Nei grandi gruppi italiani spesso la trasformazione digitale parte da progetti relativamente piccoli nell’area Finance. L’amministrazione, finanza e controllo è una delle funzioni più tradizionali, e quindi più adatte a beneficiare delle applicazioni software o cloud di ultima generazione, e delle avanzate tecniche di project management che caratterizzano questi progetti, veri “laboratori d’innovazione” per l’intero gruppo. Un esempio è l’implementazione da parte di Autostrade per l’Italia (d’ora in poi per comodità Autostrade) del nuovo sistema per la gestione del credito dei servizi Telepass, basato su SAP Hybris Billing Customer Financials.
Questo progetto è stato premiato da SAP con il “Gold Quality Award” in Italia e il “Bronze Quality Award” a livello EMEA nella categoria Innovation, soprattutto per i soli 5 mesi di durata del progetto, e la qualità della sua gestione. Ne abbiamo parlato – proprio a margine della consegna degli award SAP europei ad Heidelberg – con Rosa Pignieri, responsabile gestione e sviluppo sistemi corporate di Autostrade, e Gaetano Daria, responsabile del progetto.
«L’evoluzione del gruppo Autostrade richiede una trasformazione digitale»
«L’evoluzione del gruppo richiede una trasformazione digitale, che è iniziata con questo progetto e sta proseguendo con altri», spiega Pignieri. «I sistemi attuali di Autostrade sono “cuciti su misura”, e non possono indirizzare alcune nuove esigenze legate a questa trasformazione: occorrono soluzioni nuove».
Questo progetto in particolare, continua Pignieri, è legato alla continua evoluzione di Telepass, che negli ultimi anni aveva già ampliato l’offerta aggiungendo alla riscossione automatica del pedaggio autostradale in Italia anche quella in alcuni paesi europei, oltre al pagamento delle soste di superficie e in parcheggi. «E che nella strategia di sviluppo prevede ulteriori ampliamenti della gamma di servizi di pagamento digitale per la mobilità: ZTL, carburanti, assicurazioni, car sharing, bollo auto, trasporto pubblico locale. Evoluzione per cui è stata creata nel 2017 una nuova società, Telepass Pay, il circuito di pagamenti digitali che supporterà tutti questi servizi».
«Il sistema è andato live nel luglio 2017, ma è in continuo ampliamento»
In questo percorso a un certo punto la gestione del credito di Telepass richiedeva un intervento urgente: «La nascita di Telepass Pay era una scadenza molto vicina, e l’apertura al mercato con ampliamento dei servizi genera un forte aumento del volume di transazioni e di clienti». Telepass, continua Pignieri, già a fine 2016 aveva circa 6 milioni di clienti, con 65 milioni di fatture annue emesse in 4 cicli mensili in funzione dei diversi tipi di clienti: aziende, consumatori, piccoli professionisti, ma anche consorzi, associazioni di trasportatori, ed enti intermediari come le banche.
«A fronte di questi numeri per le fatture, quelli dei crediti da gestire, pur non paragonabili, non sono trascurabili. Ci serviva un sistema per gestirli in tempi veloci e scalabile in vista dell’aumento di volumi: quello esistente, basato su applicazioni mainframe, non era più adeguato».
Nel rollout di Telepass 13 milioni di Master Data
La software selection ha portato alla scelta appunto di SAP Hybris («abbiamo ritenuto la piattaforma Hana fondamentale per la velocità di gestione delle transazioni») con Reply Syskoplan come partner. «Dopodiché in cinque mesi abbiamo fatto tutto. Ovviamente poi ci sono stati affinamenti successivi, ma i processi sono partiti quando dovevano: a oggi i crediti di Telepass e Telepass Pay sono gestiti sul nuovo sistema».
Il progetto, aggiunge Gaetano Daria, è andato live l’11 luglio 2017 per i servizi di Telepass Pay, «poi nei tre mesi successivi abbiamo fatto un rollout della società Telepass, prima con il recupero dello storico dei contratti, 13 milioni di Master Data, poi migrando i crediti aperti, e in alcuni casi anche i crediti chiusi da poco per eventuali richieste di informazioni del cliente». Il sistema si sta via via ampliando, ora copre anche nuovi servizi Telepass in Belgio e Germania, con le varie specificità di fatturazione, e pagamenti diversi dai pedaggi: «Stanno aumentando le tipologie di clienti, contratti, servizi, e quindi la complessità».
Un team di progetto di 15 persone di 4 società: «Tutto è andato liscio»
Buona parte degli utenti finali del sistema, continua Rosa Pignieri, sono specialisti di gestione del credito di EsseDiEsse, società di servizi contabili e amministrativi del gruppo Autostrade. In più ci sono i team di Telepass che gestiscono la fatturazione, gli incassi sui vari canali, il recupero crediti, e l’amministrazione e finanza.
«Proprio questa è stata l’altra criticità del progetto, oltre ai tempi molto stretti: far convergere le esigenze di tre entità: Telepass, EsseDiEsse, e ASPI, che è fornitore e cliente, visto che abbiamo fornito il sistema e il progetto, ma Telepass per noi emette le fatture pedaggi. Oltretutto proprio poco prima del progetto, Telepass è uscita dal gruppo Autostrade passando al gruppo Atlantia (capogruppo di Autostrade, ndr)».
Nonostante le complessità di partenza, il progetto è considerato “un fiore all’occhiello” nel gruppo ASPI. «Il team comprendeva persone di Autostrade, Telepass, EsseDiEsse, e Reply Syskoplan, in tutto circa 15 persone, incluso il team leader, il CFO di Telepass Luca Daniele, molto presente sia nella definizione dei processi che nella parte decisionale. Tutto è andato liscio, abbiamo affrontato sempre i problemi man mano che si manifestavano, senza rimandare. Abbiamo fatto una riunione sull’avanzamento ogni mese, e check intermedi ogni settimana con partecipanti diversi in funzione del tema, anche coinvolgendo i key user. In questo modo per ogni rilascio parziale verificavamo la bontà della soluzione».
Un fattore importante di semplificazione, aggiunge Daria, è l’adeguamento dei processi allo standard Hybris. «In passato “cucivamo su misura”, sia gli sviluppi interni che i software acquisiti sul mercato. Ma questo dà problemi per aggiornamenti e modifiche. Stavolta abbiamo cercato di mantenerci il più possibile sullo standard. In più abbiamo usato alcuni elementi del framework Scrum di sviluppo Agile del software, come i check continui per anticipare la soluzione dei problemi. Il risultato è che in fase di collaudo abbiamo avuto solo cinque “issue”, un numero bassissimo per un sistema simile».
I benefici: velocità, automazione e gestione interfacce. «E ora la Fatturazione B2B»
Quanto ai benefici del nuovo sistema, «il più evidente è la velocità dell’elaborazione dei dati: gli utenti ci riferiscono che report paragonabili prima richiedevano ore, adesso 3-5 minuti», spiega Pignieri. E poi governance e automazione dei processi di gestione crediti e credit-check. «Con questo sistema abbiamo sostituito almeno tre applicazioni in ambiente mainframe: prima la governance era manuale, ora è totalmente automatizzata, con controllo a posteriori».
Il terzo tipo di benefici riguarda le interfacce: il sistema ne ha circa 30 con altri sistemi, in input e in output. «L’output è prevalentemente verso l’ERP di Autostrade e la gestione clienti nel CRM, per le azioni a valle della gestione crediti, come solleciti, aggiornamenti della scheda cliente, ecc. Abbiamo definito un cruscotto per monitorare tutte le interfacce. Nel caso di errore o scarto di un cliente, automaticamente si apre un ticket e chi ha la competenza sul quel dominio viene subito coinvolto».
Infine gli sviluppi futuri. «La gestione del credito è il primo tassello, ora dovremo affrontare la fatturazione B2B, che al momento avviene su sistemi molto vecchi. E considerato che Telepass lavora in diversi paesi – Belgio, Portogallo, Spagna, Francia, Germania – l’esigenza è anche qui di essere sempre più veloci, multivaluta, multisocietà. Tutto questo per sistemi fuori dall’ERP, il sistema contabile vero e proprio», sottolinea Pignieri. Un elemento di criticità ulteriore sono i volumi di dati da gestire: «I numeri li ho citati prima, stiamo valutando delle soluzioni di fatturazione B2B, che sulle simulazioni dei nostri volumi sono andate tutte in crisi: per venirci incontro necessitano di modifiche architetturali. Anche nel caso di soluzioni cloud, nonostante la scalabilità sia considerata un loro punto forte».
