I sistemi ERP hanno iniziato a diffondersi nelle imprese alla fine degli Anni 80. Ai tempi il tema in voga era quello dell’integrazione nativa, ovvero della creazione di un’unica base dati condivisa, ed era chiaro già allora che questi sistemi rappresentano un asset indispensabile, il nocciolo duro per lo sviluppo di tutte le applicazioni indispensabili per il business.
Ancora oggi, lo sviluppo e il rinnovamento dei gestionali rappresenta una grande priorità per le aziende italiane, perché i sistemi concepiti 20 anni fa mostrano i loro limiti. Una survey realizzata dalla School of Management del Politecnico di Milano alla fine del 2013 su un campione di 200 CIO di grandi imprese italiane mostra che nel 35% dei casi questa è indicata come una delle tre principali priorità su cui investire. Analizzando in dettaglio lo spaccato settoriale emerge che l’industria è il settore nel quale l’evoluzione dei sistemi gestionali rappresenta la maggiore priorità: è indicata da un’azienda su due come la principale esigenza nell’ambito ICT. Seguono i settori utility e energy (37%) poi media e Telco e come fanalino di coda il finance, settore in cui questi sistemi sono generalmente poco diffusi.
In questo contesto, qual è il ruolo del Cloud?
In altre parole, il Software as a Service può permettere il superamento dei limiti dell’attuale offerta di soluzioni gestionali ed essere quindi elemento abilitante per l’evoluzione? Certamente sì, soprattutto se si considerano le principali forze che agiscono oggi sul sistema informativo, frutto della cosiddetta Consumerization: la collaborazione, ovvero i modelli di utilizzo del software mutuati dal mondo dei Social Network, e la Mobility, il nuovo scenario che si è aperto con il dilagare di smartphone e tablet.
Già nel 2012, circa la metà delle aziende italiane mostrava interesse verso i moduli ERP fruiti in Cloud: un terzo ne aveva pianificato l’implementazione e il 14% già li aveva introdotti.
«È necessario liberare il sistema informativo, andare verso la flessibilità – ha affermato Stefano Mainetti del Politecnico di Milano in un intervento su questo tema – . Una persona motivata che trova più funzionale fruire dell’informazione giusta, nel momento giusto e con la modalità di interazione giusta ovviamente riesce a lavorare in modo più produttivo». “Liberare” il sistema gestionale significa diverse cose: introdurre nuove aree funzionali, essere vicino alle esigenze dell’utente, supportare un approccio graduale all’introduzione, offrire flessibilità e capacità di riconfigurarsi in base ai processi di business.
A conferma di questo, Mainetti ha mostrato i risultati di un’indagine relativa alle priorità delle aziende medio grandi italiane nella scelta di un sistema a supporto dei processi di business: la prima è l’accesso in mobilità, indicata dal 63%, seguita dalla predisposizione all’integrazione con altri sistemi, rilevante per il 46% del campione. «L’ERP è il nocciolo duro – ha spiegato Mainetti – e va integrato con il CRM, il sistema di PLM, il sistema di sales force management: si tratta dei tre ambiti verticali orientati alla gestione della conoscenza, ma oggi solo poche aziende sono riuscite a integrarli completamente».
L’elenco delle priorità prosegue con la flessibilità nella configurazione dei processi e la disponibilità di strumenti di collaborazione e comunicazione.
L’obiettivo di questa nuova tipologia di sistemi, che Mainetti definisce Collaborative Business Application, deve essere quello di risolvere i problemi che maggiormente si presentano oggi all’interno dell’azienda: scarsa comunicazione e condivisione tra le diverse unità organizzative, perdite di tempo nel ricercare o trovare informazioni esistenti, difficile monitoraggio dello stato di avanzamento dei processi.
Come si deve agire?
Bisogna tenere a mente, innanzitutto, che l’approccio non può essere uniforme, ma specifico per ogni processo aziendale, perché le esigenze sono differenti. Vanno poi valutate le tecnologie di supporto. Ci sono tre grandi ambiti, che nascono separati: gli strumenti di produttività individuale, il sistema gestionale e i tool di supporto alla collaborazione. L’integrazione di questi ambiti, che in realtà è già cominciata da tempo, dà vita al modello del Collaborative Business Application.
Per fare un esempio dell’impatto di questo nuovo modello, possiamo considerare il processo commerciale. Innanzitutto servono i dati strutturati, come l’anagrafica del cliente o lo storico dell’ordine, che sono nel sistema gestionale e non devono essere duplicati. Ma serve anche un workflow, per monitorare lo stato di avanzamento della proposta, ed è importante che non sia troppo rigido. E poi necessario il tracking di tutta la storia degli scambi informativi col cliente per la modifica delle specifiche, e in questo caso può servire un’informazione che è contenuta in una mail.
Per preparare l’offerta, si usano i tool di produttività e sono di supporto gli strumenti di Collaborazione: avere due ambienti separati non permette di gestire ad esempio il versioning, il live editing o il co-editing dei documenti. E infine le discussioni, che avvengono con le video conferenze o le chat, ed è utile che ne rimanga traccia. In questo esempio appare evidente come sia possibile integrare quella parte di processo che viene persa se l’ERP è isolato.
