L’automazione del ciclo di fatturazione e dei processi di gestione della contabilità di clienti e fornitori sta giocando un ruolo molto importante nell’ottimizzazione di tutte le attività legate ad accounts payable e accounts receivable.
Al di là della possibilità di ridurre drasticamente i tempi di lavorazione – permettendo così alle risorse normalmente preposte a questo genere di task di dedicarsi alla risoluzione dei problemi e allo sviluppo della relazione con gli stakeholder – bisogna mettere in conto anche la diminuzione dei tipici errori di data entry, col conseguente miglioramento del ciclo dell’ordine e delle operazioni di riconciliazione.
E tutto questo in aggiunta a una serie di opportunità che nascono dall’adozione di sistemi di analisi dei dati e reporting che hanno un impatto specifico sulla capacità di costruire catene del valore sempre più efficienti.
Ma andiamo con ordine.
Perché dematerializzare non è sufficiente
Specialmente nelle medie e piccole imprese, la contabilità di fornitori e clienti è stata sempre gestita a livello di back-office con metodi manuali basati sullo scambio di materiale cartaceo.
L’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica prima e lo shock dell’emergenza pandemica e dei lockdown poi hanno impresso una fortissima accelerazione nell’adozione di strumenti e approcci innestati sulle tecnologie digitali. Questo ha consentito anche di cominciare a toccare con mano le opportunità offerte dalla dematerializzazione delle procedure di produzione e archiviazione dei file.
L’innovazione che ha investito le tecnologie di automazione negli ultimi anni ha fatto il resto, spingendo un numero sempre maggiore di imprese a trasformare in chiave digitale i propri processi di fatturazione nell’ottica di potenziare la continuità operativa del business e rendere sempre più efficiente e flessibile la Supply Chain.
Gestire la contabilità di clienti e fornitori ovunque
Analizzando uno per uno i vantaggi che si ottengono dalla gestione ottimizzata di accounts payable e accounts receivable, è impossibile non citare tra i primi riscontrati dalle aziende italiane la facoltà di operare in modalità smart, ovvero a prescindere dal luogo fisico in cui si trovano i lavoratori.
Con l’automazione basata su sistemi Cloud, i flussi di lavoro vengono digitalizzati, la fatturazione è automatizzata e le operazioni relative alla contabilità passiva e alla gestione dei crediti verso i clienti possono essere eseguite in qualsiasi luogo. Questo significa che potranno essere garantiti workflow senza interruzioni e senza compromettere la qualità del servizio offerto, a patto ovviamente di disporre di una connessione Internet affidabile.
L’automazione che elimina le attività a basso valore
In secondo luogo, introducendo elementi di automazione basati su tecnologie di Machine Learning e Intelligenza Artificiale diventa possibile eliminare tutta una serie di attività manuali estremamente time-consuming. A partire dalla ricerca delle fatture cartacee in archivio, passando per l’inserimento dei dati, la verifica della loro correttezza e arrivando all’invio dei documenti.
Il personale, come detto, viene così sgravato dall’esecuzione di attività ripetitive e a basso valore con il risultato che i collaboratori sono più soddisfatti e produttivi, potendosi dedicare con maggior attenzione ad attività più strategiche per il business.
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Ottimizzare il cash flow grazie a una visibilità estesa sulle fatture
Impossibile non citare poi il tema dell’ottimizzazione del Cash Flow: l’adozione di un sistema accounts payable e accounts receivable integrato permette di sviluppare una visibilità più profonda – e in tempo reale – sul flusso di cassa e sui termini di pagamento in entrata e in uscita.
È possibile così impostare policy condivise per orientare tutti i processi finanziari all’ottimizzazione della conversione di cassa e alla condivisione di un orientamento strategico alla gestione delle spese.
Un’orchestrazione oculata delle fatture insolute, per esempio, aiuta a mantenere un flusso di cassa sano e a mitigare i rischi finanziari.
Con una soluzione evoluta per la gestione accounts receivable si può semplificare il processo ottenendo visibilità in tempo reale sui saldi in sospeso, monitorando lo stato di ogni fattura e identificando con facilità eventuali pagamenti scaduti.
Si riducono i contenziosi
Inserendo gli opportuni parametri, gli utenti potranno stabilire precise priorità sulle attività di riscossione in base, per esempio, alla data di emissione della fattura, assicurando che le risorse siano allocate in modo corretto e che i ticket relativi ai pagamenti scaduti vengano chiusi nel più breve tempo possibile.
Allo stesso modo, potranno essere gestite controversie e autorizzati riaddebiti, consentendo ai responsabili di risolvere in tempi brevi le dispute e contribuire a mantenere buone relazioni con i clienti dell’azienda.
Le aziende potranno anche creare meccanismi di capitalizzazione, facendo leva sui pagamenti elettronici, saldando ancora più velocemente i fornitori e offrendo ai clienti che effettuano pagamenti anticipati sconti sui nuovi acquisti. Si evitano, in questo modo, uscite eccessive riducendo al tempo stesso i rischi di conformità e rafforzando le relazioni con gli stakeholder.
Migliorano le relazioni con i partner strategici
Quest’ultimo passaggio, specie se si parla di fornitori, è fondamentale per instaurare un rapporto continuativo e basato sulla fiducia. D’altra parte, oggi una delle priorità del reparto che si occupa di contabilità è quella di rafforzare i processi accounts payable e puntare all’eccellenza delle partnership.
Cosa comporta tutto ciò? Occorre migliorare i contatti con i fornitori creando, là dove possibile, linee di comunicazione aperte: gli interlocutori – almeno quelli di maggior valore per il business – devono in altre parole poter accedere con facilità ai documenti, alle fatture e alle informazioni.
Le soluzioni di automazione dei cicli di fatturazione aiutano a perseguire questo obiettivo mettendo a disposizione dei fornitori portali self-service che abilitano l’upload e il download dei documenti, offrendo strumenti che consentono di interagire in tempo reale con il team di supporto, senza dover ricorrere ad altri canali di comunicazione.
Grazie alle fatture elaborate elettronicamente e ai dati critici a portata di click, diventa così possibile instaurare rapporti improntati alla fiducia e alla reciprocità, essenziali per dare vita a partnership solide anche nel medio-lungo termine.
Mappare i rischi e valutare la situazione finanziaria in tempo reale
Migliorare la visibilità sui processi di contabilità passiva e gestione fatture clienti è del resto imprescindibile per valutare tempestivamente il reale benessere finanziario dell’azienda, così da prendere decisioni adeguate per anticipare o fronteggiare eventuali scenari di rischio.
Nel momento in cui le attività vengono dematerializzate e digitalizzate, ciascun utente e in particolar modo i revisori, hanno infatti accesso a dati aggiornati, accurati e integri, corredati da KPI che permettono di maturare una visibilità end-to-end su liquidità, produttività e trend futuri.
Introducendo in azienda soluzioni che sfruttano l’AI, inoltre, non si riusciranno solo a separare le informazioni di valore dal rumore di fondo, ma sarà anche possibile utilizzare dashboard intuitive e personalizzate per ricevere aggiornamenti sull’effettiva efficienza dei processi accounts payable e accounts receivable. E quindi, a cascata, dell’intera catena del valore.
I benefici estesi dell’automazione di accounts payable e accounts receivable
Chiudiamo ricordando che l’automazione crea maggiore flessibilità per i team che lavorano da remoto, elimina il costo di carta e consumabili e offre una completa tracciabilità dei processi.
Anche in virtù di ciò, le imprese che implementano l’automatizzazione di queste attività sono in grado di effettuare una transizione strategica adattandosi ai cambiamenti, con la possibilità di mitigare l’impatto di eventuali criticità sulle loro catene di fornitura e sui loro profitti.
