendale.
Le best practice per il percorso di Finance Automation
In generale, ben il 43% degli intervistati pensa che se ben giocata, la carta dell’automazione dei processi può proiettare la funzione Finance da “segnapunti” a partner strategico di business. Per arrivare a questo, essa deve fare da “laboratorio” di trasformazione “automation-driven”. La strategia più diffusa nelle Master è costruire a poco a poco le fondamenta della Finance Automation. Ecco le “best practice” che il report di Capgemini individua:
– Pensare a soluzioni di automazione da subito per i problemi di processo, e non a rimedi “manuali” e che richiedono altro tempo delle persone.
– Standardizzare il più possibile attività e processi prima di applicarvi delle soluzioni di automazione. Assolutamente evitare di usare la soluzione di automazione per standardizzare attività che non si è riusciti a standardizzare altrimenti.
– Automatizzare al proprio passo, ma non isolandosi. I progetti pilota devono essere ben delimitati, ma le altre funzioni devono essere regolarmente aggiornate sui progressi, a parte ovviamente l’IT che in praticamente tutte le aziende intervistate (499 su 500) sta conducendo i progetti di automazione della funzione Finance.
– Essere iterativi ma con una visione d’insieme. Le multinazionali tipicamente fanno progetti pilota su singoli processi, ma poi li esportano in tutti i paesi dove operano. Occorre fare questo con un piano che prevede l’estensione trasversale di AI e Machine Learning a molti processi, anche quelli più strategici.
– Generare conoscenza dai dati. I progetti più efficaci di RPA nel Finance si basano sull’intelligent knowledge management. Fondamentali sono gli strumenti di data storage e repository. Secondo Capgemini, l’applicazione dell’AI al knowledge management può a sua volta potenziare le funzionalità dei robot.
– Comunicare ed educare. La paura di perdere il proprio ruolo, e magari lo stesso posto di lavoro, da parte di impiegati e management può ostacolare le iniziative di automazione. Il CFO, i promotori interni dei progetti e il senior management devono puntare su una comunicazione estremamente chiara degli obiettivi e degli impatti quotidiani dell’automazione.
