Controllo di gestione: i principi chiave e come migliora le performance aziendali

Il processo dinamico e continuo di monitoraggio delle prestazioni e di fine tuning delle azioni, mirato a garantire i risultati aziendali desiderati, prende il nome di controllo di gestione. Una pratica che l’entrata in vigore della legge 14/2019 (nota anche come CCII, Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza), successivamente modificata con il Decreto Legislativo n°136 del 13 settembre 2024, ha reso obbligatoria per tutte le imprese, eccezion fatta per le ditte individuali.

Questa disciplina potenzia i principi già sanciti nell’articolo 2086 del Codice Civile, che impone all’imprenditore il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa. Questo obbligo si traduce nella necessità di implementare sistemi in grado di rilevare tempestivamente eventuali squilibri economico-finanziari e di valutare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale.
In questo contesto, il controllo di gestione assume un ruolo cruciale, fornendo gli strumenti e le metodologie necessarie per soddisfare questi requisiti normativi. Mentre l’adeguato assetto contabile si concentra principalmente sul monitoraggio della situazione economico-patrimoniale, il controllo di gestione va oltre, includendo aspetti operativi e analitici della gestione aziendale.

Vediamo più in dettaglio in cosa consiste e come sia determinante per lo sviluppo delle imprese.

Cos’è il controllo di gestione: definizione e obiettivi

Si può definire controllo di gestione quell’insieme di sistemi, processi, pratiche e strumenti che consentono ai manager di gestire l’azienda in modo efficace, raggiungendo gli obiettivi prefissati nei tempi stabiliti. Rientrano tra questi i metodi e gli strumenti per la contabilità e per quelli per la misurazione delle prestazioni e dei KPI di business.

L’obiettivo primario è misurare e monitorare i risultati di gestione, principalmente in termini economico-finanziari, fornendo così agli imprenditori e al top management gli strumenti numerici necessari per prendere decisioni informate e strategiche.

Tuttavia, sarebbe riduttivo considerare il controllo di gestione come mera produzione di report e grafici. Il suo ruolo va ben oltre, configurandosi come un vero e proprio sistema direzionale con due scopi principali: guidare il management verso il conseguimento degli obiettivi aziendali, sia di breve che di medio-lungo periodo, e responsabilizzare i soggetti chiave dell’organizzazione sui risultati ottenuti.

Questa duplice funzione si traduce concretamente nell’assistere il processo decisionale, valutando preventivamente le conseguenze economiche delle scelte gestionali attraverso opportune elaborazioni e analisi.

È importante sottolineare che il controllo di gestione non si limita a verificare il rispetto di procedure o a svolgere attività ispettive, ma si concentra sui risultati delle azioni intraprese, promuovendo una cultura aziendale orientata al miglioramento continuo e all’ottimizzazione delle risorse. In questo senso si distingue nettamente da altre forme di controllo come l’auditing o i controlli interni, focalizzandosi invece sulla misurazione delle performance e sul confronto con gli obiettivi prefissati, tipicamente espressi in termini economico-finanziari.

Quali sono le 4 fasi del controllo di gestione

Per implementare un sistema di controllo di gestione efficace è necessario definire obiettivi chiari e misurabili, monitorare costantemente i risultati e adattarsi rapidamente alle situazioni in continua evoluzione. Nella pratica, la strada per raggiungere questi obiettivi si concretizza in quattro azioni fondamentali:

1. Stabilire standard e metodi per misurare le prestazioni
   Si definiscono “standard” i criteri di prestazione sui quali vengono misurate le performance di modo che i manager possano ricevere segnali su come stanno andando le cose.
2. Misurare le prestazioni
   Esistono diversi metodi per misurare le prestazioni. In generale, però, più gli standard sono definiti in modo appropriato, più la valutazione delle prestazioni effettive o previste è semplice.
3. Determinare se le prestazioni corrispondono allo standard
   Si tratta di confrontare i risultati misurati con gli standard già fissati. Se le prestazioni corrispondono allo standard significa che tutto sta procedendo regolarmente, viceversa i dirigenti dovranno intervenire apportando dei correttivi.
4. Intraprendere azioni correttive
   Se le prestazioni non sono all’altezza degli standard è necessario attuare un’azione correttiva, che potrebbe comportare un cambiamento in una o più attività e operazioni dell’organizzazione.

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I 3 livelli del controllo di gestione

Le attività che compongono il controllo di gestione si possono idealmente suddividere in 3 macro categorie:

• Controllo operativo: fa riferimento alle attività che si svolgono quotidianamente in azienda, quindi sostanzialmente alla ricerca dell’efficienza ed efficacia dei processi operativi. Gli strumenti utilizzati sono la contabilità dei costi e la contabilità industriale. Il suo focus è sul breve termine e sulla gestione delle operazioni giornaliere, fornendo feedback immediato sui risultati delle attività produttive e commerciali.
• Controllo direzionale: fa riferimento agli obiettivi di breve periodo (12 mesi) espressi in termini economico-finanziari. Lo strumento principale del controllo direzionale è il budget, che permette di pianificare e monitorare le performance aziendali su base annuale. Il controllo direzionale svolge un ruolo cruciale nel coordinare le diverse aree funzionali dell’azienda, assicurando che gli obiettivi di breve termine siano allineati con la strategia complessiva.
• Controllo strategico: fa riferimento alla verifica della coerenza dei programmi annuali (budget) con gli obiettivi di medio e lungo termine definiti dalla pianificazione strategica. Il controllo strategico è fondamentale per garantire che le azioni quotidiane e le decisioni di breve termine siano in linea con la visione e gli obiettivi di lungo periodo dell’organizzazione.

Questa struttura a tre livelli permette una visione completa e integrata della gestione aziendale, facilitando il processo decisionale a tutti i livelli organizzativi e promuovendo un allineamento costante tra operatività quotidiana e visione strategica.

Il controllo operativo fornisce i dati di base e il feedback immediato sulle performance, il controllo direzionale traduce questi dati in obiettivi e piani di azione annuali, mentre il controllo strategico assicura che tutte le attività convergano verso il raggiungimento degli obiettivi di lungo termine dell’azienda.

Quali sono le 3 principali tecniche di controllo di gestione

L’implementazione di un controllo di gestione efficace richiede un approccio sistematico e strutturato, che coinvolge diversi livelli organizzativi e si avvale di strumenti specifici come la contabilità analitica, il budget e il reporting direzionale.
Nello specifico:

• La contabilità analitica serve a tenere traccia dei costi e dei ricavi, nonché ad analizzare la redditività di un progetto o servizio misurando il rapporto tra le risorse impiegate (input) e i risultati ottenuti (output);
• Pianificazione, controllo e il budgeting consentono di definire i piani finanziari dell’azienda e di monitorare l’andamento economico-finanziario nel tempo;
• Il reporting ha, invece, la funzione di trasmettere, all’interno e all’esterno dell’impresa, tutte le informazioni sui risultati conseguiti e analizzare gli eventuali delta rispetto agli obiettivi fissati in sede di programmazione.

Analisi dei costi e degli indicatori di performance

Altre due tecniche fondamentali del controllo di gestione sono l’analisi dei costi e degli indicatori di performance.

L’analisi dei costi consente di individuare le voci di spesa dell’azienda e di valutare l’efficienza dei processi aziendali. In tal modo, è possibile individuare eventuali aree di miglioramento e proporre soluzioni per ridurre i costi.

La definizione degli indicatori di performance (KPI) permette di valutare le prestazioni delle singole aree aziendali in riferimento a dei valori predeterminati individuando i disallineamenti.

Uno strumento per il miglioramento continuo

Grazie al management control è possibile ottenere una visione chiara di dove l’azienda è oggi e di dove stia andando. Sulla base di informazioni certe, il controller garantisce che le prestazioni e i risultati effettivi siano correlati agli obiettivi principali dell’impresa. In questo modo, migliora la capacità dell’organizzazione di pianificare azioni future, si facilita il coordinamento tra le divisioni e si supporta anche il decentramento organizzativo, creando un ambiente di conoscenza e comprensione degli obiettivi diffuso in tutta l’azienda. Tutto ciò consente di disegnare un percorso di miglioramento continuo che guarda al futuro.

Come implementare un sistema di controllo di gestione efficace

Per implementare un sistema di controllo di gestione efficace è necessario definire obiettivi chiari e misurabili, monitorare costantemente i risultati e adattarsi rapidamente alle situazioni in continua evoluzione.

È possibile dividere questo processo in quattro fasi:

Stabilire standard e metodi per misurare le prestazioni

Si definiscono “standard” i criteri di prestazione sui quali vengono misurate le performance di modo che i manager possano ricevere segnali su come stanno andando le cose.

Misurare le prestazioni

Esistono diversi metodi per misurare le prestazioni. In generale, però, più gli standard sono definiti in modo appropriato, più la valutazione delle prestazioni effettive o previste è semplice.

Determinare se le prestazioni corrispondono allo standard

Si tratta di confrontare i risultati misurati con gli standard già fissati. Se le prestazioni corrispondono allo standard significa che tutto sta procedendo regolarmente, viceversa i dirigenti dovranno intervenire apportando dei correttivi.

Intraprendere azioni correttive

Se le prestazioni non sono all’altezza degli standard è necessario attuare un’azione correttiva, che potrebbe comportare un cambiamento in una o più attività e operazioni dell’organizzazione.

Fondamentale coinvolgere nel processo tutti i dipendenti dell’azienda e fornire loro le informazioni necessarie per comprendere l’andamento dell’attività e il proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi.

Questo è possibile seguendo alcune buone regole quali: comunicare gli obiettivi dell’azienda e come il loro lavoro contribuisce a raggiungerli; coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi e dei KPI; fornire feedback regolari sui risultati raggiunti; riconoscere e premiare i dipendenti che raggiungono gli obiettivi.

Controllo di gestione e gestione finanziaria dell’azienda

Il controllo di gestione e la gestione finanziaria dell’azienda sono due attività strettamente correlate tra loro nel senso che: il controllo finanziario riguarda le questioni che possono influire sull’attività dell’azienda in termini di valutazione, allocazione e utilizzo delle risorse economiche, mentre il controllo di gestione è un esercizio complessivo e include anche la parte di controllo finanziario.

Analisi storica dei bilanci, analisi dei flussi di cassa, valutazione delle opportunità di investimento, gestione delle fonti di finanziamento, gestione dei rischi finanziari, sono i principali strumenti e tecniche utilizzati in finanza aziendale che un responsabile del controllo di gestione (il controller) deve conoscere per aiutare l’azienda a raggiungere i propri obiettivi di prestazione e di crescita finanziaria.

Un driver di innovazione e crescita

Il controllo di gestione può essere anche un driver di innovazione e la maggior parte delle aziende oggi riconosce l’importanza dell’innovazione come motore di crescita aziendale.

Questa attività supporta i manager in questa direzione in diversi modi:

• Individuando le aree di miglioramento o che necessitano di più corposi investimenti in termini di risorse economiche, umane e strumentali
• Incrociando i dati sui clienti con le tendenze di mercato di modo da individuare nuove aree di business da sviluppare
• Valutando l’impatto finanziario e sulla produzione delle nuove tecnologie e, sulla base dei risultati, indirizzare la transizione digitale dell’azienda
• Indicando le potenziali aree di rischio legate all’innovazione e definendo un piano d’azione per gestirle

In questo modo, il controllo di gestione può contribuire a favorire il processo di innovazione dell’azienda e a migliorarne il livello di competitività.

AI nel controllo di gestione

L’Intelligenza Artificiale (AI) fornisce strumenti innovativi per migliorare ogni aspetto del controllo di gestione aziendale e negli ultimi anni sta contribuendo a ridefinire in modo sostanziale il perimetro di queste attività. Queste le principali applicazioni:

1. Analisi predittive: l’AI sfrutta modelli matematici avanzati per prevedere scenari futuri utilizzando dati storici. In questo modo è possibile individuare trend e nicchie di mercato emergenti e prevedere in modo più accurato le vendite e il Cash Flow.

2. Ottimizzazione dei costi: l’IA consente di monitorare i costi in tempo reale, identificando eventuali inefficienze, e analizzare l’impatto economico delle diverse strategie operative.

3. Automazione della reportistica: con l’intelligenza artificiale, è possibile creare in pochi secondi report dettagliati e facilmente personalizzabili, garantendo un aggiornamento dati in tempo reale, la riduzione di errori e processi decisionali più tempestivi e accurati.

I principali vantaggi dell’AI nel controllo di gestione sono:

1. Efficienza migliorata: l’AI automatizza attività ripetitive, come la raccolta e l’elaborazione dei dati, riducendo errori e tempi di lavoro.
2. Decisioni più accurate: le analisi predittive forniscono ai manager informazioni concrete e previsioni affidabili, facilitando i processi di Decision Making.
3. Riduzione dei costi: l’ottimizzazione dei processi operativi consente di risparmiare risorse economiche e organizzative migliorando i risultati di business.

L’importanza del controllo di gestione per il successo aziendale

Come fin qui visto, il controllo di gestione fornisce indicazioni di come l’organizzazione sta operando in conformità ai suoi obiettivi, consentendo di prendere decisioni informate e tempestive per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali e per favorire la crescita dell’impresa. Gli scostamenti negativi vengono immediatamente rilevati, consentendo di intraprendere le azioni correttive del caso e riducendo progressivamente la differenza tra i risultati attesi e quelli effettivi.

Le informazioni ottenute devono essere integrate nella pianificazione strategica, garantendo che le iniziative future siano allineate agli obiettivi aziendali e alle condizioni operative.

Il controllo di gestione permette, altresì, di valutare l’apporto delle risorse umane al raggiungimento degli obiettivi, influenzando e indirizzando verso l’efficienza il comportamento dei team o delle singole persone.

Altro aspetto da rilevare è l’azione di facilitatore del coordinamento tra le diverse divisioni aziendali: questa attività, infatti, permette di verificare per esempio se la produzione viene eseguita in conformità con gli ordini ricevuti o, in caso contrario, di individuare le cause dello scostamento e avviare un’azione correttiva, stabilendo il coordinamento tra i dipartimenti coinvolti.

Il ruolo nella pianificazione strategica dell’azienda

La pianificazione strategica è il processo attraverso cui i leader definiscono la loro visione per il futuro e identificano gli scopi e gli obiettivi dell’organizzazione stabilendo altresì la sequenza in cui tali obiettivi dovrebbero essere realizzati in modo da perseguire la visione dichiarata.

Il controllo di gestione svolge un ruolo fondamentale nella pianificazione strategica aziendale. Consente, infatti, di monitorare gli obiettivi strategici e il loro raggiungimento nel tempo individuando eventuali criticità. In questo modo, la direzione aziendale può valutare l’efficacia delle proprie strategie e apportare eventuali modifiche per migliorare i risultati.

Controllo di gestione, chi lo fa

Il responsabile del controllo di gestione, o controller, è una figura solitamente inserita all’interno del team AFC (Amministrazione, Finanza e Controllo), anche se in molte aziende questa attività è affidata a professionisti esterni. Il suo compito principale è monitorare il corretto impiego delle risorse finanziarie in relazione al raggiungimento degli obiettivi di business prefissati, garantendo un’attenta valutazione di tutte le attività.

Il controller analizza la contabilità aziendale, le relazioni e tutti i documenti utili a comprendere l’andamento economico e finanziario dell’azienda avvalendosi del supporto prezioso di strumenti software gestionali e soluzioni di Business Intelligence, monitora le performance aziendali e riporta periodicamente al management i risultati della sua attività, suggerendo anche le strategie correttive nel caso in cui si prospettino problemi o criticità.

Competenze di un controller

Il responsabile del controllo di gestione solitamente è in possesso di una laurea a indirizzo economico o statistico. Si tratta di una persona con ottime capacità di sintesi e analitiche, che per svolgere adeguatamente il proprio lavoro deve possedere un mix di competenze tecniche (hard skill) e trasversali (soft skill).

Hard skill:

• Conoscenza dei principali software contabili e gestionali (ERP);
• Capacità di redazione del bilancio;
• Analisi del fabbisogno finanziario;
• Padronanza delle tecniche di previsione e reporting;
• Padronanza di strumenti statistici, di Business Intelligence e di Data Visualization;
• Conoscenza delle normative fiscali e civilistiche.

Soft skill:

• Eccellenti capacità relazionali;
• Predisposizione al problem solving e al lavoro di squadra;
• Affidabilità e autorevolezza.

Le attività del controller

Queste, volendo riassumere, sono le principali attività svolte da un controller in azienda:

• Raccolta e analisi dei dati
  Il controller raccoglie e analizza in modo sistematico i dati aziendali, utilizzando strumenti e software dedicati.
• Monitoraggio delle operazioni
  Supervisiona i processi contabili e finanziari, assicurandosi che siano conformi alle procedure aziendali e agli standard internazionali.
• Supporto decisionale
  Collabora con il CFO e il management per definire strategie basate sulle informazioni raccolte.
• Gestione finanziaria
  Monitora i flussi di cassa e verifica il raggiungimento degli obiettivi economici, proponendo soluzioni per migliorare i processi.
• Coordinamento e comunicazione
  Gestisce i rapporti con banche, consulenti e revisori, supportando la trasparenza e l’efficacia comunicativa interna ed esterna.
• Creazione di report strategici
  Utilizza i dati provenienti dai vari dipartimenti per elaborare report completi, utili a valutare l’andamento e le performance aziendali, fondamentali per orientare il futuro dell’impresa.