Dal 12 marzo 2017 diventano obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale, che manderanno in pensione la delibera CNIPA N. 11/2004 e la vecchia dizione di conservazione sostitutiva. «Una volta si chiamava così perché i documenti erano tutti cartacei e quelli informatici (pochi) andavano appunto a sostituirli», racconta Pier Luigi Zaffagnini, l’Amministratore Delegato di Top Consult, l’azienda impegnata nella conservazione fin dagli albori della legislazione digitale, che ha realizzato nel 1999 con il Comune di Pesaro il primo archivio sostitutivo italiano e “inventato” una serie di servizi a corredo, fra cui il manuale della conservazione.
Le nuove regole definiscono delle linee guida sulle caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli, sui modelli organizzativi, sul ruolo del Responsabile della Conservazione. Quest’ultimo deve collaborare con altre figure aziendali e garantire la redazione e il mantenimento del Manuale della Conservazione, diventato ora obbligatorio, che descrive il processo della conservazione stessa,le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destina tialla conservazione. La nuova normativa prescrive anche nuovi standard sulle strutture dei dati e per la gestione dei cosiddetti pacchetti informativi di archiviazione. «Le aziende devono cominciare ad adeguare i sistemi per arrivare alla scadenza preparati – sottolinea Zaffagnini-, e avere un intero esercizio fiscale con le stesse regole, partendo dal primo gennaio 2017. L’evoluzione della conservazione non comporta, infatti, solo un cambiamento informatico, ma ha anche ricadute organizzative e comportamentali. Non è sufficiente utilizzare un pacchetto software aggiornato, ma è necessario avere una specifica consulenza, legale e applicativa, accompagnata da un’attività di formazione specializzata.
Inoltre le organizzazioni hanno bisogno di strumenti smart che estendano le modalità operative dei social network e della social collaboration anche alla gestione elettronica dei documenti». A tutto questo risponde il prodotto di punta di Top Consult, Top Media Social NED, il cui nuovo modulo Lex è già conforme alla nuova normativa e consente di effettuare la conservazione digitale sia in house che in outsourcing. «Nell’ambito della formazione e consulenz aabbiamo pensato a un servizio in house, Con lex 2.0, che offre supporto legale e applicativo per creare gli archivi digitali, e aiutare i Responsabili della Conservazione a capirei confini del loro ruolo e qual è il livello di delega».
Il servizio prevede una giornata di formazione con il legale e con lo specialista applicativo, offre una consulenza perla realizzazione del manuale della conservazione, e prevede il rilascio del certificato di conformità del manuale. Per il mantenimento a norma nel tempo delle soluzioni Lex è stato pensato il servizio Manlex 2.0, che prevede la ricertificazione annuale del manuale della conservazione,la possibilità di sottoporre 5 quesiti all’anno di tipo applicativo o legale sul tema Lex agli specialisti e ai legali, una visita annuale completa e approfondita di audit-collaudo degli archivi realizzati svolta da specialisti Top Consult.«Avere un controllo periodico per le aziende è uno sprone per svolgere continuativamente nel tempo l’attività di catalogazione e di conservazione nel modo corretto», conclude Zaffagnini.
