Il Business Process Management (BPM) riguarda l’esecuzione di attività volte alla modellazione, all’analisi e all’ottimizzazione dei processi aziendali al fine di contribuire a raggiungere obiettivi strategici rilevanti per l’azienda, semplificando la gestione delle attività e migliorando le performance.
Il focus, dunque, non è più sulle singole funzioni ma sul processo aziendale, ovvero l’insieme di attività che permettono a un’impresa a raggiungere un obiettivo specifico. Utilizzando il BPM è possibile valutare i processi esistenti per trovare modalità volte a migliorare l’efficienza, ridurre i costi e gli errori e supportare i cambiamenti imposti dalla trasformazione digitale. Il BPM è un percorso e un approccio manageriale che porta risultati migliori nel tempo, eliminando cattive pratiche di gestione del flusso di lavoro e ottimizzando le operazioni aziendali per fornire prodotti e servizi migliori ai propri clienti.
Il percorso di ottimizzazione si basa sull’analisi dei dati, per rivedere costantemente i risultati delle attività in base a informazioni oggettive, avendo piena visibilità delle responsabilità dei singoli operatori coinvolti, intervenendo sui singoli passaggi per perfezionare le attività e correggere eventuali punti critici.
Tipologie di Business Process Management
Esistono tre tipi principali di gestione dei processi aziendali: incentrata sull’integrazione, incentrata sull’uomo e incentrata sui documenti.
BPM incentrato sull’integrazione: questo tipo di BPM si concentra su processi che non richiedono molto coinvolgimento umano, facendo dialogare i sistemi attraverso API (interfacce applicative). Si integrano così i dati tra i sistemi, come quelli per la gestione delle risorse umane (HRM) o per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
BPM incentrato sull’uomo: questo approccio è incentrato sul coinvolgimento umano, ad esempio laddove sono richieste le approvazioni. Le interfacce utente intuitive con funzionalità di trascinamento della selezione consentono ai team di assegnare attività a ruoli diversi, semplificando il lavoro delle persone durante il processo.
BPM incentrato sul documento: questo tipo di BPM è incentrato sul flusso documentale, ad esempio dei contratti.
Business Process Management e automazione
Il BPM è supportato dalla tecnologia, ma è una pratica organizzata e messa in atto dalle persone. I software BPM e di automazione, analogamente agli strumenti di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e di gestione dei dati, possono essere utilizzati per contribuire al miglioramento dei processi. Grazie al BPM è possibile mettere in atto il primo passo verso una diffusa automazione dei processi aziendali.
L’automazione dei processi aziendali è la chiave per implementare i processi che sono stati ottimizzati tramite BPM, dopo averli modificati e riprogettati alla ricerca della massima efficienza e ottimizzazione.
Una volta riprogettato un processo, vengono applicate le tecnologie di automazione per ottenere efficienze ottimali nell’esecuzione del nuovo flusso di lavoro del processo.
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I benefici del Business Process Management
L’obiettivo del BPM è ottimizzare e automatizzare i processi aziendali dall’inizio alla fine, trasformandoli e concentrandosi sul loro scopo strategico e sui risultati target, per rimodellare il modo in cui persone, sistemi e dati interagiscono.
Il Business Process Management (BPM), più recentemente denominato Deep Digital Process Automation, è sia la tecnologia che la pratica di ottimizzazione dei processi e dei flussi di lavoro aziendali per renderli più efficienti e adattabili.
Abbiamo cercato di riassumere di seguito i benefici che può portare l’adozione di un metodo di lavoro basato sul BPM.
- Flussi di lavoro semplificati e maggiore efficienza: il BPM standardizza i processi in modo che i dipendenti possano lavorare in modo più efficace all’interno di un perimetro prestabilito accelerando il processo decisionale e riducendo il rischio di errore umano;
- Controlli di processo più rigorosi e strategicamente allineati: il BPM adotta un approccio sistematico per comprendere le origini di ciascun processo e come lo stesso possa essere ottimizzato per supportare gli stessi requisiti ma con meno passaggi, meno dati e meno sforzo manuale;
- Maggiore agilità e scalabilità aziendale: il BPM crea una via schematica verso l’utilizzo di nuovi servizi cloud, funzionalità di intelligenza artificiale, cambiamenti normativi e opportunità di mercato;
- Migliore servizio clienti ed esperienze: la gestione dei processi aziendali apporta vantaggi alle esperienze dei clienti in diversi modi. È possibile analizzare i processi esistenti per identificare le aree in cui il front office del servizio clienti perde tempo inviando informazioni ridondanti, raccogliere e ordinare automaticamente le informazioni richieste sui clienti da più fonti ed eliminare la ridondanza;
- Riduzione del rischio, degli sprechi, della ridondanza e delle perdite di denaro: il BPM aiuta i manager e i team aziendali a valutare lo stato attuale dei loro processi aziendali e a identificare le aree in cui consolidarli e ottimizzarli.
La gestione del BPM a fianco di strumenti di automazione per processi ottimizzati
Il BPM come pratica, così come il software progettato per supportarla, devono concentrarsi sul risultato aziendale desiderato, o output, piuttosto che sul processo stesso, il che significa che è probabile che i processi esistenti vengano completamente riprogettati focalizzandoli a favore dell’efficienza e dell’efficacia.
Una volta riprogettato un processo, vengono applicate le tecnologie di automazione per ottenere funzionalità ottimali nell’esecuzione del nuovo flusso di lavoro del processo.
L’automazione non ha bisogno del BPM per avere un impatto significativo sulle prestazioni del processo, ma il BPM ha bisogno dell’automazione per dare vita ai processi trasformati.
È naturale domandarsi infine come interagisce il BPM con le nuove scoperte in ambito dell’Intelligenza Artificiale creando una nuova esperienza denominata Intelligent Business Process Management Suite. In questo ambito OTConsulting, grazie a più di due decenni di esperienza, è un punto di riferimento per la trasformazione digitale dei processi aziendali. L’azienda, che opera da anni nel campo del Business Process Management, offre una gamma di servizi, è in gradi di compiere un’analisi dettagliata dei processi esistenti, identificare aree di inefficienza e proporre soluzioni su misura per automatizzare e semplificare le operazioni. Un team di esperti in BPM è in grado di implementare sistemi per il monitoraggio in tempo reale delle performance, garantendo una gestione più agile e reattiva.
